تبسيط القرار الإدارى

القرار الأدارى

تعريف القرار الإدارى:
إن محور العملية الأدارية هو الوصول إلى الهدف بأحسن وسيلة وبأقل تكلفة وفى حدود الإمكانيات المتاحة وذلك من خلال مزاولة الوظائف الإدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه كفايات وتنمية ورقابة وإن التنسيق هو خلاصة العملية الإدارية ومزاولة كل ذلك لن يتحقق إلا من خلال منهج اتخاذ القرارات
فالمسئولية الأساسية للإدارة والمقياس الحقيقى لكفاءتها هى قدراتها على اتخاذ القرارات الإدارية اللازمة لمعالجة المشاكل التى تواجهها فى سبيل تحقيق أهدافها
ويعرف"رونالد تيلور"أن عملية اتخاذ القرار هى:
"تعقل فى الاختيار بين عدد من الأفعال أو البدائل"
ويعرف البعض الأخر إن عملية اتخاذ القرارات هى:
"عملية انتقاء واختيار الحل من بين الحلول البديلة لمواجهة احتمالات المستقبل"
فاتخاذ القرارات لا يخفى عن كونه عملية الاختيار من بين عدد من البدائل المتاحة لتحقيق غرض معين ولذلك فإن المشكلة الأساسية فى اتخاذ القرار الإدارى هى فى إيجاد هذه البدائل المختلفة فإذا لم يوجد أمام متخذ القرار سوى بديل واحد انتفى عنصر الاختبار وأصبحنا أمام أمر واقع ولكن من النادر أن توجد مشكلة لها حل واحد فقط
فالخطوة الأولى فى اتخاذ القرار تتطلب تحديد الموقف أو المشكلة المراد التدخل من أجل حلها وعادة ما يكون ذلك الموقف هو ظهور مشكلة غير متوقعة كقيام عمال المنشأة بالإضراب عن العمل أو وجود انحرافات فى التنفيذ عن الخطة المستهدفة أو انحرافات فى الأداء مقارنة بأداء المنافسين لها فى نفس النشاط
وعلى المدير أن يقرر ما إذا كان الوقت مناسبا للتدخل بحل المشكلة أم لا فمن المحتمل أن تحل المشكلة نفسها بمرور الوقت لاحتمال توقعه بتغير العوامل المؤثرة فيها وعدم ثباتها وعليه أيضا أن يقرر ما إذا يقرر ما إذا كان اتخاذه لقرار بحل المشكلة يقع فى نطاق اختصاصه أم لا فليست جميع المشاكل تحتاج إلى حل من قبل المدير بل هناك من المشكلات ما يجب أن يحل بمعرفة المرءوسين فهم الأقدر على ذلك بحكم اتصالهم بواقع التنفيذ كما أن المدير الكفء هو الذى يحيل أقل قدر من المشاكل إلى المستويات الإدارية العليا حتى يتفرغ لمشاكل التخطيط والمتابعة ومن هنا يجب على المدير إن يقسم المشكلات إلى:
1-المشكلات التقليدية:
وهى المشكلات المتصلة بأداء العمل اليومى ويمكن تقسيم المشكلات التقليدية إلى فرعين:
أ-المشكلات الروتينية:
وهى المشكلات البسيطة المتكررة والتى يمكن اتخاذ قرارات فورية بشأن علاجها وتأتى هذه القرارات نتيجة الخبرات المكتسبة مع ملاحظة أن كل مرة يتخذ فيها القرار برسم سياسة عامة للعمل واجبه الاتباع مستقبلا
ب-المشكلات الفنية المتكررة:
ويترك اتخاذ القرارات اللازمة لمعالجتها إلى المتخصصين طبقا للتخصص الفنى وتقسيم العمل
2-المشكلات الحيوية:
وهى المشكلات التى تتصل بالأهداف الرئيسية للمنظمة والمتعلقة بالأهداف الفرعية والسياسات العامة والتخطيط المالى وتخطيط القوى العاملة والمشكلات الوظيفية المتعلقة بمزاولة أوجه نشاط المنظمة
3-المشكلات الاستثنائية:
وهى المشاكل التى يصعب التنبؤ بها وتتميز بعنصر المفاجأة والتى تنتج من تفاعل الظروف الداخلية للمنظمة بظروف البيئة الخارجية
ويعتبر النوع الأول والثانى من المشاكل العادية حيث يوجد لها عدة بدائل وقواعد يمكن إتباعها فى الظروف المتماثلة أما بالنسبة للمشاكل الاستثنائية فهى مفاجئة وتتطلب التدخل السريع من المدير لمعالجتها وقد تتحول المشكلة من نوع معين إلى نوع أخر تبعا لاختلاف الظروف المحيطة بها وهنا يجب على المدير أن يعالجها طبقا لتكيفها الجديد
