شرح اليوميات المساعده كامله

المستندات Documents:

إن المستند هو أساس الدورة المحاسبية ، فبدونه لا يمكن إثبات أي عملية مالية ، و لا يمكن عمل أي قيود و التي هي أساس اليوميات المساعدة ، فمثلاً إذا تم صرف نقدية من الخزينة لعمل صيانة كهربائية ، فما الذي يدل على أنه تم فعلا صرف النقدية و من الذي صرفت له لا شك هو إذن صرف النقدية ، و بالمثل إذا تم إستلام نقدية لابد من تحرير إذن إستلان نقدية ، و هكذا فلصرف شيكات يحرر إذن صرف شيكات ، و لإستلام شيكات يحرر إذن إستلام شيكات ، و عند شراء بضاعة لابد من الحصول على فاتورة الشراء من المورد و عمل إذن إضافة بضاعة بالمخازن ، و عند البيع تحرر فاتورة مبيعات و يرفق بها إذن صرف بضاعة من المخازن ، و هكذا فلا بد من مستند لكل عملية ، و عليه فإن المسنتدات تنقسم إلى قسمين من حيث نشأة المستند هما :

أنواع المستندات

مستندات خارجية

و هي التي يتم نشأتها خارج الشركة

فاتورة الشراء : ينشئها المورد
إشعار إيداع نقدية أو شيكات بالبنك : ينشئها البنك

 

مستندات داخلية

و هي التي يتم نشأتها داخل الشركة

إذن صرف نقدية / إذن إستلام نقدية
إذن صرف شيكات / إذن إستلام شيكات (أو حوزة)
فاتورة البيع
إذن إضافة مخازن / إذن صرف مخازن
إشعار دائن للعملاء (لإثبات مردودات المبيعات)
إشعار مدين للموردين (لإثبات مردودات المشتريات)

 

القيد المحاسبي :

هو وصف موجز للعملية المالية أو هو التوجيه المحاسبي لمستند العملية المالية ، و يتم كتابة القيد في نموزج يسمى سند قيد يومية . { من الممكن كتابة التوجيه المحاسبي مباشرةً على المستند و لكن لا يفضل ذلك لأمور عديدة }

 

سبب الحاجة لليوميات المساعدة :

كلما ذادت العمليات المالية للشركة زادت المستندات و بالتالي ذادت القيود ، و لمعرفة رصيد كل حساب في هذه القيود يكون ذلك من دفتر حساب الأستاذ العام ، فإذا تم ترحيل عدد ضخم من القيود مباشرة لحساب الأستاذ العام فسوف يكون هناك أخطاء كثيرة في الترحيل و لذلك أحتجنا إلى طريقة تقلل هذه القيود فكانت اليوميات المساعدة ، فبإستخدامها بدلاً من ترحيل ألف قيد مثلاً يكون قيد واحد أو عدد قليل من القيود لا يتجاوز في أغلب الحالات عشرة قيود.

 

أنواع اليوميات المساعدة :

تختلف تنظيم اليوميات و الدفاتر المساعدة وفقاً لأحكام القوانين السائدة .

لذا توجد طرق محاسبية متعددة منها :-

الطريقة الفرنسية

الطريقة الأمريكية

 

أولاً : الطريقة الفرنسية

وفقاً لهذه الطريقة تعتبر اليوميات و الدفاتر المساعدة دفاتر إحصائية غير قانونية و تقع خارج المجموعة الدفترية ، و هي الطريقة الأكثر إنتشاراً .
و تقوم هذه الطريقة على إستخدام عدد من اليوميات المساعدة ، كل يومية يسجل أو يثبت أو يقيد فيها بالتفصيل نوع معين من العمليات المتشابهة المتكرر حدوثها بإنتظام مثل عمليات البيع و عمليات الشراء و عمليات الصرف النقدي و الإستلام النقدي .
و في نهاية كل شهر يتم إثبات مجاميع هذه اليوميات بقيود مركزية في اليومية العامة.
· أما عن الدفاتر المساعدة فلتعدد الحسابات الشخصية مثل العملاء و الموردين فإنه يتم إستخدام دفاتر مساعدة مثل دفتر أستاذ العملاء المساعد ودفتر أستاذ الموردين المساعد و ذلك لتوضيح حركة و رصيد كل من حساب العميل أو المورد .

