تبدأ الدورة المستندية للمقبوضات النقدية بنموذج رقم (1) وهو إذن توريد نقدية/شيكات وطبقا للإجراءات التالية:
عند قبول العميل عرض الأسعار المقدمة من قبل إدارة الشركة تقوم إدارة المبيعات بتحرير إذن توريد نقدية/شيكات من أصل + 2صورة … نموذج رقم (1):
الأصل : يسلم للعميل للتوجه به إلى أمين الخزينة.
الصورة الأولى : ترسل إلى إدارة المبيعات وتحفظ بملف العميل للمتابعة.
الصورة الثانية : تحفظ بالدفتر
وذلك مقابل الدفعة المقدمة أو طبقاً لشروط العرض.
يتوجه العميل بأصل إذن توريد النقدية/الشيكات إلى خزينة الشركة للسداد، حيث يقوم أمين الخزينة باستلام إذن التوريد والنقدية وتحرير إيصال استلام نقدية/الشيكات من أصل + 3 صورة … نموذج رقم (2):
الأصل : يسلم للعميل الذى قام بتوريد النقدية أو الشيكات.
الصورة الأولى : ترسل إلى إدارة الحسابات ” حسابات العملاء”.
الصورة الثانية : ترسل إلى إدارة المبيعات وتحفظ بملف العميل للمتابعة.
الصورة الثالثة : تحفظ بالدفتر.
وفى نهاية اليوم … يقوم أمين الخزينة بالتأكد من تسجيل جميع إيصالات الاستلام وأذون الصرف فى كشف حركة الخزينة وإرفاق جميع المستندات بالكشف وتسليمها لإدارة الحسابات.
تقوم إدارة الحسابات بالتسجيل بدفتر يومية الصندوق والتسجيل أيضاً بأستاذ مساعد العملاء.
ثم تقوم إدارة المراجعة بمطابقة كشف حركة الخزينة بإيصالات استلام النقدية وفواتير البيع أو العقود أو عروض الأسعار … وأيضاً التأكد من صحة ترحيل القيود بعد قيام إدارة الحسابات بتسجيلها.
واليكم روابط هذه النماذج: