تسوية النقدية بالصندوق :
الهدف الرئيسي من إجراء تسوية النقدية بالصندوق إلى مطابقة المبالغ الموجودة فعلاً في صندوق أو صناديق المنشأة والذي يطلق عليه الرصيد الفعلي للنقدية بالصندوق مع رصيد حساب الصندوق في سجلات المنشأة والمسمى الرصيد الدفتري .
وعند إتمام جرد النقدية في الصندوق من قبل فريق الجرد يتم تسجيل المبالغ الموجودة فيه ليتم مقارنتها بالرصيد الدفتري (دفتر الأستاذ) وعادة ما ينتج عن عملية المقارنة واحدة من الحالات الثلاث التالية:
أـ يتساوى الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري وبالتالي لا تتم أية تسويات (وجود تطابق) .
ب ـ نقص الرصيد الفعلي عن الرصيد الدفتري أي أن هناك عجز بالصندوق Cash deficit .
ج ـ زيادة الرصيد الفعلي عن الرصيد الدفتري أي أن هناك فائض بالصندوق Cash surplus .
أسباب نقص الرصيد الفعلي للصندوق عن الرصيد الدفتري :
ينشأ نقص النقدية بالصندوق لعدة أسباب منها :
أـ عدم تسجيل مدفوعات نقدية في دفتر يومية الصندوق، كأن يسهو المحاسب عن تسجيل دفعة فاتورة مشتريات نقدية لأحد الموردين أو دفع مصاريف إيجار نقداً وعدم إثباتها بالدفاتر.
ب ـ الإختلاس من الصندوق، وعندها يتحمل أمين الصندوق أو من تثبت مسؤوليته بتسديد العجز في الصندوق.
ج ـ إهمال أو خطأ أمين الصندوق في عد المبالغ المقبوضة والمدفوعة من الغير .
د ـ فروق محاسبة الزبائن كأن يقبض أمين الصندوق 25300 دينار بدلاً من 25330 دينار في مثل هذه المؤسسات تتحمل الادارة مبلغاً تحدده مسبقاً تراه مناسباً لتغطي الفروقات الناتجة عن فروق محاسبة الزبائن.
هـ ـ تسجيل مقبوضات نقدية بالدفاتر بأكثر من قيمتها الفعلية مثل تسجيل فاتورة مبيعات نقدية مرتين مما يؤدي لظهور الرصيد الدفتري للصندوق بأكثر مما يجب وبالتالي وجود عجز بالصندوق .
ويتم إثبات العجز بالصندوق عند إكتشافه بجعل حساب عجز الصندوق مديناً ، وحساب الصندوق دائنا وتحميل العجز بالصندوق الذي لم يعرف سببه على أمين الصندوق.
مثال 1
لدى جرد أحد الصناديق في شركة القدس أظهر الجرد الفعلي ان الميلغ الموجود في ذلك الصندوق 4500 دينار والرصيد الدفتري للصندوق هو 4900 دينار ، قام المحاسب بمراجعة دفتر يومية الصندوق والمستندات العائدة لتلك الفترة فوجد ان هناك فاتورة مشتريات نقدية بمبلغ 300 دينار سهى المحاسب عن تسجيلها في يومية الصندوق ولم يتمكن من تفسير نقص المبلغ الباقي وتم تحميله لأمين الصندوق.