و عليه فيكمننا تقسيم العمليات المالية إلى :-

عمليات مالية يتكرر حدوثها بانتظام

و هذه يخصص لها دفتر يومية مساعد

و تقسم دفاتر اليومية المساعدة إلى :-

دفاتر يومية للعمليات الآجلة : مثل يومية المبيعات ، يومية المشتريات ، يومية أ. ق ، يومية أ. د ، يومية مردودات المبيعات ، يومية مردودات المشتريات .
دفاتر يومية للعمليات النقدية : مثل يومية الصندوق ، و يومية البنك .

عمليات مالية لا يتكرر حدوثها بانتظام

و هذه تقييد مباشرة في دفتر اليومية العامة

مثل قيد تكوين رأس المال ، قيد الإفتتاح السنة المالية ، شراء الأصول أو بيعها على الحساب ، عمليات تصحيح الأخطاء ، رفض الأوراق التجارية ، إعدام الديون ، عمليات تسوية الحسابات و إقفالها

و من الممكن تسجيل العمليات الغير متكررة في يومية خاصة تسمى يومية التسويات .

 

1. دفتر يومية المبيعات Sales journal :

يخصص دفتر يومية المبيعات لقيد أو تسجيل المبيعات الآجلة ، أما المبيعات النقدية فتقيد في دفتر يومية الصندوق أو دفتر يومية البنك في جانب المقبوضات ، و لكن الأفضل أن يوسط حساب العملاء في عملية نسجيل المبيعات النقدية حتى تظهر جميع المبيعات في يومية المبيعات و من الممكن تسميته حساب العملاء النقدي أو تسمى المبيعات التي تتم نقداً حساب المبيعات النقدية .
مستند القيد في هذه اليومية هو فاتورة البيع .
المعلومات التي تحتويها هذه اليومية هي تاريخ القيد و رقم القيد و رقم الفاتورة و إسم العميل و نوع البضاعة و المبيعات الآجلة و المبيعات النقدية و ضريبة المبيعات و ضريبة الخصم و الإضافة الدائنة و ضريبة الخصم و الإضافة المدينة و قد يضاف معلومات عن شروط التسليم و شروط التحصيل .

و نلاحظ أن خانة الإجمالي تمثل المبلغ المستحق على العميل ، و يراعى التسجيل بترتيب تسلسل القيود و تسلسل الفواتير حتى و إن كانت الفاتورة ملغاة فتسجل و تصفر جميع الخانات أمامها .

و يتم الترحيل أولاً بأول من يومية المبيعات إلى الجانب المدين من حساب العميل في دفتر أستاذ العملاء لمعرفة حركة و رصيد العميل ، و عندما يتم الترحيل توضع علامة ( ) تسمى تك مارك في اليومية للتأكد من إتمام عملية الترحيل .

و في نهـاية كل شهـر يتـم تجميع يومية المبيعـات و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العـامة و يكون القيد كما يلي :

 

من مذكورين

xxx

 

ح/ العملاء

xxx

 

ح/ ضرائب خصم و إضافة مدينة

 

 

إلى مذكورين

 

xxx

ح/ المبيعات الآجلة

 

xxx

ح/ المبيعات النقدية

 

xxx

ح/ ضرائب المبيعات

 

xxx

ح/ ضرائب خصم و إضافة دائنة

 

2. دفتر يومية المشتريات Purchase journal :

يخصص دفتر يومية المشتريات لقيد أو تسجيل المشتريات الآجلة ، أما المشتريات النقدية فتقيد في دفتر يومية الصندوق أو دفتر يومية البنك في جانب المدفوعات ، و لكن الأفضل أن يوسط حساب الموردين في عملية نسجيـل المشتريـات النقدية حتى تظهـر جميع المشتريـات في يومية المشتريـات و من الممكن تسميته حساب الموردين النقدي أو تسمى المشتريات النقدية حساب المشتريات النقدية .
مستند القيد في هذه اليومية هو فاتورة الشراء .
المعلومات التي تحتويها هذه اليومية هي تاريخ فاتورة الشراء و رقم الفاتورة و إسم المورد و نوع البضاعة و إجمالي المشتريات الآجلة و إجمالي المشتريات النقدية و ضريبة المبيعات و ضريبة الخصم و الإضافة المدينة و ضريبة الخصم و الإضافة الدائنة و قد يضاف معلومات عن شروط التسلم و شروط الدفع .

