إدارة الاجتماعات

 الكاتب: م.يوسف مزهر يحيى عباس

الاجتماعات ، إدارة ، الاجتماعات الفعالة

قبل الاجتماع التخطيط:

قائمة مراجعة العمل :

(1) أسأل نفسك : هل أنا فعلا في حاجة إلى اجتماع ؟ إذا كان الجواب بالإيجاب ، فالسؤال الثاني هو : لماذا على وجه التحديد ؟ .

 (2) أسأل نفسك : هل هناك بدائل للاجتماع ؟ إذا كان الجواب بالإيجاب ، فالسؤال التالي هو : ما هي وما مدي فعاليتها ؟

(3)  أسأل نفسك : ما هي على وجه التحديد أهدافي من وراء هذا الاجتماع ؟ سجل الأسئلة كتابة .

(4) أسأل نفسك : هل يمكنني التحكم في درجة الرسمية ؟ إذا كان الجواب بالإيجاب ، فالسؤال هو : ما هي درجة الرسمية التي ينبغي أن يكون عليها الاجتماع ؟

(5) حدد الأشخاص الذين سوف يحضرون الاجتماع .

(6) اسأل نفسك : هل اختيار الرئيس تلقائي ؟ إذا كان الجواب ألنفى ، فالسؤال التالي هو : من هو أفضل الأشخاص ؟ وهل ينبغي اختيار الرؤساء مسبقاً أم لدى عقد الاجتماع ؟

(7) اختر أفضل تاريخ وزمان ومكان ؟

(8) وجه الإشعار الخاص بعقد الاجتماع ، مع كافة التفاصيل الضرورية ، في أبكر وقت ممكن إلى المشاركين وإلى أي شخص آخر لابد من إخطاره .

(9) أعد جدول الأعمال – تأكد من التغطية الشاملة وبأفضل ترتيب – ووزعه على الجميع .

(10) رتب لإعداد التقارير أو الأوراق المعززة الأخرى ، ووزعها في أسرع وقت ممكن.

(11) أدرس اللوازم الضرورية واتخذ الترتيبات اللازمة .

(12) اتخذ الترتيبات الخاصة بتقديم الطعام والمشروبات .

(13) رتب لخدمات السكرتارية إنشاء الاجتماع .

(14) إذا كان الإشعار قد تم قبل الاجتماع بوقت طويل ، أكد الموعد عندما يقترب تاريخ الاجتماع .
(15) باعتبارك مشاركا في الاجتماع ، استعد له بقراءة جدول الأعمال وكافة الأوراق ، وابحث الموضوعات وادرس المشاركين الآخرين وخطط لإستراتيجيتك .

لــوازم الاجـتمــاع

قائمة مراجــعـة العمل :

(1)     اختر غرفة الاجتماعات بعناية ، وإذا أمكن ، ينبغي توافر ما يلي في هذه الغرفة :

* الحجم المناسب .

* الشكل المعقول .

* أن تكون على أرض محايدة .

* أن يكون ديكورها مبهجاً وملائماً .

* أن تتم خدمتها بالشكل المطلوب والكافي .

* أن تكون تدفئتها وتهويتها مناسبين .

* أن تكون متحررة بقدر الإمكان من مصادر الإزعاج وصرف    الانـتـبـاه ، كـالـهـواتـف والزوار والضوضاء ومصادر صرف الانتباه البصرية .

* أن يكون أثاثها ملائماً .

(2) رتب الأثاث بحيث يوفر الجو المطلوب ، ويمكن الجميع من الرؤية والسماع والمشاركة .

(3) تأكد من توافر اللوازم والمعدات الضرورية ، بما في ذلك :

* أوراق وأقلام وماء للشرب وأكواب .

* طاولة قراءة للرئيس والمتحدثين ( إذا كانت هناك عروض أكثر رسمية)

  * الميكروفونات ومعدات تكبير الصوت الأخرى للجميع ( إذا كان    حجم الغرفة أو وضع الصوت يتطلب ذلك.

* لوحات لوضع أسماء المشاركين ( ما لم يكونوا يعرفون
   بعضهم البعض .

 (4) توفير الرسائل البصرية المساعدة الملائمة لحجم وطبيعة الاجتماع ، ولاسيما حامل الخرائط والأشكال البيانية من الكتابة وأجهزة العرض فوق الرأسية.

