شرح نظام الرقابة والضبط الداخلي
تعريف :
التي تنفذ في الهيئة، وقد تم تقسيم مجموعة هذه الإجراءات إلى العناصر التالية:
1. تحديد المسؤوليات وفصل المهمات:
تحدي وصف وظيفي مدد لكل موظف / ة يمكن من تقييم الأداء من الناحية الكمية والنوعية، ويؤدي إلى توفر آليات رقابة داخلية متكاملة من قبل مهمة إدارية ومالية محددة على مهمة إدارية ومالية مكملة لها، ويتمثل فصل المهام في فصل عمليات إعداد وتسجيل أو إدخال العمليات المحاسبية عن النقد في الهيئة، وقيام المحاسب بإجراء جرد للنقد المتوفر وتطابقه مع الأرصدة الدفترية بتاريخ محدد وكذلك فصل مهمة تسجيل حركة دوام الموظفين عن مهمة إعداد كشف الرواتب الذي يقوم به القسم المالي.
2. إجراءات المراجعة الداخلية:
بعد إعداد مختلف المستندات والقيود المحاسبية يتم المصادقة عليها من قبل مسؤول المالية في الهيئة بعد التأكد من ان هذه المستندات معززة بفواتير أو قرارات إدارية ومستندية لشروط الضبط الداخلي المتبعة.
3. نظام الرقابة على النقد في الصندوق ولدى البنك:
أ. يتم تخصيص سلفة نقدية للمصاريف النثرية بمبلغ لا يتعدى 200 شيكل الا بشيك مسحوب على حساب الهيئة في البنك، وبعد انتهاء مبالغ السلفة النثرية يتم إعداد كشف خاص بالمصاريف النثرية ورصيد السلفة في نهاية الفترة بحيث يدقق من قبل المحاسب ويقدم للمنسقة العامة للمصادقة عليه. أما بالنسبة للإيرادات النقدية لمختلف فروع الجمعية فيجب توريدها إلى المركز الرئيس ولا يجوز الصرف النقدي من هذه الإيرادات مباشرة لأن تغذية الصناديق تتم من خلا شيكات مسحوبة على بنك الجمعية.
ب. الرقابة على البنوك:
عملية الصرف تتم من خلال شيكات يوقع عليها مجتمعين كل من رئيس الهيئة وأثنين من مجلس الادارة الهيئة.
يتم عمل مطابقات بنكية شهرية مع البنوك وتقديمها مع تقرير شهري للبنك للمنسقة العامة للجمعية.
4. نظام الرقابة على المشتريات:
الإجراءات التي يجب استخدامها في عملية الشراء:
تقديم طلب شراء إلى المساعدة الإدارية في المركز للحصول على موافقة المستوى الإداري الأول في الهيئة بعد التأكد من ضرورته وتوفر رصيد له في الموازنة.
استدراج عروض للمشتريات التي تزيد عن 300$ ثلاثمائة دولار أمريكي.
تشكيل لجنة مشتريات لمناقشة العروض المقدمة واتخاذ قرار بالإحالة.
إعداد أمر شراء.
إعداد مذكرة استلام مواد توقع عليه الجهات المستلمة بعد التأكد من الكمية ومطابقتها للمواصفات المحددة.
تدقيق فاتورة المورد للتأكد من صحة الأسعار ومطابقتها للعرض.
5. نظام الموظفين والرواتب:
إعداد اتفاقيات عمل ومسمى وظيفي لكلل موظفة، نسخة للموظف ونسخة للحفظ في ملف الموظف ويحدد بالاتفاقية الوظيفية وشروط العمل والراتب المخصص للوظيفة.
إعداد كشف دوام يومي بإشراف ومراقبة المساعدة الإدارية يحدد فيه رقم الموظف / ة ووظيفتها وساعات بدء الدوام والمغادرة والغياب.
عمل نموذج خاص بالاجازات لمتابعة أرصدة أجازات الموظف / ة
إعداد كشف راتب شهري يحدد به إجمالي المستحق وإجمالي الاقتطاعات والراتب الصافي الذي يتم تحويله عبر رسالة خاصة إلى حسابات الموظفات / بن الشخصية في البنك بحيث يكون صرف الراتب بطريقة التحويل عبر البنك.