و نلاحظ أن خانة الإجمالي تمثل المبلغ المستحق للموردين ، و يراعى التسجيل بترتيب تسلسل القيود .

و يتم الترحيل أولاً بأول من يومية المشتريات إلى الجانب الدائن من حساب المورد في دفتر أستاذ الموردين لمعرفة حركة و رصيد المورد ، و عندما يتم الترحيل توضع علامة ( ) تسمى تك مارك في اليومية للتأكد من إتمام عملية الترحيل .
و في نهاية كل شهر يتم تجميع يومية المشتريات و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العامة كما يلي :

 

من مذكورين

ح/ المشتريات الآجلة

ح/ المشتريات النقدية

ح/ ضرائب المبيعات

إلى مذكورين

ح/ الموردين

ح/ ضرائب خصم و إضافة دائنة

<p>دفتر يومية مردودات المبيعات Sales returns day book</p>

مردودات المبيعات يجعل لها يومية خاصة تسمى يومية مردودات المبيعات إذا تعدد حالات رد البضاعة

و يكون مستند القيد هنا هو الإشعار الدائن الذي ترسله الشركة إلى العميل ، وتحتوي هذه اليومية على معلومات عن التاريخ و رقم القيد و رقم الإشعار و إسم العميل و رقم حسابه بدفتر أستاذ العملاء المساعد و قد يضاف معلومات عن أسباب رد البضاعة و نوع البضاعة المردودة و شروط السداد

 

و يتم الترحيل أولاً بأول من يومية مردودات المبيعات إلى الجانب الدائن من ح/ العميل
و في نهاية كل شهر يتم تجميع هذا الجانب من اليومية و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العامة و يكون القيد كما يلي :

 

من مذكورين

ح/ مردودات المبيعات الآجلة

ح/ مردودات المبيعات النقدية

ح/ ضرائب المبيعات

ح/ ضرائب خصم و إضافة دائنة

إلى مذكورين

ح/ العملاء

ح/ ضرائب خصم و إضافة مدينة

و يجب أن يتطابق رصيد ح/ العملاء بدفتر الأستاذ العام (المرحل إليه من قيود اليومية العامة) مع أرصدة حسابات العملاء بدفتر أستاذ العملاء المساعد (المرحل إليه من يومية المبيعات و من يومية الصندوق و البنك عند التحصيل نقداً أو بشيك)

دفتر يومية مردودات المشتريات Purchase returns day book

مردودات المشتريات يجعل لها يومية خاصة تسمى بيومية مردودات المشتريات إذا تعدد حالات رد البضاعة

و يكون مستند القيد هنا هو الإشعار الدائن الوارد إلى الشركة من المورد ، و تحتوي هذه اليومية على معلومات عن التاريخ و رقم القيد و رقم الإشعار و إسم المورد و رقم حسابه بدفتر أستاذ الموردين المساعد و قد يضاف معلومات عن أسباب رد البضاعة و نوعها و شروط السداد

و يتم الترحيل أولاً بأول من يومية مردودات المشتريات إلى الجانب المدين من ح/ المورد
و في نهاية كل شهر يتم تجميع هذا الجانب من اليومية و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العامة و يكون القيد كما يلي :

 

من مذكورين

ح/ الموردين

ح/ ضرائب خصم و إضافة دائنة

إلى مذكورين

ح/ مردودات المشتريات الآجلة

ح/ مردودات المشتريات النقدية

ح/ ضرائب المبيعات

و يجب أن يتطابق رصيد ح/ الموردين بدفتر الأستاذ العام (المرحل إليه من قيود اليومية العامة) مع أرصدة حسابات الموردين بدفتر أستاذ الموردين المساعد (المرحل إليه من يومية المشتريات و من يومية الصندوق و البنك عند السداد نقداً أو بشيك)

<p>دفتر يومية مردودات المبيعات Sales returns day book</p>

مردودات المبيعات يجعل لها يومية خاصة تسمى يومية مردودات المبيعات إذا تعدد حالات رد البضاعة

و يكون مستند القيد هنا هو الإشعار الدائن الذي ترسله الشركة إلى العميل ، وتحتوي هذه اليومية على معلومات عن التاريخ و رقم القيد و رقم الإشعار و إسم العميل و رقم حسابه بدفتر أستاذ العملاء المساعد و قد يضاف معلومات عن أسباب رد البضاعة و نوع البضاعة المردودة و شروط السداد