(5) تأكد من عمل كافة الوسائل البصرية المساعدة قبل أن يتجمع المشاركون في الاجتماع .

 

في الاجــتــمــاع

كيف تعمل المجموعات

الاجتماعات هي مباراة رياضـية :

إن الفرق الرياضية هي أحد أشكال المجموعات . والسلوك في مباريات الفرق يشترك مع سلوك الاجتماعات في أشياء كثيرة .

وكما أن الفريق أكثر بكثير من مجموع اللاعبين فيه ، فإن المجموعة أكثر بكثير من تجمع أفراد لا تربطهم بعضهم ببعض علاقة ، ومثل مباريات كرة القدم ، فإن الاجتماعات فيها أيضا ضربة البداية وأخذ الكرة من الخصم وتمرير الكرة للاعبين الآخرين وضربها سريعة ومتلاحقة وتسجيل الأهداف والمعارك بين اللاعبين والطرد . كما أن سهولة المناقشة مماثلة لنمط اللعب حول الكرة . والمشاركون في الاجتماعات يمكن أن ينظر إليهم على أنهم لاعبون كلاعبي خط الوسط والجناح والظهير و\” الكابتن \” ، وأيضا كرجل الخط أو الحكم . وفى الاجتماعات ، يمكننا تحديد ما يلي على الفور :

*أهداف .

* الفرق .

* القيادة .

* الإستراتيجية .

* الحافـــز .

* إخلاص الفريق .

* خصائص اللاعبين .

* القواعـد .

 

السكرتير

قائمـة مراجــعـة الـعـمـل :

(1)  تأكد من اختيار سكرتير مناسب ، ويفضل أن يكون ذلك قبل الاجتماع . اختر شخصاً لماحاً وذكياً ، ليس أدنى ولا أعلى مما ينبغي في السلم الوظيفي .

(2)    أحط السكرتير علماً ودربه إن أمكن أو زوده بملخص المهام .

(3) إذا كنت سكرتيرا ، احمل معك إلى الاجتماع نسخا احتياطية من جدول العمال وجميع الأوراق والمحاضر والمذكرات السابقة ، وأي وثائق قد يرجع إليها وورقاً وأقلاماً ….. الخ .

(4) كن موجوداً في وقت مبكر لمكان الاجتماع – تأكد من اتخاذ جميع الترتيبات وساهم في الترحيب بالمشاركين .

(5) أعد قائمة دقيقة بجميع الحضور .

(6) قدم الدعم اللازم للقائد أثناء الاجتماع ، ولاسيما بتنشيط ذاكرته عند الضرورة فيما يتعلق بالأسماء والوعود والإجراءات والوقت .

(7) استمر في تقديم الدعم الإداري طوال فعاليات الاجتماع .

(8) أحط الاجتماع بالإجراءات المتبعة حسب الضرورة .

(9) سجل اسم كل متحدث عندما يبدأ الحديث .

(10) سجل ملاحظات بعمق كاف قياسا على درجة التفصيل المطلوبة .

(11) تأكد من دقة تسجيل الحقائق والأرقام والقرارات مع طلب التكرار أو التوضيح في حالة عدم التأكد .

(12) احصل على نسخ من كافة الوراق والوثائق والوسائل البصرية المساعدة المستخدمة في الاجتماع .

(13) ركز على مهام السكرتارية وليس على المشاركة في الاجتماع .

الـقائـد

*  قائمة مراجــعـة العمل :

الأشياء آلتي ينبغي ولا ينبغي لقائد الاجتماع أن يفعلها :

* أفعل الأشياء الآتية :

(1) تذكر سبب اختيارك كقائد وحدود سلطاتك .

(2) اعد لاجتماع بعناية .

(3) كن موجوداً في مكان الاجتماع في وقت مناسب .

(4) ادرس خطة الجلوس قبل أن يصل المندوبون .

(5) تعرف على القادمين الجدد قبل الاجتماع إذا أمكن .

(6) ابحث الأمور الإدارية والروتينية في البداية حتى لا تنشغل
بها بعد ذلك

(7) احرص على راحة المشاركين طوال الاجتماع .

