المعلومات و صنع القرار
تواجه الإدارة كثير من المشكلات الإدارية الروتينية وغير الروتينية مما يستوجب اتخاذ قرار بشأنها. عملية اتخاذ القرار من العمليات المهمة والحساسة لان نتائج هذا القرار تؤثر سلباً وايجاباً على المنشأة. لذا يجب الاهتمام بهذه العملية وتقنيات كل مراحلها. كل القرارات تحتاج إلى معلومات وعملية صنع القرار تعتمد أساساً على المعلومات.
عملية أو (مراحل) صنع القرار
1- معرفة الموضوع
لا تتخذ القرارات دون معلومات، فمتخذ القرار يحتاج إلى أن يُفاد بوجود مشكلة في المقام الأول. وهذا ما يعرف احياناً بمنشِّط القرار .(the decision trigger )
2ـ تعريف المشكلة والهيكلة
تعريف المشكلة تعريفاً دقيقاً وصحيحاً يتطلب مزيداً من المعلومات ومن ثم تحليلها.
أحد أهداف التعريف هو تحديد العلاقات بين العوامل المختلفة إذا كانت المشكلة معقدة.
مثال:
شركة تواجه نقصاً في المبيعات. منشِّط المشكلة هو نقص المبيعات.
إذن مزيد من المعلومات مطلوبة لمعرفة سبب القصور من هذه المعلومات مثلاً
• مبيعات السلعة (س) في المنطقة (ص) تتناقص.
• توجد شركة منافسة.
• وغيرها .
بعد تحليل هذه المعلومات يمكن تعريف المشكلة كما يلي : أن نقص المبيعات للسلعة (س) في المنطقة (ص) هو نتيجة لوجود شركة منافسة. اذاً كيف يمكن وقف تدهور المبيعات ثم زيادتها ؟
3- تحديد مسارات بديلة للعمل
في هذه المرحلة تكون هنالك حاجة لمعلومات عن الأثر المحتمل لكل مسار حتى يمكن تقييمه. في المثال السابق إذا أرادت الشركة أن تراجع السعر فهناك حاجة لمعلومات خارجية مثل مستوى الطلب عند سعر معين، معلومات داخلية عن تكلفة السلعة داخل الشركة.
4- اتخاذ القرار وتوصيله إلى الجهات المنفذة
يُتخَذ القرار بعد مراجعة البدائل ، ثم يتم اختيار البديل الأمثل ويُرسل إلى جهات التنفيذ، يصبح القرار عديم الجدوى إذا لم يتم توصيله إلى الجهات المنفِذة في الوقت المناسب. في المثال السابق يمكن أن تكون القرارات كالاتي:
• تخفيض سعر السلعة.
• القيام بحملة إعلانية جديدة.
عليه يجب أن تصل القرارات إلى:
• إدارة التصنيع لتجهيز السلعة بالسعر الجديد وتوضيح السعر على التعبئة.
• إدارة التسويق والترويج.
5- تنفيذ القرار
في هذه المرحلة يتم تنفيذ القرار بواسطة الإدارة التنفيذية مع متابعة وإشراف من الإدارة الوسطى. القرارات الكبيرة تحتاج لتخطيط واسع وتنفيذها يتم في مراحل.
6- رصد آثار القرار
يجب رصد آثار القرار على جميع المستويات حتى لا تكون هنالك خسائر في مستويات أخرى تسبب ضررا أو مشكلة أكبر من المشكلة الأولى.
من الملاحظ أن جميع هذه المراحل تحتاج إلى معلومات لكي تتم بصورة جيدة، لذا لا يمكن لأي منشأة تريد أن تنافس أن تستغني عن المعلومات.