 

و يتم الترحيل أولاً بأول من يومية مردودات المبيعات إلى الجانب الدائن من ح/ العميل

و في نهاية كل شهر يتم تجميع هذا الجانب من اليومية و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العامة و يكون القيد كما يلي :

 

من مذكورين

ح/ مردودات المبيعات الآجلة

ح/ مردودات المبيعات النقدية

ح/ ضرائب المبيعات

ح/ ضرائب خصم و إضافة دائنة

إلى مذكورين

ح/ العملاء

ح/ ضرائب خصم و إضافة مدينة

و يجب أن يتطابق رصيد ح/ العملاء بدفتر الأستاذ العام (المرحل إليه من قيود اليومية العامة) مع أرصدة حسابات العملاء بدفتر أستاذ العملاء المساعد (المرحل إليه من يومية المبيعات و من يومية الصندوق و البنك عند التحصيل نقداً أو بشيك)

دفتر يومية مردودات المشتريات Purchase returns day book

مردودات المشتريات يجعل لها يومية خاصة تسمى بيومية مردودات المشتريات إذا تعدد حالات رد البضاعة

و يكون مستند القيد هنا هو الإشعار الدائن الوارد إلى الشركة من المورد ، و تحتوي هذه اليومية على معلومات عن التاريخ و رقم القيد و رقم الإشعار و إسم المورد و رقم حسابه بدفتر أستاذ الموردين المساعد و قد يضاف معلومات عن أسباب رد البضاعة و نوعها و شروط السداد

و يتم الترحيل أولاً بأول من يومية مردودات المشتريات إلى الجانب المدين من ح/ المورد
و في نهاية كل شهر يتم تجميع هذا الجانب من اليومية و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العامة و يكون القيد كما يلي :

 

من مذكورين

ح/ الموردين

ح/ ضرائب خصم و إضافة دائنة

إلى مذكورين

ح/ مردودات المشتريات الآجلة

ح/ مردودات المشتريات النقدية

ح/ ضرائب المبيعات

و يجب أن يتطابق رصيد ح/ الموردين بدفتر الأستاذ العام (المرحل إليه من قيود اليومية العامة) مع أرصدة حسابات الموردين بدفتر أستاذ الموردين المساعد (المرحل إليه من يومية المشتريات و من يومية الصندوق و البنك عند السداد نقداً أو بشيك)

دفتر يومية الصندوق Treasury journal :

· يخصص دفتر يومية الصندوق لقيد أو إثبات العمليات التي يترتب عليها زيادة أو نقص في رصيد النقدية بالصندوق .
· و يتم تقسيم دفتر يومية الصندوق إلى جانبين :-

أ‌- الجانب الأيمن : يخصص لإثبات مقبوضات أو متحصلات الصندوق و التي من أهمها المتحصلات من العملاء (و يلاحظ ظهور خانة بجانب العملاء للخصم النقدي المسموح لهم عند التحصيل حيث أن مبلغ النقدية المحصل من العملاء يتأثر بمقدار الخصم الممنوح لهم ) و المتحصلات من تحصيل قيمة أوراق القبض و تمويل الصندوق من البنك ( و لكن يفضل هنا توسيط حساب وسيط يطلق عليه حساب التحويلات ) أو من الشركاء و إسترداد سلف العاملين و العهد و إستقطاع التأمينات الإجتماعية للعمال و الموظفين (نسبة العمال و الموظفين) . و قد يكون هناك مصادر غير متكررة مثل بيع الأصول الثابتة و تحصيل الإيرادات بخلاف المبيعات كالإيجار الدائن و العمولة الدائنة و إيرادات الأوراق المالية و عملاء دفعة مقدمة فيتم جمعها في خانة واحدة يطلق عليها حسابات دائنة متنوعة ) أو من الممكن أن يتم بمستنداتها عمل قيود في اليومية العامة مباشرةً دون التسجيل في دفتر يومية الصندوق و ذلك لإظهار هذه العمليات الغير متكررة )

 

و مستند القيد في هذه اليومية في هذا الجانب هو إذن الإستلام النقدي و يرفق به

صورة ضوئية أوراق القبض في حالة المتحصلات منها .