(8) أكتب أي اجتماعات أو مناقشات فرعية .

(9) استخدم الوسائل البصرية المساعدة للمساعدة في تركيز النقاش والتحكم فيه وتسجيله .

(10) أشرك القادمين الجدد في النقاش مبكراً .

(11) أنصت بعناية إلى النقاش الدائر .

(12) تأكد من أن جميع الأشخاص عند نفس المرحلة من النقاش .

(13) أوقف المتحدثين الذين يحاولون مناقشة بنود لاحقة ، أو الذين يقحمون موضوعات دخيلة على مساهماتهم ، عند حدهم .

(14) تشدد في الفصل بين النقاش البناء والنقاش الهادف للانتقاد .

(15) شجع الخجلين .

(16) تأكد من أن جميع وجهات النظر تجد فرصة عادلة لسماعها .

(17) الجأ إلى التخليص في بعض الأحيان أثناء المناقشات
المطلوبة أو المعقدة

(18) حاول تحقيق إجماع الآراء عندما تشعر أن ذلك ممكنا فإذا لم تتمكن من ذلك ، لخص الخلافات في الرأي بشكل منصف وموجز

(19) كن حازماً في إنهاء الاجتماع في الوقت المناسب .

(20) عبر عن شكر الجميع لمن ساعد في الاجتماع .

الـقائـد

* لا تفعل الأشياء الآتية :

(1) الاعتماد أكثر مما ينبغي على سكرتير الاجتماع .

(2) محاولة تسجيل ملاحظات إذا كنت قائدا .

(3) التبكير بالتعبير عن وجهات نظرك أو عدم التعبير عنها بالمرة .

(4) أن تفقد هدوء أعصابك ، أيا كانت درجة الاستقرار .

(5) السماح للأشخاص المملين أو المتشبثين بآرائهم باحتكار المناقشة .

(6) محاولة تحقيق إجماع الآراء في وقت أبكر مما ينبغي .

(7) محاولة تحقيق إجماع الآراء في وقت متأخر أكثر مما ينبغي .

(8) السماح للنقد المتعجل بكبت المساهمات الإبداعية والمبتكرة .

(9) السماح لقانون باركنسون حول سقيفة الدرجات بتشويه الوقت الذي ينفق في مناقشة مختلف البنود .

(10) نسيان الوقت أثناء مناقشة كل بند أو بالنسبة للاجتماع ككل .

الــمـشـارك

* قائمة المراجــعــة :

(1) لا تقبل الدعوة لحضور أي اجتماع ما لم تكن مقتنعاً
بضرورة حضورك

(2) أعد للاجتماع قبل موعده بفترة طويلة .

(3) ضع استراتيجية الاجتماع الخاصة بك على أساس المساهمات التي ترغب في أن تقدمها ، ومدى معرفتك بالآخرين الذين سوف يحضرون الاجتماع .

(4) احرص على الوصول إلى مكان عقد الاجتماع في وقت مناسب .

(5) خمن الجو العام للاجتماع وجداول الأعمال الخفية
للمشاركين الآخرين .

(6) ادرس توقيت مساهماتك .

(7) بالنسبة للمساهمة الرئيسية :

* خطط للبداية بعناية شديدة .

* استخدم هيكلا بسيطاً وواضحاً .

* استخدم ملاحظات ذات رؤوس أقلام مختصرة .

* تخير مكاناً جيداً حتى يراك ويسمعك الآخرون جيداً .

* قف أو اجلس في وضع مستقيم ، رافعاً رأسك .

* تحدث بطريقة تمكن الآخرين من سماعك ، واستخدم
    ميكروفوناً إن وجد

 * احرص على الاتصال البصري مع الحضور .

* غير نبرة صوتك ووتيرته وحجمه حسب المضمون .

* خطط بعناية لخاتمة حديثك .

* تذكر أن جميع المتحدثين الجيدين يشعرون بالعصبية .

(8) لا تجعل المشكلات المرتبطة بشخصيتك أو نفسيتك تؤثر على فعاليتك في الاجتماع .

(9) أعرف الأوامر أو القواعد الثابتة .