تأتى بعد ذلك الخطوة التالية وهى البحث عن البدائل المختلفة لتحقيق غرض معين ولا شك أن القدرة على تحديد تلك البدائل المختلفة إنما يتطلب فكر وبحث دائم متجدد وهنا يظهر دور المدير الخلاق المبدع ثم يلى ذلك مرحلة اختيار أحد تلك البدائل وعملية الاختيار هذه ليست عملية سهلة فهى تتطلب من متخذ القرار جمع البيانات والمعلومات والدراسة والتحليل من أجل تقييم كل بديل وتستخدم فى سبيل ذلك كثير من الطرق الإحصائية والرياضية والحسابات الإلكترونية وذلك نظرا لتشابك المحددات والقيود والنتائج الخاصة بكل بديل ومما يزيد من صعوبة الاختيار أن تنفيذ البديل المختار إنما يتم فى المستقبل فلابد من الدراسة والتنبؤ باحتمالات نجاح البديل المختار ومدى مساهمته فى حل المشكلة وهنا يجب على متخذ القرار التركيز على الاعتبارات والعوامل الاستراتيجية والتى لها أثر كبير فى القدرة على تحقيق الأهداف فمن غير المناسب أخذ جميع الاعتبارات فى الحسبان فإهمال الاعتبارات الأقل أهمية يكون أقل مخاطرة من إهمال الاعتبارات الاستراتيجية
إن البديل الذى يختاره متخذ القرار لايمثل سبيلا تاما لتحقيق الهدف ولكنه يعبر فقط من أحسن الوسائل التى تكمننا من الوصول إليه فى ظل ظروف وإمكانيات محددة
ويعتبر اتخاذ القرار خطوة من خطوات التخطيط ولذلك فإن القرارات تتخذ بواسطة العاملين فى مختلف المستويات الإدارية للتنظيم حتى أصبح لفظ المدير يطلق على كل من له سلطة اتخاذ القرارات
حرية الإدارة فى اتخاذ القرار:
إن هناك محددات على حرية الإدارة فى اتخاذ القرارات وتتركز تلك المحددات فيما يلى:
1-الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة للمشروع تحكمها دائما عوامل الندرة وعدم الكفاية ولا سبيل الإدارة إلا العمل للوصول إلى الهدف بأن تكون قراراتها فى حدود تلك الإمكانيات النتاحة
2-تدخل الجهات الخارجية عن المشروع متمثلة فى الحكومة بما تسنه من قوانين وتشريعات خاصة بالضرائب والجمارك وقوانين العمل والتأمينات فالإدارة ليس لها مطلق الحرية فى اتخاذ قرار برفع الأٍسعار مثلا إلى جانب التزامها بمواصفات واشتراطات صحية معينة بالنسبة لمنتجاتها حيث إنها تخضع من أجل ذلك لسلطة الرقابة من جهات خارجية متعددة
3-إن كل قرار متخذ لا يحظى يالتأييد المطلق فهناك دائما أشخاص معارضين وهذا يعنى أن قرارا ضروريا لا يمكن أن يتخذ أو يطبق وهنا يجب على الإدارة معرفة وتقييم تلك القوة المعارضة ومحاولة إقناعها أو على الأقل تحييدها
4-التقاليد والعرف السائدة فى صناعة معينة أو طبيعة العلاقات الاجتماعية والقيم السائدة والمعتقدات الدينية والتنظيمات غير الرسمية وصراع القوى واتجاهات الجماهير تعتبر محددات على حرية الإدارة فى اتخاذ ما تراه من قرارات
5-إن لكل منشأة المحددات الخاصة بها والتابعة من ظروفها فهناك بعض المنشأت يعتبر عدم توافر رأس المال والسيولة النقدية لديها محددا لحرية الإدارة فى قراراتها وفى منشأت أخرى قد يكون عدم توافر الكفاءات الإدارية العليا أو عدم اقتصادية الحجم الكبير أو حدة المنافسة الخارجية مع عجز إمكانيات إدارة المبيعات أحد تلك المحددات
6-أن هناك مجموعة من القرارات التى ترتبط ببعضها البعض وإن اتخاذ قرار معين لحل مشكلة فرعية قد يتعارض مع ذلك الترابط كما أن هناك من القرارات مما يحمل أهمية خاصة حيث إنها تتضمن فى حقيقتها عددا من القرارات الفرعية وعلى الإدارة أن تأخذ ذلك بعين الاعتبار وذلك عن طريق وضع خطة عامة للمنشأة ككل بجانب وضع خطط فرعية للأنشطة الوظيفية المخنلفة مع مراعاة التنسيق بينها وبين الخطة العامة
7-طبيعة متخذ القرار وتأثره بالبيئة التى يعمل فيها ومستوى تعليمه وذكائه واتجاهاته الفكرية وسلوكياته ودوافعه لها أثر كبير فى تحديد أسلوبه فى اتخاذ القرار إذا كان أسلوبا ديمقراطيا بحيث يشارك الأخرين فى صنعه أو أوتوقراطيا ينفرد بإصداره ومن هنا كان اهتمام الإدارة بحسن اختيار متخذ القرار
معوقات القرارات الإدارية:
من الممكن ذكر الأمثلة الأتية كأحد المعوقات للقرارات الإدارية:
1-صعوبة تحديد المشكلة
2-عدم إمكانية التحكم فى البيئة الداخلية للمنشأة
