إدارة متكاملـة مسئولة عن التخطيط والحصول على كل احتياجات المنظمة من الأصناف المختلفة وتخزينها والتصرف بها والرقابة عليها بشكل يحقق أفضل استخدام
للموارد المتاحـة من تسهيلات وأفراد وأمـوال لخدمـة العمـلاء ضمن الإطـار المحدد في الأهداف العامـة للمنظمة.
أنشطة إدارة المواد:
• إدارة المشتريات.
• إدارة المخازن.
• مراقـبة المخـزون.
تعريف إدارة المشتريات:
1/ الإدارة التي تتولى عملية الشراء لضمان توفير المـواد الخـام ومستلزمات الإنتاج التي تحتاجها العملية الإنتاجية.
ويـؤخـذ على هـذا التعريف:
• أ/ أنه يأخذ في اعتباره المنظمات الصناعية دون غيرها من المنظمات الأخرى التجارية والخدمية.
• ب/ تجاهله لعناصر العملية الإدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة بالنسبة لعملية الشراء بالمنظمة.
2/ الإدارة المسئولة عن تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة العملية الشرائية لضمان توفير الاحتياجات والمستلزمات لكل الإدارات والأقسـام بالكمية والجـودة والتوقيت والسعر والمصدر المناسب.
الأسس التي يقوم عليها التعريف المتكامل لإدارة المشتريات:
1/ أن عملية الشراء لا تقتصر على شراء مستلزمات إنتاج ولكنها تشمل شراء سلع تامة الصنع أو شراء خدمات.
2/ أن نشاط الشراء يقوم بتأدية وظائفه في ضوء مجموعة من عوامل البيئة الداخلية والخارجية المحيطة بعملية الشراء.
3/ أن عملية الشراء تتم من خلال ممارسة الوظائف الإدارية المتمثلة في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.
4/ أن الهدف العام لإدارة المشتريات لا يحقق أهدافها فقط، وإنما يحقق أهداف المنظمة ككل عن طريق تحقيق التعاون بين إدارة المشتريات والإدارات الأخرى داخل المنظمة.
5/ أن إدارة المشتريات تحتاج إلى جهاز إداري يكون له سلطة كاملة للقيام بوظائفه المختلفة.
6/ أن عملية الشراء يجب أن تبنى على أسس علمية سليمة.
وفي ضوء ذلك تركـز وظيفة الشراء على أهم خمسة قرارات وهي (fife Rs) وتتمثل في:
1 الكمية المناسبة Right Quantity
2 الجودة المناسبة Right Quantity
3 السعر المناسب Right price
4 الوقت المناسب Right time
5 مصدر التوريـد المناسب Right source