 

بـعــد الإجتماع

المــتــابــعـــة

* قائمة المراجــعـة :

(1) إذا كان من الضروري إعداد تقرير عن الحدث مع الزملاء الذين كانوا حاضرين في الاجتماع ، افعل ذلك على الفور . ركز على المضمون وتجنب استرجاع أحداث الاجتماع .

(2) قدم واستقبل تغذية استرجاعية مباشرة وبناءة عن أدائك في الاجتماع وأداء زملائك القريبين .

(3) باعتبارك سكرتيراً ( أو قائداً بدون سكرتير ) ، اكتب محاضر أو ملاحظات الاجتماع في أسرع وقت ممكن .

* اكتب بالإيجاز الذي تسمح به درجة التفصيل المختارة ،         مستخدماً عناوين واضحة دائمة ، والأفضل أن تكون قريبة من   جدول العمال .

* اكتب بطريقة تقريرية .

* سجل ما حدث فعليا فقط ، بغير أي تعبير عن آراء الكاتب أو    عن أي أراء أخرى .

* تأكد من صحة المسودة مع القائد ، وعند الضرورة مع
  المسئولين أو المشاركين الآخرين

(4) باعتبارك سكرتيراً أو قائداً أنجز أي مهام إدارية مترتبة على الاجتماع ، بما في ذلك توجيه الشكر للمتحدثين وكتابة الخطابات وسداد المصروفات والفواتير الأخرى ، …. الخ .

(5) أحط كافة الأشخاص المعنيين بقرارات الاجتماع وفعالياته الأخرى

(6) باعتبارك قائداً ، افعل كل ما هو ضروري ، ضمن نطاق سلطتك ، لدعم أعمال الاجتماع بين الاجتماعات .

(7) باعتبارك مشاركا ، قم بالمهام الموكلة إليك بالأصالة عن الاجتماع ، بسرعة وبغير انتظار مطاردة الآخرين لك .

(8) ابدأ التخطيط للاجتماع المقبل ( إن وجد (

 

أنواع وجوانب أخرى للاجتماعات:

الاجـتماعات الرسمـية

* تحديد القواعد .

* توجيه إشعار الاجتماعات والدعوة لعقدها .

* جداول الأعمال .

* النصاب القانوني .

* المقترحات .

* التعديلات .

* التقارير .

* قواعد النقاش .

* النظام والنقاط الإجرائية .

* الانتخابات .

* التصويت .

* المحاضر .

* اللجان .

قائمة المراجــعـة :

(1) إذا كان لديك الخيار ، ففكر بعناية في مدى الرسمية الذي ينبغي أن تكون عليها الإجراءات الخاصة بأي اجتماع تراقبه .

(2) تأكد من معرفة القواعد الثابتة أو القواعد الأخرى الخاصة بعقد كافة الاجتماعات التي تحضرها .(3) إذا كنت تحضر أو تعقد اجتماعات رسمية ، تأكد من معرفتك بالقواعد القياسية التي تناولها هذا الفصل .

(4) اجعل كافة أعضاء اجتماعاتك الرسمية الآخرين يعرفون القواعد الإجرائية ، وشجعهم على معرفتها واستخدامها .

الاجتماعات والقانون

قائمة المراجــعـة :

(1) استفسر عما إذا كانت أي اجتماعات أنت طرف فيها خاضعة للقانون ، فإن كانت كذلك ، فلابد من معرفة الاحكام الرئيسية لهذا القانون

(2) اعرف القواعد الثابتة أو الأنظمة الأخرى التي تخضع لها أي اجتماعات تحضرها .

(3) تذكر أن القوانين الخاصة بتشويه السمعة تسرى على الاجتماعات كما تسرى على غيرها .

(4) إذا كنت ضالعاً في تنظيم أو في رئاسة اجتماع عام ، تأكد من معرفة أي جوانب من القانون قد يكون لها علاقة بذلك .

(5) تأكد من أن أي اجتماعات تشترك فيها تلتزم بمبادئ العدالة الطبيعية في صنع القرار ، ولاسيما تلك الاجتماعات ذات التأثير الشخصي المباشر كالانتخابات للمناصب .

6) إذا كنت ضالعا أو تعتقد أنك قد تصبح ضالعاً في أي موقف ذي جوانب قانونية ، احصل على مشورة مبكرة من محام متخصص في المجال القانوني الملائم .