3-عدم استقرار الظروف الاقتصادية والاجتماعية والسياسية فى البيئة الخارجية للمشروع
4-التداخل والتشابك بين المتغيرات المؤثرة فى القرارات الإدارية
5-عدم توافر البيانات المطلوبة
6-تكلفة توافر البيانات والمعلومات
7-مشكلة الاتصالات
8-عدم المقدرة على التفرقة بين الاعتبارات الأساسية والفرعية المتعلقة باتخاذ القرار
1-صعوبة تحديد المشكلة:
وتعتبر من أولى المشاكل التى تواجه متخذ القرار ففى الغالب الأعم فإن معظم المشاكل الإدارية مشاكل مستترة غير واضحة وهنا يجب على متخذ القرار القيام بالدراسات الاستكشافية والاستنتاجية والتجريبية اللازمة نحو تحديد المشكلة الرئيسية وجوانبها الفرعية
2-عدم إمكانية التحكم فى البيئة الداخلية للمنشأة:
تتكون البيئة الداخلية للمنشأة من العوامل المادية والإنسانية وتتمثل العوامل المادية فى الموارد المالية المتاحة وفى المواد الخام المستخدمة وفى الطاقات الإنتاجية المتوافرة وهذه العوامل المادية إنما تعمل تحت قيود معينة لا يمكن للإدارة التحكم فيها وليس أمام الإدارة إلا تكوين المزيج المتناسب من هذه العوامل لاستخدامها بكفاءة أما العامل الإنسانى والتمثل فى العاملين فى المشروع فى مختلف مستوياته الإدارية فبالرغم من حسن اختيارهم بناء على مؤهلات علمية وخبرات محددة إلا أنهم مختلفون فى شخصياتهم وتركيبهم السيكولوجى وأهدافهم وتطلعاتهم ودوافعهم ومن الصعوبة بمكان التنبؤ بسلوكياتهم ورد فعلهم عند اتخاذ قرار معين يمس أوضاعهم التنظيمية فى المنشأة
3-عدم استقرار الظروف الإقتصادية والاجتماعية والسياسية فى البيئة الخارجية للمشروع:
تعتبر المنشأة نظاما مفتوحا تؤثر وتتأثر بالبيئة المحيطة بها وتتميز البيئة الخارجية للمشروع بالتغير المستمر فالتغير سمة من سمات التطور وينتج عن ذلك أن نتائج أعمال المشروع تتجه للازدياد والانخفاض نتيجة لاعتبارات خارجة عن نطاق سيطرة الإدارة فاتجاهات أسعار المواد الأولية على أثر اكتشاف مواد بديلة وأسعار الصرف للعملات الأجنبية على أثر حرب مفاجئة للارتفاع أو الاتخفاض وفتح أسواق جديدة والتقدم التكنولوجى فى النواحى الفنية يؤثربالضرورة فى محددات اتخاذ القرار الإدارى فلابد من متابعة هذه المتغيرات وإعادة حساب الأوزان الخاصة بالبدائل المتاحة وتقدير الأهمية النسبية لكل منها
4-التداخل والتشابك بين المتغيرات المؤثرة فى القرارات الإدارية:
تتميز المتغيرات المؤثرة فى القرارات الإدارية بالتداخل والتشابك فمن النادر وجود متغير مستقل يمكن عزله عن المتغيرات الأخرى لقياس أثره فهناك متغيرات مستقلة ومتغيرات تابعة ومتغيرات تسير فى اتجاه واحد ومتغيرات متداخلة ذات تأثير مركب ولا شك أن قيام الإدارة بمتابعة تلك العلاقات المتبادلة بين هذه المتغيرات المتداخلة باتجاهاتها المختلفة إنما يزيد من صعوبة الوصول إلى القرارات الإدارية السليمة
5-عدم توافر البيانات والمعلومات المطلوبة:
قد تواجه المنشأة بمشكلة عدم توافر البيانات والمعلومات الضرورية لاتخاذ القرار السليم وأن وجدت فقد تكون غير دقيقة أو تعطى جزءا فقط من الحقيقة هذا إلى جانب عدم ثبات البيانات وتأثرها بعوامل لا تقع تحت سيطرة الإدارة وفى أحيان كثيرة تخرج عن نطاق سيطرة البيئة المحلية وترتبط باتجاهات عالمية ولا سبيل للتغلب على ذلك إلا بإيجاد نظام متطور للمعلومات
6-تكلفة توفير البيانات والمعلومات:
تعتبر البيانات والمعلومات من أهم الموارد فى المشروع فهى أساس اتخاذ القرارات وقد ينظر البعض إلى الموارد على أنها الموارد الملموسة فقط مثل رأس المال والألات والخامات ولكن توجد فى المشروع موارد غير ملموسة وذلك مثل شهرة المحل والعلامة التجارية ولابد من إيجاد تكلفة وقيمة لكل من الموارد الملموسة وغير الملموسة
وهناك ببعض الصعوبات التى تواجهها المنشأة فى تحديد تكلفة وقيمة الموارد غير الملموسة ومنها المعلومات ولا شك أن قيام الإدارة بتوفير المعلومات يحتاج إلى قدر من الاستثمار فى الموارد الملموسة(الألات والأفراد)ومن المفضل ألا تزيد التكلفة عن القيمة فى حالة توافر المعلومات
