علم المحاسبة وبعض المعلومات عنها
معلومات عن علم المحاسبة
وهو علم من ضمن العلوم الإدارية والمالية ويعتبر من أقدم العلوم التي تختص بالأمور المالية فالمحاسبة لغة العمل والقدرة على فهم هذه اللغة حيث تسمح للأفراد داخل وخارج المؤسسة بفهم تلك اللغة حول كيفية أداء المؤسسة وكيف يمكنها تحسين الأداء في المستقبل، والمحاسبة هي تسجيل منهجي وشامل لجميع المعاملات المالية، وتلخيصها وتحليلها خلال فترة معينة، ولا بُد من وجود النظام المحاسبي مسؤول عن تنظيم النفقات والمصاريف والأنشطة المالية الأخرى، أيضًا يوفر هذا النظام السجلات والتقارير التي تشمل كافة التعاملات المالية التي تستخدم لاتخاذ القرارات المناسبة والتعامل مع التغيرات والظروف التي تطرأ على المنشأة.
النظام المحاسبي
النظام المحاسبي هو النظام الذي يستخدم في تنظيم النفقات والمصاريف والأنشطة المالية الأخرى، حيثُ يسمح النظام المحاسبي بتتبع المعاملات المالية بأنواعها كالمشتريات والمبيعات وغيرها ويكون قادرًا على تقديم تقارير شاملة توفر للإدارة أو الأطراف المعنية بيانات واضحة للمساعدة في صنع القرار، والنظام المحاسبي يكون آليًا وقائمًا على الكمبيوتر، ويستخدم برامج خاصة بدلًا من سلسلة معقدة من الحسابات والأرصدة اليدوية.
تاريخ النظام المحاسبي
ويعود تاريخها إلى أكثر من 7000 سنة حيثُ تم العثور على سجلات محاسبية في الشرق الأوسط حيث كان من المهم تتبع الإيرادات والنفقات سواءً لتحديد الربح أو لفرض الضريبة والرسوم، أما في القرن الرابع عشر الميلادي تم اعتماد لوكا باسيولي كـأب للمحاسبة وذلك لشرح نظام مسك الدفاتر المزدوج المدخل من قبل تجار البندقية خلال النهضة الإيطالية وفي العصر الحديثة تحديدًا القرن الثامن عشر تم اختراع أول آلة محاسبة عام 1880 على يد هيرمان هوليريث، أما في القرن العشرين وقد أصبح التطورالتكنولوجي وخاصةً في الكمبيوتر ونظام المحاسبة الذي يفعل كل شيء من بداية النظام المحاسبي القائم على DOS إلى التي تقوم على الإنترنت والتي تستخدم SaaS أو الحوسبة السحابية.
أهمية النظام المحاسبي
للنجاح في إدارة أي عمل أو مشروع لابُد من وجود نظام محاسبي قوي وناجح فنظام المحاسبة يسمح بمراقبة الصحة المالية كما يسمح بإدخال جميع النفقات والدخل وغيره أيضًا تستفيد الشركات بجميع أحجامها من برامج المحاسبة لسهولة الحصول على المعلومة لصنع القرار والتقارير المالية وتكمن أهمية النظام الحاسبي في:
الصحة والدقة
أو بعبارة أُخرى؛ التقليل من الخطاء البشرية فالنظام المحاسبي يساعد في زيادة دقة السجلات عن طريق تقليل أو إزالة الأخطاء البشرية في الحساب، كما تتضمن عمليات مسك الدفاتر اليدوية الكثير من العمليات الحسابية يدويًا فيمكن أن يكون الحساب غير الصحيح فيتأثر التوازن النهائي بهذا الخطأ ومع ذلك النظام المحاسبي ليس في مأمن من الأخطاء البشرية نتيجة إدخال البيانات لكن نسبة الخطأ تكون أقل نوعًا ما.
السرعة
يسمح النظام المحاسبي للشركات بمعالجة الحسابات بسرعة أكبر من المعالجة اليدوية، وهذه السرعة تأتي من استخدام أجهزة الحاسب الآلي وهي قادرة على معالجة الأرقام بشكل أسرع من الدماغ البشري، أيضًا يسمح للمؤسسات بزيادة الكفاءة عن طريق الأتمتة.
الكلفة
ومن الطبيعي إذا تم أتمتة النظام والمحاسبة أن يؤدي إلى التقليل من الموظفين وبالتالي جداول الرواتب وإدارة تكاليف المحاسبة أيضًا السرعة والجودة تساهم في التقليل من الكلفة سواءً في جرد المستودعات أو المحاسبة أو التحصيل أو غيرة.
التقارير
يساعد نظام المحاسبة في التزويد بالمعلومات المالية الدقيقة وفي الوقت المناسب، حيث تحتوي العديد من أنظمة برامج المحاسبة على إعداد تقارير مالية مدمجة تمكّن المستخدمين من إنشاء التقارير ببساطة فإن إنشاء مثل هذا التقرير يدويًا سيكون عملية مستهلكة للوقت.
الضريبة
يمكن أن تكون عملية إيداع الضريبة معقدة حيثُ تتطلب متابعة جميع معاملات النشاط التجاري عن كثب فبرامج المحاسبة تسهل هذه العملية عن طريق التأكد من جميع التفاصيل المالية بالإضافة إلى ذلك هناك شركات تقوم بإنتاج برامج الإقرارات الضريبية التي تتكامل مع برامجها المحاسبية وذلك يسمح بحساب العائد بشكل شبه تلقائي بدلاً من قضاء الوقت والموارد في عمل التفاصيل الضرورية يدويًا.