 
المؤتمرات

التخـطـيـط :

إن ترتيبات التخطيط المثالي لمؤتمر رئيسي ربما تتمثل في وجود مجموعة عمل يدعمها إداري أو أكثر . ومجموعة العمل تهتم عادة بالسياسات العامة للمؤتمر وميزانيته وموضوعه وبرنامج الخطوط العامة واختيار المتحدثين والرؤساء ، مع تكليف المتخصصين بتفاصيل التنظيم والإدارة . وبعض الأجهزة تلجأ إلى منظمين خارجيين للمؤتمرات لتولى جزء من – أو كل – العمل المندرج تحت الفئة الثانية .
ويندرج تنظيم المؤتمرات تحت العناوين الرئيسية الآتية :

* إعداد الميزانية .

* اختيار التاريخ .

* اختيار الخدمات .

* اختيار الموضوع الرئيسي والموضوعات الفرعية .

* وضع الخطوط العريضة للبرنامج .

* اختيار المتحدثين والرؤساء وإحاطتهم .

* الدعاية والترويج .

* معاملة الحجوزات .

* العرض وإعداد المسرح .

* في يوم الحدث الكبير .

* طباعة الأوراق .

* الترتيب .

وترتيب هذه العناوين ليس ثابتاً بطبيعة الحال ، وهناك نشاطات عديدة تستمر على الأرجح في وقت واحد

 

المؤتمرات

قائمة المراجعة :

(1) شكل مجموعة عمل صغيرة للتخطيط للمؤتمر .

(2) اتفق على المهام التي سوف توكلها مجموعة العمل إلى المنظم ودعه يشرع في القيام بها .

(3) ضع الميزانية بشكل واقعي .

(4) اختر التاريخ بعناية ، والأفضل أن يكون ذلك قبل المؤتمر بما لا يقل عن عام كامل .

(5) قدر عدد المندوبين المتوقع ، واختر أفضل الخدمات المناسبة لعدد الحضور ولنوعية المؤتمر .

 (6) اختر الموضوع أو الشعار ، واضعا في ذهنك تأثيره من حيث الدعاية

(7) خطط للجدول الزمني بحيث يمكن الاحتفاظ باهتمام المندوبين طوال المؤتمر .

(8) اتفق مع متحدث واحد على الأقل ذى اسم معروف وبأسرع ما يمكن

(9) اختر الرؤساء من أجل مهاراتهم في مجال الرئاسة .

(10) خطط للترويج بحث يناسب الميزانية ، واحرص على ألا يكون التوقيت مبكرا أو متأخرا بشكل مبالغ فيه .

(11) وفر القدرات والمهارات اللازمة لتولى حجوزات المندوبين
بشكل فعال

 .(12) نظم المسرح الملائم لأهداف وميزانية المؤتمر ، وفكر في الاستعانة بمنظم خارجي إذا كان ذلك ضروريا .

(13) أعد خطط الوقاية والطوارئ لمواجهة المشكلات التي
يمكن أن تحدث .

أنواع خاصة من الاجتماعات

هناك أنواع خاصة من الاجتماعات التي يشيع عقدها . وتسير هذه الاجتماعات عل قواعد تختلف تماما عن – أو تأتي بالإضافة إلى تلك التي تحدثنا عنها حتى الآن .  ويتناول هذا الفصل بإيجاز الأهداف والوسائل المتعلقة ببعض من أكثرها شيوعا . وأنواع الاجتماعات التي سوف نتناولها هي :-
*  إثارة الأفكار .

*  اجتماعات ومجموعات الإحاطة .

*  التشاور .

*  المحاضرات والأوراق .

*  التفاوض .

*  الاجتماعات العامة والسياسية .

*  مجموعة التدريب .

*  الاجتماعات العلاجية .

 

الــمــراجــع

ترجــمــة تأليف المرجــــع :

1- مشيرة محمودعبد الرحمن مالكوم بل الاجتماعات كيف تجعلها ناجحة
2- د/علي عسكر السلوك التنظيمي في المجال التربوي

3- د/ طه الحاج الياس د/ محمــــد خـلـيـــل الــحــاج خــلـيـل د/ كلارنس

أ. نيول السلوك الإنساني في الإدارة التربوية