7-مشكلة الاتصالات:
كثيرا ما ينظر إلى مشكلة توافر البيانات والمعلومات على أنها مشكلة اتصالات بين المستويات الإدارية الداخلية للمشروع وبين المشروع والجهات الخارجة مما حدا ببعض المنشأت إلى إنشاء إدارة متخصصة فى الاتصالات،فالاتصالات بالنسبة للمشروع هى بمثابة الجهاز العصبى لجسم الإنسان فمن طريقها تنساب البيانات والمعلومات من مراكز اتخاذ القرارات إلى القائمين على التنفيذ عبر قنوات الاتصال الرسمية ثم الحصول على بيانات ومعلومات جديدة من المنفذين لتكون أساسا لاتخاذ قرارات جديدة فالمشروع يمكنه أن يتعامل كوحدة واحدة باستخدام الاتصالات
ولقد وجد من الدراسات أن المدير يقضى ما بين 75% إلى 95% من وقته فى اتصالات:
5% اتصالات عن طريق الكتابة
10% اتصالات عن طريق القراءة
35% اتصالات عن طريق التحدث
40% اتصالات عن طريق الاستماع
وتتعدد وسائل الاتصال المختلفة من اتصالات شخصية وكتابية عن طريق التقارير والخطابات ومن المهم اختيار الوسيلة المناسبة فى الوقت المناسب فالاتصالات وسيلة وليست غاية لتدعيم أهداف المنشأة بتيسير نقل البيانات والمعلومات بين المرسل والمرسل إليه
وإذا كانت الاتصالات تتم عبر التنظيم الرسمى للمشروع فهذا لا ينفى أهمية استخدام الإدارة للتنظيم غير الرسمى كوسيلة للاتصالات والحصول على البيانات إذا اقتضى الأمر ذلك حيث إنه يتميز بالسرعة فى نقل البيانات
8-عدم القدرة على التفرقة بين الاعتبارات الأساسية والفرعية باتخاذ القرار
مقومات اتخاذ القرار:
لكى يمكن اتخاذ القرار الرشيد فلابد أن تكون له ثلاثة مقومات أساسية:
-من يعلم بوجود المشكلة
-من يهمه حل تلك المشكلة
-من له سلطة اتخاذ القرار بحل تلك المشكلة
فقد توجد هناك مشكلة وهناك من يعلم بوجودها ولكن من يعلم بوجودها ولكن لا يهتم بحلها وقد يهتم بحلها ولكن ليس من سلطته اتخاذ القرار ولكن لا يعلم بوجود المشكلة أو لا يهمه حلها وقد تتركز تلك المقومات الثلاثة فى ثلاثة أشخاص لا يوجد ترابط بينهم ومن هنا تظهر أهمية تبادل البيانات والمعلومات حتى تتركز تلك المقومات الثلاث فى شخص واحد يعلم بالمشكلة ويهتم بحلها ويتخذ القرار المناسب لذلك وإذا تعذر تحقيق ذلك فلابد أن يجتمع أكثر من شخص كل منهم لديه مقوم معين وذلك للمشاركة فى صنع القرار
تنفيذ القرار:
من الاعتبارات الهامة والتى يجب أن تراعيها الإدارة هو إمكانية تنفيذ القرار فالقرار بدون تنفيذ كأنه لم يكن ولا شك أن فى التنفيذ اختيار لمدى سلامة القرار وقد يكون القرار سليم فى حد ذاته إلا أن عدم الدقة فى تنفيذه تؤدى إلى فشله ويؤتى بنتائج عكس التى توقعها متخذ القرار
فكفاءة متخذ القرار لا توقف أو تنتهى باتخاذه بل لابد من دراسة موضوعية للاعتبارات المؤثرة فى تنفيذه وتهيئة الظروف الملائمة لنجاح التنفيذ ومراقبة مراحل التنفيذ ومتابعة النتائج خاصة وإن تنفيذ القرارات إنما يتم فى المستقبل المتغير المحفوف بالمخاطر..وهناك بعض القرارات الصعبة والتى يتطلب نجاح تنفيذها إعلام كاف بمبررات وحكمة اتخاذ القرار كما أن بعض القرارات يستلزم الأمر لنجاح تطبيقها التدرج فى التطبيق مراعاة للظروف والأوضاع التى يتم تحتها التنفيذ وتعرف تلك القرارات بالقرارات المرحلية للوصول إلى تطبيق القرار النهائى بنجاح
وهناك بعض الاعتبارات المتعلقة بإصدار القرارات وتنفيذها نجملها فيما يلى:
-أن القرارات الإدارية بالرغم من أن مسئولية إصدارها منوطة بشخص واحد فقط إلا أنها نتيجة ثمرة جهود مشتركة لعديد من العاملين فى كافة المستويات الإدارية للمشروع ونجاحها فى التطبيق إنما يتوقف على مدى مقاومتهم واقتناعهم بها
-القرار الإدارى وسيلة لتحقيق غاية وهى أهداف المنظمة الإدارية لا الأهداف الشخصية لمتخذ القرار إذ يجب عليه أن يعمل بإخلاص على تحقيق وتنفيذ أهمية منظمته وفى اللحظة التى يشعر بأن شعوره الشخصى لا يتمشى مع أهداف المنظمة فعليه ترك العمل
