شرح إجراءات نظام الرقابة الداخلية

تعتبر الإمكانات المادية و البشرية للمؤسسة مؤشرا إيجابيا لتنفيذ الخطة العامة لها بشكل سليم، ففي هذا الإطار يجب على هذه الأخيرة الحفاظ على مستويات الأداء المرسومة و مد النظام الإداري بالبيانات المختلفة عن العمليات التشغيلية

لجعله يستجيب للأطراف المستعملة للمعلومات من خلال توفير معلومات ذات مصداقية، معبرة عن الوضعية الحقيقية للمؤسسة و ملائمة لاتخاذ القرارات الفعالة في الوقت المناسب، لدا وبغية ضمان الذي سبق وجب سن إجراءات متنوعة لدعم المقومات الرئيسية لنظام الرقابة الداخلية، ومن ثمة دعم مسار التأهيل الإداري للمؤسسة الاقتصادية الجزائرية.

نوجز هذه الإجراءات في الأتي:

– إجراءات تنظيمية و إدارية .
– إجراءات تخص العمل المحاسبي .
– إجراءات عامة.

أ – إجراءاتتنظيميةوإدارية

تخص هذه الإجراءات أوجه النشاط داخل المؤسسة، فمنها ما يتعلق بالأداء الإداري من خلال تحديد الاختصاصات، تقسيم واجبات العمل داخل كل مديرية بما يضمن فرض الرقابة على كل شخص داخلها وتحديد دائرة القصور في تنفيذ المهام المنوطة إليه، توزيع و تحديد المسؤوليات بما يتيح معرفة حدود النشاط لكل مسؤول و مدى التزامه بالمسؤوليات الموكلة إليه، و إجراءات أخرى تخص الجانب التطبيقي كعملية التوقيع على المستندات من طرف الموظف الذي قام بإعدادها، استخراج المستندات من أصل و عدة صور، إجراء حركة التنقلات بين الموظفين بما لا يتعارض مع حسن سير العمل ، فرض إجراءات معينة لانتقاء العاملين، ضبط الخطوات الواجب إتباعها لإعداد عملية معينة، بحيث لا يترك إلى أي موظف التصرف الشخصي إلا بموافقة الشخص المسؤول عليه. نلخص هذه الإجراءات في الآتي:
– تحديد الاختصاصات .
– تقسيم العمل .
– توزيع المسؤوليات .
– إعطاء تعليمات صريحة .
– إجراء حركة التنقلات بين العاملين .

ب- إجراءاتتخصالعملالمحاسبي

يعتبر نظام المعلومات المحاسبية النواة الأساسية للنظام الإداري ، لدا بات من الضروري سن إجراءات معينة تمكن من إحكام رقابة دائمة على المعالجة المحاسبية من خلال التسجيل الفوري للعمليات، التأكد من صحة المستندات، إجراء المطابقات الدورية، القيام بجرد مفاجئ و عدم إشراك موظف في مراقبة عمل قام به. إن هذه الإجراءات السابقة تمكن من دعم المقومات التي يقوم عليها نظام الرقابة الداخلية الفعال من جهة، و من جهة أخري تمكن نظام المعلومات المحاسبية من توليد معلومات ذات مصداقية و معبرة عن الواقع الفعلي للمؤسسة، مما يمكن المسيرين من اتخاذ قرارات فعالة تعالج ظرف معين أو تجنب الوقوع في مشاكل محتملة و مرتبطة بنشاط المؤسسة. تكمن هذه الإجراءات في النقاط التالية :

– التسجيل الفوري للعمليات .
– التأكد من صحة المستندات .
– إجراء المطابقات الدورية .
– عدم إشراك موظف في مراقبة عمله .

ج- إجراءاتعامة

بعد التطرق إلى الإجراءات المتعلقة بالجانب التنظيمي و الإداري و الإجراءات التي تخص العمل المحاسبي، سنتناول في هذا البند الإجراءات العامة التي تمكن المؤسسة من تفادي بعض الأخطار المرتبطة بالموجودات ( الأصول الثابتة، النقدية ) باستعمال أطراف خارجة عنها ممثلة في مؤسسات التامين المختلفة. تجدر الإشارة إلى أن تفاعل جميع هذه الإجراءات تمكن نظام الرقابة الداخلية من تحقيق أهدافه المرسومة، ليكون الدعم قوي لسياسة التأهيل الإداري للمؤسسة. سنميز بين هذه الإجراءات عبر الأتي:
– التأمين على ممتلكات المؤسسة .
– التأمين ضد خيانة الأمانة .
– اعتماد رقابة مزدوجة .
– إدخال الإعلام الآلي.