صورة ضوئية من إشعار الخصم المسموح به .

و في نهاية كل شهر يتم تجميع هذا الجانب من اليومية و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العامة

 

من مذكورين

ح/ الصندوق

ح/ حسابات مدينة متنوعة (الخصم المسموح به)

إلى مذكورين

ح/ العملاء

ح/ أ . ق

ح/ التحويلات

ح/ سلف العاملين

ح/ العهد

ح/ تأمينات إجتماعية موظفين

ح/ تأمينات إجتماعية عمال

ح/ حسابات دائنة متنوعة

أ‌- الجانب الأيسر : يخصص لإثبات مدفوعات و إستخدامات الصندوق و التي من أهمها المدفوعات للموردين (و يلاحظ ظهور خانة بجانب الموردين للخصم النقدي المكتسب عند السداد حيث أن مبلغ النقدية المدفوع للموردين يتأثر بمقدار الخصم المكتسب من الموردين) و المدفوعات لسداد أوراق الدفع و المدفوعات لرواتب الموظفين و أجور العاملين و المصاريف العمومية و الإدارية و مصاريف البيع و التوزيع و مصاريف التشغيل و المدفوعات لسلف العاملين و العهد و تمويل البنك من الصندوق ( و لكن يفضل هنا توسيط حساب وسيط يطلق عليه حساب التحويلات ) أو من الشركاء و قد يكون هناك استخدامات غير متكررة مثل شراء أصول ثابتة أو مدفوعات سنوية مثل التأمين و الإيجار السنوي أو موردين دفعة مقدمة فيتم جمعها في خانة واحدة يطلق عليها حسابات مدينة متنوعة ، (أو من الممكن أن يتم بمستنداتها عمل قيود في اليومية العامة مباشرةً دون التسجيل في دفتر يومية الصندوق و ذلك لإظهار هذه العمليات الغير متكررة) .

و مستند القيد في هذه اليومية في هذا الجانب هو إذن الصرف النقدي و يرفق به

صورة ضوئية أوراق الدفع في حالة سدادها نقداً .

صورة ضوئية من إشعار الخصم المكتسب .

و في نهاية كل شهر يتم تجميع هذا الجانب من اليومية و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العامة و يكون القيد كما يلي :

 

من مذكورين

ح/ الموردين

ح/ أ . د

ح/ التحويلات

ح/ الرواتب و الأجور

ح/ سلف العاملين

ح/ العهد

ح/ المصاريف العمومية و الإدارية

ح/ مصاريف التشغيل

ح/ مصاريف البيع و التوزيع

ح/ حسابات مدينة متنوعة

إلى مذكورين

ح/ الصندوق

ح/ حسابات دائنة متنوعة (خصم النقدي المكتسب)

&#253; إجراءات فنية على الصندوق :

إن حساب الصندوق هو من أهم و أخطر الحسابات في المنشأة و ذلك لأن الخطأ فيه قد يؤدي إلى كشف الصندوق أي ظهور رصيد دائن له و بالتالي يتم إهدار الدفاتر المحاسبية و إحتساب ضريبة أ.ت.ص جزافي إما مثل ضريبة العام السابق أو مثل ضريبة النشاط كما يرى مأمور الضرائب ولذلك فإنه تتم بعض الإجراءات على الخزنة كرقابة عليها .

تعد النقدية بالخزنة عهدة عند أحد العاملين يطلق عليه الصراف أو أمين الخزنة ، لذلك يجب تصميم نظام فعال للرقابة الداخلية على المقبوضات و المدفوعات النقدية لحماية أموال الشركة من التلاعب و السرقة .

يتم إعداد كشف حركة يومي للصندوق أو الخزينة يتم الترصيد عليه يمسكه أمين الخزنة

إن من يحرر أيصالات إستلام النقدية و أذون صرف النقدية هي الإدارة المالية و ليس أمين الخزنة و ذلك كرقابة داخلية تطبيقاً لمبدأ فصل الأصل عن السجل ( الأصل الخزنة ، السجل الإيصالات و الأذون ) .
يتم عمل جرد يومي من قبل الإدارة المالية على الخزنة لمطابقة الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري ، وإذا ظهر عجز في الخزنة يعالج في حـ/ السلف على أمين الخزنة ، أما إذا ظهر زيادة في الخزنة فتعالج في حـ/ إيرادات متنوعة .
ضرورة إيداع المتحصلات النقدية في نهاية كل يوم في حساب المنشأة بالبنك .
ضرورة تقسيم العمل بحيث لا يقوم شخص واحد بإستلام النقدية و تسديد المدفوعات و القيام بعملية الإثبات الدفتري .
إجراء تغيير دوري في العاملين بإدارة الخزنة ، و التأمين على أمين الخزنة ضد خيانة الأمانة و على الخزنة ضد الحريق و السرقة و ذلك يكون في حدود المبالغ التي يتم الإحتفاظ بها في الخزنة .

دفتر يومية البنك Bank journal :-

· يخصص دفتر يومية البنك لقيد أو إثبات العمليات التي يترتب عليها زيادة أو نقص في رصيد النقدية بالبنك .
· و يتم تقسيم دفتر يومية البنك إلى جانبين :-

الجانب الأيمن : يخصص لإثبات مقبوضات أو متحصلات البنك و التي من أهمها الشيكات تحت التحصيل بالبنك و الإيداعات النقدية من الصندوق ( التحويلات ) .

و مستند القيد في هذه اليومية في هذا الجانب هو إشعار الإيداع النقدي أو إشعار إيداع الشيكات الذي يرسله البنك و يرفق به صور ضوئية من الشيكات المودعة للتحصيل .

 

و في نهاية كل شهر يتم تجميع هذا الجانب من اليومية و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العامة و يكون القيد كما يلي :

 

من ح/ البنك

إلى مذكورين

ح/ شيكات تحت التحصيل

ح/ التحويلات

الجانب الأيسر : يخصص لإثبات مدفوعات و إستخدامات البنك و التي من أهمها الشيكات تحت الدفع الذي يشمل الدفع لجميع الجهات موردين ، دائنين و تمويل الصندوق من البنك (التحويلات) و قد يكون هناك مصاريف بنكية على أصدار و أرسال الأشعارات و عمولات بنكية على تحصيل الشيكات و فوائد مدينة للتسهيلات البنكية مثل السحب على المكشوف .

و مستند القيد في هذه اليومية في هذا الجانب هو إشعار الخصم الذي يرسله البنك إلى المنشأة .

 

و في نهاية كل شهر يتم تجميع هذا الجانب من اليومية و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العامة و يكون القيد كما يلي :

 

من مذكورين

ح/ شيكات تحت الدفع

ح/ مصاريف و عمولات بنكية

ح/ فوائد مدينة

ح/ التحويلات

إلى ح/ البنك

قد تكون البنوك مدينة أي أن الشركة لها رصيد لدى البنك ، وقد تكون دائنة أي أن هناك رصيد مستحق على الشركة للبنك ، والرصيد الدائن للبنك يسمى رصيد مكشوف (سحب على المكشوف) وذلك يظهر في حالة منح البنك تسهيلات إئتمانية للشركة وهذا يكون بضمان أصل من الأصول كقطعة أرض أو مبنى وسيشرح .
كما يراعى في نهاية كل شهر تسوية الرصيد الدفتري ليومية البنك مع رصيد كشف حساب البنك و هذا ما يسمى بمذكرة تسوية البنك و هذا ما سيتم شرحه في موضعه لاحقاً .

دفتر يومية التسويات Adjustments journal :-

 

· يخصص دفتر يومية التسويات لقيد أو إثبات العمليات الغير متكررة بدلاً من إثباتها مباشرة في اليومية العامة مثل شراء الأصول أو بيعها على الحساب ، عمليات تصحيح الأخطاء ، رفض الأوراق التجارية ، إعدام الديون أولقيد و إثبات العمليات التي لا يكون أي من اليوميات السابقة طرف فيها فليس فيها صندوق أو بنك أو مشتريات أو مبيعات أو لقيد العمليات التي يثبت فيها دورة تحصيل الشيكات .

 

· و مستند القيد في هذه اليومية قد يكون صور الشيكات المحصلة و المودعة بالخزينة أو التي تم إيداعها للنحصيل في البنك أو صور من الشيكات تحت الدفع المحررة لسداد الموردين أو فاتورة شراء الأصل .

 

و يتم تقسيم دفتر يومية التسويات إلى جانبين الجانب الأيمن يخصص لإثبات الحسابات المدينة بطرف قيد التسوية و الجانب الأيسر يخصص لإثبات الحسابات الدائنة بطرف القيد .