-أن اختيار أحد البدائل المتاحة إنما يتم تحت تأثير الميول الشخصية للقائد فقد يتجاهل بيانات لها أهميتها عند اختيار البديل أو يحورها بيانات لها أهميتها عند اختيار البديل أو يحورها وليس أدل على ذلك من اختلاف القرارين اللذين يأخذهما إداريين متساويين فى الثقافة والخبرة فى مشكلة محدودة ذات بيانات معلومة ومعروفة وذلك الاختلاف إنما يرجع المكونات الخاصة بشخصية كل منهما وطريقة تفكيرهما
تعتبر جودة هيكل التنظيم الإدارى من العوامل الأساسية المؤدية إلى اتخاذ القرارات السليمة وذلك لوجود علاقات وسلطات استشارية وتنفيذية ووظيفية واضحة وخطوط للاتصالات الرسمية والدقيقة واللازمة لتدفق البيانات والمعلومات

القرار من وجهة نظر القانون الإدارى

القرار كلمة مشتقة من أصل لاتينى وتعنى البت النهائى الإرادة المحددة لصناع القرار بشأن ما يجب عمله وما لا يجب فعله للوصول إلى هدف محدد
والقرار من وجه نظر القانون الإدارى هو قرار إدارى لصدوره من جهة إدارية منوط بها تنفيذ القانون وإن كانت بعض القوانين قد ألصقت به طبيعة قضائية والمهتمون بالقانون الإدارى يتناولون القرار من زوايا مختلفة من حيث جهة الاختصاص والسبب فى صدوره ومحله وشكله وشروط صحته وطرق تنفيذه والطرق المختلفة للتظلم منه ومدى جواز سحبه وإلغاءه بينما تجد المهتمين بعلم الإدارة يركزون على القرار باعتباره أحد مكونات العملية الإدارية حيث يهتمون بطريقة اتخاذه ومراحله وطرق المشاركة فى صنعه وفاعليته وترشيده وتقيمه
فالقرار الإدارى من وجهة نظر القانون الإدارة ما هو إلا"وسيلة تستخدمها أجهزة الدولة كى تمكنها منن القيام بمهامها ومباشرة الأنشطة الموكولة إليها"وبذلك يعتبر القرار الإدارى مظهر من مظاهر السلطة الذى تتمتع به الدولة ودائمة اللجوء إليه
التمييز بين القرار الإدارى وأعمال الدولة الأخرى:
يثار التساؤل عن كيفية التفرقة بين القرار الإدارى وأعمال الدولة الأخرى التشريعية والقضائية ولقد انقسم الفقهاء فى ذلك إلى قسمين أحدهما يأخذ بالمعيار الشكل والأخر يأخذ بالمعيار الموضوعى
أولا:المعيار الشكلى:
وفيه يعتبر كل عمل يصدر من السلطة التنفيذية عملا إداريا وكل عمل يصدر من السلطة التشريعية عملا تشريعيا وكل عمل يصدر من السلطة القضائية عملا قضائيا
ثانيا:المعيار الموضوعى:
وفى ذلك المعيار تتم التفرقة بين الأعمال طبقا لجوهر العمل نفسه دون النظر إلى الجهة التى أصدرته
فالأعمال التى تتضمن قواعد عامة مجردة ملزمة تعتبر أعمالا تشريعية والأعمال التى تتضمن أحكاما لها صحة للشىء المقضى به تعتبر أعمالا قضائية وغير ذلك من الأعمال تعتبر أعمالا تنفيذية
مفهوم القرار فى القانون الإدارى
:
يعرف القرار فى القانون الإداى بأنه:
"إفصاح عن إرادة المنفردة الملزمة للأفراد بما لها من سلطة عامة والذى يصدر فى الشكل الذى يتطلبه القوانين واللوائح وذلك بقصد أحداث أثر قانونى نتى كان ذلك ممكنا وجائزا قانونيا وكان الباعث عليه مصلحة عامة"
من هذا التعريف يتضح لنا ضرورة توافر عناصر أساسية لسلامة القرار الإدارى وتلك العناصر هى:
-الاختصاص
-الشكل
-السبب
-المحل
-الغاية
وفيما يلى تفسير لمضمون تلك العناصر:
1-الاختصاص:
نتيجة لتطبيق مبدأ الفصل بين السلطات وتوزيع الاختصاصات فلا يجوز صدور القرار الإدارى إلا من البيئات أو الأشخاص التى تملك ذلك وبتحديد من القانون
وتتوافر ركن الاختصاص يجب أن تتزافر العناص التالية:
أ-عنصر الشخص:
فمن المفروض أن يصدر القرار الإدارى من الجهة أو الشخص الذى حدده المشرع وفى بعض الحالات يجوز التفويض فى إصدار القانون طبقا للقواعد المحددة لذلك
ب-عنصر الموضوع:
وفيه يقوم المشرع بتحديد الأعمال التى يجوز للهيئات والأشخاص إصدار القرارات المتعلقة بها وتنفيذها وقد يتم تحديد تلك الأعمال تحديدا دقيقا دون الحاجة لاستئذان جهة أخرى أو قد يشترط المشروع ضرورة الموافقة المسبقة لجهة أخرى
ج-عنصر الزمن:
وفيها يتم تحديد الفترة الزمنية للهيئة أو الشخص والتى يتمكن أثنائها من مزاولة اختصاصه وهى تلك التى تبدأ بتكوين الهيئة وتنتهى بحلها وتعين الموظف وتنتهى بانتهاء اختصاصاته أو خدمته
وعلى هذا الأساس تطبق قاعدة عدم رجعية القرارات الإدارية للماضى وعدم إرجاء أثارها للمستقبل فالقرار الصادر يجب إلا يمس الحقوق المكتسبة أو المراكز القانونية إلا إذا نص على ذلك صراحة
د-عنصر المكان:
ويقصد به تحديد المكان الجغرافى والذى يجب على رجل الادارة من مزاولة اختصاصاته فى حدوده فبعض رجال الإدارة يمارسون اختصاصاتهم على نطاق كرئيس الجمهورية ورئيس الوزراء والوزراء أما المحافظون فيمارسون اختصاصات رئيس الجمهورية داخل محافظتهم ورؤساء مجالس المدن داخل مدنهم
2-الشكل:
ويقصد به المظهر الخارجى والذى تعلن به الإرادة عن إرداتها والأصل هو حرية الإرادة فى التعبير عن إرادتها وقد يفرض المشرع أشكالا معينة تظهر فيها الإدارة إرادتها فقد يشترط المشرع شكل القرار وضرورة تسبيبه واتخاذ إجراءات تمهيدية لإصداره أو ضرورة الموافقة المسبقة لجهة أخرى
ولا شك أن مخالفة تلك الإجراءات الشكلية قد تؤدى إلى بطلان القرار
3-السبب:
ويقصد به الحالة الواقعية أو القانونية أو المشكلة البعيدة عن إرادة رجل الإدارة وتتطلب منه ضرورة التدخل بما له من سلطة إصدار القرار
ويشترك كل من السبب والغاية فى توجيه إرادة متخذ القرار نحو اتخاذه
4-المحل:
ويقصد به الأثر القانونى الذى يترتب على اتخاذ القرار فمن المفروض شرعا أن يكون محل القرار جائزا وسليما من الناحية القانونية ومن الممكن تنفيذه عمليا فصدور قرار بنقل الموظف إلى وظيفة أخرى يكون محله هو قطع علاقته بوظيفته السابقة ولا يجوز صدور قرار بفصل موظف دون تحقيق أو معاقبته بالعمل 24 ساعة متواصلة لأنه بذلك يصبح قرارا متعذر التطبيق من الناحية العلمية
5-الغاية:
ويقصد بها الهدف أو الغاية من وراء صدور القرار فكل قرار يصدر لابد أن يكون له هدف محدد
ولا شك أن تحديد المحل والغاية من صدور القرار إنما فيه حماية للمرؤوسين من سوء استخدام رجال الإدارة لسلطاتهم وتعسفهم ضد معارضيهم أو استخدامها لخدمة ذويهم وتحقيق المصالح الشخصية
أنواع القرارات من وجهة نظر القانون الإدارى
:
سوف يتم فيما يلى تلخيص لتصنيف القرارات إلى أنواعها من وجهة نظر فقهاء القانون الإدارى وذلك من حيث:
أولا:تصنيف القرارات من حيث التكوين:
قرارات بسيطة:وهى القرارات القائمة بذاتها ولا ترتبط بعمل قانونى أخر
قرارات مندمجة:وهى قرارات تدخل فى تكوين عملية قانونية مركبة تتم على مراحل حيث يترتب على صدورها ضرورة صدور عدد أخر من القرارات
ثانيا:تصنيف القرارات من حيث شكل القرار:
قرارات مكتوبة:مثلا لائحة التعليمات أو الأوامر المكتوبة
قرارات شفوية:وهى القرارات التى تصدر عن طريق الكلمة المنطوقة
ثالثا:تصنيف القرارات من حيث مصدر القرار:
قرارات لإعضاء السلطة التنفيذية:مثل قرارات رئيس الجمهورية ورئيس مجلس الوزراء
قرارات لممثلى المصلحة المركزية:وهى القرارات الصادرة من سلطات لا مركزية مثل قرارات مجالس المحافظات والمدن والقرى
رابعا:تصنيف القرارات من حيث رقاية القضاء:
قرارات تخضع لرقابة القضاء:وذلك من حيث الإلغاء أو التفويض
قرارات لا تخضع لرقابة القضاء:وهى القرارات التى تتصل بسيادة الدولة الداخلية والخارجية
خامسا:تصنيف القرارات من حيث الموضوع:
-قرارات متعلقة بالإجراءات وأساليب العمل
-قرارات متعلقة بالموارد المالية
-قرارات متعلقة بالأشخاص المكلفين بأداء عمل معين
-قرارات متعلقة بالرقابة لقياس الإنجازات وتحديد الانحرافات
سادسا:تصنيف القرارات من حيث أثارها بصفة عامة:
القرارات الكاشفة:وهى التى تقتصر على إثبات أو تقرير حالة موجودة من قبل أى لا تستحدث جديدا