أنواع النظم المحاسبية
هناك عدة أنواع للنظم المحاسبية وكل نظام منها يؤدي الغرض والهدف المطلوب منه بشكل أو بآخر ويختلف النظام المحاسبي بحسب حجم ونوع الشركة المستفيدة من النظام المحاسبي، أيضًا بحسب المُراد من هذا النظام سواء كان بسيط أو معقد وشامل ومنها الآتي:
جداول البيانات
للمساعدة في مسك الدفاتر فغالبًا ما تستخدم الأنشطة التجارية الصغيرة الحجم برامج جداول البيانات مثل Microsoft Excel أو Google Sheets أو OpenOffice حيثُ يمكن من خلالها التعديل على الجدول والإدخال والقيام بعمليات الريضيات الخفيفة مثل الجمع والطرح أيضًا يمكن استخدام برامج جداول البيانات لإدراج النفقات أو المبيعات وغيرها من البيانات المالية والتعامل مع أمور المحاسبة الأكثر تقدمًا بشكل عام، وعادةً ما تكمل جداول البيانات العمليات المحاسبية الأخرى، وتساعد في عملية مسك الدفاتر والسجلات بدلًا من أن تكون ورقية ويدوية.
برامج المحاسبة التجارية
يمكن لبرمجيات المحاسبة التجارية التعامل مع معظم احتياجات المحاسبة الصغيرة إلى متوسطة الحجم ويعمل النظام المحاسبي مع أي عمل تقريبًا وإنشاء وظائف مخصصة تلائم أغلب الاحتياجات وغالبًا ما تشتمل نُظم المحاسبة التجارية على رسوم بيانية تلخص البيانات والتقارير المالية والنماذج المطلوبة للضرائب ونقاط الضعف تتفاوت بين برنامج معين و QuickBooks و FreshBooks من الأمثلة الشائعة على هذه النُظم.
نظام محاسبة المشاريع
ويستخدم غالبًا في الشركات الأكبر حجمًا التي تتطلب عمليات أكثر تعقيدًا، ويساعد نظام محاسبة المشاريع المؤسسات في إدارة هذا التعقيد ويلجأ لهذا النوع من البرامج عادةً الشركات التي تحتوي على مشاريع وصناعة كالشركات الإنشائية والمصانع المختلفة.
برامج المحاسبة للمؤسسات الكبيرة
وغالبًا ما يتم دمج المحاسبة مع الخدمات الأخرى التي تقدمها الشركة في هذا النظام كإدارة تدفق العمل، والتأمين والبنوك ففي كثير من الأحيان عندما تختار شركة كبيرة هذا النوع فهي تتبع بروتوكول متعدد المراحل فبدلاً من استخدام جداول بيانات ثنائية الأبعاد يتم اعتماد برامج المؤسسات على قواعد بيانات معينة يمكن أن تظهر العلاقة بين مجموعات متنوعة من المعلومات، وOracle أو SAP أو Microsoft Dynamics GP من الأمثلة على هذه النظم.
برامج المحاسبة المخصصة
ويتم هذا عندما يقوم أحد الأعمال بإنشاء برنامج محاسبة خاص به فمع نمو الأعمال التجارية قد يُطلب من الموظفين أن يكتبوا برمجية للتعامل مع حالات محاسبية متنوعة وقد تجد الشركة أنها أنشأت نظامًا محاسبيًا خاصًا بها وفي حالات معينة قد يقوم نشاط تجاري بإنشاء نظام مخصص له لأنه لم يجد نظام محاسبي يُلبي إحتياجاته.
مكونات النظام المحاسبي
يمكن التفكير في نظام المحاسبة من حيث ارتباطه بدورة المحاسبة حيثُ تم تصميم كل قسم من النظام لتحقيق خطوة أو خطوتين في الدورة التي تؤدي إلى إعداد البيانات والتقارير المالية فهناك مكونات رئيسية في نظام المحاسبة وكل جزء لديه وظيفة مختلفة وينجز خطوة مختلفة في عملية إعداد التقارير المالية وهي كالآتي:
مستندات المصدر: وهي المستندات التي تتبع معاملات الأعمال ويتم إنشاؤها كسجل مكتوب لصفقة يتم إجراؤها أو إجراء معاملة ويتم الاحتفاظ بسجل للمعاملة الأصلية مثل الفواتير وأوامر الشراء.
أجهزة الإدخال: وهي أدوات تُستخدم لإدخال المعلومات في النظام المحاسبي وتساعد الموظفين على إدخال مستندات المصدر في النظام مثل لوحات المفاتيح وأجهزة المودم.
معالجات المعلومات: وتأخذ الأولية من أجهزة الإدخال فتقوم بإرسالها إلى دفاتر الأستاذ والتقارير وعمل القيود المحاسبية حتى تحصل على نتيجة نهائية بعد المعالجة على شكل ميزانية أو تقارير مالية نهائية.
تخزين المعلومات: وهذا المكون يقوم بتخزين البيانات وأرشفتها بعد معالجة المعلومات، وأجهزة التخزين تتكون عادة من الخوادم ومحركات الأقراص الصلبة ولا بُد من خزانات الملفات لهذه العملية.
أجهزة الإخراج: وهي أجهزة تأخذ المعلومات من تخزين النظام وتعرضها بطريقة يمكن الاستفادة منها حيث يمكن استخدامها مثل أجهزة العرض والطابعات.