 

 

و في نهاية كل شهر يتم تجميع الجانبين من اليومية و يجرى بالمجموع قيد مركزي في اليومية العامة و يكون القيد كما يلي :

 

من مذكورين

ح/ شيكات تحت التحصيل بالخزينة

ح/ شيكات تحت التحصيل بالبنك

ح/ الموردين

ح/ حسابات مدينة متنوعة

ح/ حسابات دائنة متنوعة

إلى مذكورين

ح/ شيكات تحت الدفع

ح/ شيكات تحت التحصيل بالخزينة

ح/ العملاء

ح/ حسابات متنوعة

دفتر اليومية العامة Journal day book : هو أحد الدفاتر القانونية ، فيعتمد و يسجل في الشهر العقاري و تختم جميع صفحاته و إذا نفذ يعتمد و يسجل و يختم دفتر أخر و إذا فقد أو سرق يسجل محضر بالسرقة أو الفقدان و يتم إعتماد غيره .
و بعد إستكمال إثبات جميع القيود المركزية بدفتر اليومية العامة في نهاية كل الشهر ، يتم ترحيلها Posting إلى دفتر الأستاذ العام .
دفتر الأستاذ العام General ledger : هو دفتر يحتوي على جميع الحسابات المرحلة له من القيود المركزية بدفتر اليومية العامة ، فتكون هذه الحسابات مثبتة بشكل إجمالي و ليس على التفصيل ، فمثلاً يكون فيه حساب أجمالي العملاء بدون تفصيل حساب كل عميل على حده ، و يتم ترصيد حسابات بالدفتر في نهاية الشهر لعمل ميزان المراجعة الشهري .
ميزان المراجعة Trial balance : هو كشف يوضح إجمالي كل من الجانب المدين و الجانب الدائن لحسابات الأستاذ العام ( وهذا ما يسمى ميزان المراجعة بالمجاميع ) و أيضاً يوضح رصيد كل حساب من هذه الحسابات ( و هذا ما يسمى ميزان المراجعة بالأرصدة ) و الذي منه يتم تصوير القوائم و الحسابات الختامية . و يطبق ميزان المراجعة على ثلاث مراحل :
ميزان المراجعة قبل التسويات : و يوضح هذا الميزان أرصدة الحسابات قبل إجراء و ترحيل قيود التسوية الجردية للعمليات المالية المستمرة إلى الأستاذ العام .
ميزان المراجعة بعد التسويات : و يوضح هذا الميزان أرصدة الحسابات بعد إجراء و ترحيل قيود التسوية الجردية للعمليات المستمرة إلى الأستاذ العام .
ميزان المراجعة بعد قيود الإقفال : و يوضح هذا الميزان أرصدة الحسابات بعد إجراء و ترحيل قيود الإقفال ( أقفال المصاريف و إقفال الإيرادات) إلى الأستاذ العام .
الدفاتر المساعدة Subsidiary book : و فيه يكون تفصيل ما أجمل في دفتر حساب الأستاذ العام لمعرفة رصيد و حركة كل حساب فمثلاً يتم أمساك دفتر مساعد للعملاء يطلق عليه دفتر أستاذ العملاء المساعد حيث يفتح لكل عميل حساب في صفحة أو أكثر يرحل إليه كل حركة تمت عليه في يومية المبيعات أو في الصندوق أو البنك أو مردودات المبيعات أو الخصم المسموح به أو أوراق القبض أو الديون المعدومة ، و في النهاية يجب أن يتطابق إجمالي أرصدة العملاء بدفتر أستاذ العملاء المساعد (الذي يتم الحصول عليه من خلال عمل ميزان مراجعة للعملاء) مع رصيد حساب إجمالي العملاء بدفتر الأستاذ العام .
كما أنه يتم إمساك دفاتر تحليلية لبعض الحسابات المجملة في الأستاذ العام ، مثل دفتر تحليل المصروفات العمومية و الإدارية ، و دفتر تحليل مصروفات التشغيل أو المصاريف الصناعية الغير مباشرة ، و دفتر تحليل مصاريف البيع و التوزيع ، و آخر لتحليل الحسابات المدينة المتنوعة ، و آخر لتحليل الحسابات الدائنة المتنوعة .