حل المثال (1)
أـ القيد الأول يثبت العجز في الصندوق :
400 من حـ / عجز الصندوق
400 الى حـ / الصندوق
(نقص الرصيد العلي عن الرصيد الدفتري)
ب ـ اثبات فتورة المشتريات النقدية :
300 من حـ / المشتريات
300 الى حـ / عجز بالصندوق
(اثبات فاتورة المشتريات النقدية)
ج ـ تحميل أمين الصندوق بمبلغ العجز بالصندوق غير المبرر :
100 من حـ / ذمم أمين الصندوق
100 الى حـ / عجز الصندوق
(تحميل امين الصندوق بالعجز في الصندوق الغير مبرر)
مثال 2
في 31/1/2012 تم جرد الصندوق فتبين أن المبلغ الموجود في الصندوق يقل عن رصيد حساب الصندوق الدفتري بمبلغ 77 دينار ، لدى مراجعة القيود في دفتر الصندوق والمستندات الأخرى تبين في 4/2/2012 ان المحاسب لم يسجل دفعة فاتورة هاتف مبلغها 70 دينار ، كما تبين ان الفرق المتبقي والبالغ 7 دنانير يعود الى فرقية محاسبة الزبائن والذي كان ضمن المبلغ المصرح به من ادارة المنشأة.
حل المثال (2)
أ – القيد الذي يسجل لدى إكتشاف العجز :
77 من حـ / الصندوق 31/12/2012
77 الى حـ عجز الصندوق
(اثبات الفرق بين الرصيد الفعلي والدفتري)
ب ـ القيد الذي يسجل بعد إكتشاف أسباب العجز
من مذكورين
70 حـ / مصروفات الهاتف
7 حـ / فروقات الصندوق (يُقفل في حساب الأرباح والخسائر)
77 الى حـ / عجز الصندوق
(إثبات مصروف الهاتف وتحميل الأرباح والخسائر بفروقات محاسبة الزبائن).
أسباب زيادة الرصيد الفعلي للصندوق عن الرصيد الدفتري
تنتج الزيادة في النقدية بالصندوق نتيجة العديد من الأسباب أهمها :
أـ عدم تسجيل مقبوضات نقدية مثل فواتير مبيعات نقدية.
ب ـ تسجيل مقبوضات نقدية في الدفاتر المحاسبية بمبلغ أقل من المبلغ الحقيقي أو الصحيح، مثل تسجيل قيمة سند قبض في السجلات المحاسبية بمبلغ أقل من قيمته الصحيحة.
ج ـ تسجيل مدفوعات نقدية في الدفاتر المحاسبية بمبالغ أكثر من اللآزم، مثل تسجيل سند صرف بالخطأ بمبلغ 2500دينار بالدفاتر في حين ان قيمته الحقيقية 1500 دينار.
د ـ خطأ أمين الصندوق في قبض أو صرف مبلغ، مثل قبض مبالغ أكثر من المبلغ الوارد في فاتورة مبيعات نقدية أو دفع أمين الصندوق مبلغ أقل من المبلغ الوارد في أحد سندات الصرف.
ويتم اثبات الزيادة في الصندوق بجعل الصندوق مديناً و فائض الصندوق دائناً ، ويتم معالجة أي زيادة بالصندوق غير معروفة السبب كإيراد للمنشأة.
مثال 3
لدى جرد الصندوق بلغ الرصيد الفعلي له 6950 دينار بينما كان الرصيد الدفتري 6700 دينار وبعد فحص المستندات ودفتر يومية الصندوق وحساب الصندوق في دفتر الاستاذ تبين أن هناك فاتورة مبيعات نقدية سُجلت خطأ بمبلغ 700 دينار بدلاً من 900 دينار ، الا ان الفرق المتبقي البالغ 50 دينار لم يُعرف سببه.
حل المثال (3)
أـ قيد اثبات الفائض ( 6950 ــ 6700 = 250 )
250 من حـ / الصندوق
250 الى حـ / فائض الصندوق
(اثبات فائض في الصندوق)
ب- تصحيح تسجيل فاتورة البيع النقدية واثبات الزيادة كإيراد :
250 من حـ / فائض بالصندوق
الى / مذكورين
200 حـ / المبيعات
50 حـ / ايراد فروقات الصندوق (يُقفل في حساب أ.خ )
(تصحيح تسجيل فاتورة البيع النقدية وتسجيل بقية المبلغ لحساب الأرباح والخسائر)