القرارات المنشئة:وهى قرارات يترتب عليها أثار جديدة
سابعا:تصنيف القرارات من حيث أثرها بالنسبة للأفراد:
قرارات ملزمة للأفراد:حيث يلتزم الأفراد بتنفيذها قهرا
قرارات ملزمة للإدارة فقط:وذلك مثل الأوامر والتعليمات
ثامنا:تصنيف القرارات من حيث المدى:
قرارات فردية:وهى القرارات التى تتصل بشخص مجرد ذاته
قرارات تنظيمية:وهى القرارات التى تشتمل على قواعد عامة مجردة وتنطبق على كل من تتوافر فيه شروط تطبيقها دون تحديد لشخصه
تاسعا:تصنيف القرارات من حيث علانيتها:
قرارات صريحة:وهى القرارات التى يعبر عنها صراحة
قرارات ضمنية:وهى القرارات التى لايعبر عنها صراحة ولكن تستنتج ضمنيا من مظاهر معينة فعدم رد الإدارة على شكوى أحد العاملين يعتبر قرارا ضمنيا بالرفض
عاشرا:تصنيف القرارات من حيث اتصالها بالوظيفة:
القرارات الوظيفية:وهى القرارات التى يصدرها المدير بما له من سلطات تنفيذية مستمدة من وظيفته
القرارات الشخصية:
وهى القرارات التى يصدرها المدير بصفته الشخصية
أنواع القرارات الإدارية:
من الممكن تصنيف القرارات الإدارية من عدة جوانب مختلفة كما يلى:
أولا:تصنيف القرارات طبقا لدرجة أهميتها:
1-القرارات الاستراتيجية:
وهى القرارات المرتبطة بالأهداف طويلة الأمد والسياسات الخاصة بها والمشكلات العامة ولذلك فهى تتخذ فى مستويات الإدارة العليا
2-القرارات التكتيكية:
وهى القرارات التى ترتبط بوسائل تحقيق الأهداف وتتخذ على مستوى الإدارات الوسطى والأقسام وتهدف إلى وضع القرارات الاستراتيجية موضع التنفيذ
3-القرارات الروتينية:
وهى القرارات الخاصة بالمواقف اليومية المتكررة الحدوث ويكون تأثيرها محدود الأثر فى مدى فترة زمنية قصيرة وتتميز بكثرة تفصيلاتها
ثانيا:تصنيف القرارات من حيث درجة توقعها:
1-القرارات النمطية:
يقصد بالقرارات النمطية تلك القرارات المتكررة الصدور فى أوقات محددة مثل قرارات الترقية السنوية للعاملين والعلاوات الدورية والأجازات والإحالة للمعاش وهى قرارات تصدر على نفس النمط للقرارات السابقة لها طالما لا يوجد تعديل فى القوانين واللوائح وتتميز بصفة الدورية والروتينية
2-القرارات الاستثنائية:وهى القرارات التى ترتبط بالمواقف نادرة الحدوث فى حياة المنشأة كقرار زيادة رأس المال المستثمر وقرار إدخال منتج جديد أو تغيير نشاط المنشأة والقرارات اللازمة لمعالجة المشاكل التى لم يسبق للمنشأة التعرض لها
ثالثا:تصنيف القرارات طبقا للنمط القيادى لمتخذيها:
1-القرارات الأوتوقراطية:
وهى القرارات التى يصدرها القائد بنفسه دون المشاركة من مرؤوسين معتمدا فى ذلك على سلطاته التنفيذية
2-القرارات الديمقراطية:وهى القرارات الجماعية الصنع حيث يشترك المرؤوسين فى المناقشة وإبداء الاقتراحات مما يرفع من روحهم المعنوية ويزيد من اقتناعهم بضرورة التعاون فى تنفيذه
رابعا:تصنيف القرارات من حيث اتصالها بوظبفة المنظمة:
1-قرارات تتعلق بالعاملين بالمنظمة:
وهى القرارت الخاصة بكل ما يتعلق بتشغيل العاملين منذ التحاقهم بالعمل حتى بلوغهم سن الإحالة للمعاش كقرارات الاختبار والتعين والتدريب والأجور والترقية والحوافز وغير ذلك
2-قرارات تتعلق بنشاط المنظمة:
طبقا لتقسيم أوجه نشاط المنشأة على أساس الوظائف المختلفة التى تؤديها المنظمة يصدر كل مدير تنفيذى عددا من القرارات الوظيفية المتعلقة بمجال عمله فمدير المشتريات يصدر القرارات الخاصة بإدارته واللازمة بتحديد مصادر الشراء المناسبة والكميات الاقتصادية للشراء والوقت المناسب ومستويات الجودة والأسعار ومدير الإنتاج يتخذ القرارات اللازمة بتنظيم المصنع داخليا وتحديد سياسات الإنتاج وكمية المنتج وأساليب الرقابة على مستويات الجودة ومدير التسويق يتخذ القرارات الخاصة بخط المنتجات والتشكيل والتنويع والتمييز والتبين والتسعير ومنافذ التوزيع والإعلان والترويج
خامسا:تصنيف القرارات للأثار المترتبة عليها:
1-القرارات الإيجابية:
يقصد بالقرارات الإيجابية القرارات التى يترتب عليها اتخاذ سلوك معين أو وقت سلوك معين مثل تعبئة وتغليف السلعة أو إتباع نظام البيع بالتقسيط أو فتح معارض للبيع لإتباع المنشأة لسياسة التوزيع المباشر توفيرا لعمولة الوسطاء
2-القرارات السلبية:
وهى تلك التى تعنى استمرار المشكلة قائمة بسبب عدم إمكانية اتخاذ قرار لوجود بعض القيود المفروضة فقد يكون الوقت غير المناسب أو لعدم توافر إمكانيات التنفيذ أو لنقص فى البيانات والمعلومات المتاحة أو لعدم معرفة رد فعل المتأثرين باتخاذ القرار
سادسا:تصنيف القرارات طبقا الوقت المتاح لاصدارها القرار السريع:
قد تواجه إدارة المنظمة بمشكلة غير متوقعة تتطلب قرارا سريعا وقد تواجه الإدارة بمشكلة عدم توافر البيانات والمعلومات الكافية لاتخاذ القرار السليم وهنا يجب على الإدارة مواجهة الموقف والتضحية بدقة القرار حتى لا يتفاقم الوضع ولذلك فإن كثيرا من القرارات تعتمد فى إصدارها على الموازنة بين الأهمية النسبية للبيانات غير المعلومة أو غير المؤكدة والأهمية النسبية للسرعة فى إصدار القرار
سابعا:تصنيف القرارات من حيث درجة الرسمية:
1-القرارات التنظيمية:
وهى تلك القرارات التى يصدرها المدير بصفته الرسمية مستخدما فى ذلك سلطته المستمدة من وظيفته
2-القرارات الشخصية:
وهى القرارات التى يصدرها المدير بصفته الشخصية ولا يجوز له تفويض سلطة إصدارها إلى مرؤوسيه
خصائص عملية اتخاذ القرارات الادارية
يمثل القرار الإدارى خلاصة العملية الإدارية والمقياس الحقيقى لكفاءة المدير على مقدرته فى مواجهة مشاكل العمل المستمرة لذا ارتبط لفظ المدير بالقرار الإدارى مما دعى البعض إلى تعريف المدير بأنه كل من يصدر قرارا إداريا مهما كان موقعه فى خريطة التنظيم الإدارى للمنشأة وإن كانت درجة أهمية القرار وشموله ودرجة تفصيله والفترة الزمنية التى يتناولها تختلف من مستوى إدارى معين إلى مستوى إدارى أخر
فاتخاذ القرار الإدارى هو المحصلة النهائية للربط فى التنفيذ بين وظائف الإدارة ووظائف المشروع من أجل الوصول إلى الهدف المحدد له
خصائص عملية اتخاذ القرار الإدارى:
من خلال عملة التعريفات السابقة لمفهوم القرار الإدارى يمكننا ذكر الخصائص المميزة له فيما يلى:
1-عملية هابطة:
أن الغاية من اتخاذ القرار وتنفيذه هى الرغبة فى تحقيق هدف معين فالقرار ليس هدفا فى حد ذاته بل هو وسيلة من أجل تحديد ما يجب عمله وأسلوب تنفيذ العمل ومن يكلف بالتنفيذ ومتى يؤدى ذلك العمل فقرار إنشاء المجتمعات العمرانية الجديدة قرار يهدف إلى تحقيق عدد من الأهداف الاقتصادية والإجتماعية والإسكانية
2-عملية عامة وشاملة:
تطبق عملية اتخاذ القرار على كافة المنظمات مهما اختلفت أوجه نشاطها فهو عملية ضرورية ووظيفة أساسية من وظائف الإدارة كما أنها لا تقتصر على مستوى تنظيمى معين بل تطبق فى كافة المستويات الإدارية للمنظمة
3-عملية جماعية نتيجة مجهودات مشتركة:
تتطلب عملية اتخاذ القرار المرور بعدة مراحل قد يعمل فى كل مرحلة أشخاص مختلفين فهناك مرحلة جمع المعلومات والدراسات الاسكشافية لتحديد المشكلة ومرحلة تحليل المعلومات ومرحلة تحديد بدائل العمل المتاحة وتقييمها ثم مرحلة الإصدار والتنفيذ والمتابعة وجميع هذه المراحل متكاملة ولا تتم إلا بالمجهودات المشتركة فالقرار الإدارى لابد أن تكون صناعته صناعة جماعية وإصداره فردى لإمكان تحديد المسئولية
4-عملية تتمتع بالحرية فى المقارنة والاختيار من بين البدائل:
لا يكتفى لاتخاذ القرار وجود أكثر من بديل بل لابد من التمتع بحرية اختيار البديل المناسب من بين البدائل المتاحة دون ضغط من الظروف البيئية المحيطة باتخاذ القرار
5-عملية مستمرة:
يتميز اتخاذ القرار الإدارى بالديناميكية والاستمرارية فهو يسير جنبا إلى جنب مع استمرار المنشأة فى مزاولتها لنشاطها فالمشاكل اليومية متعددة فالقرار لا ينتهى بمجرد صدوره بل لابد من تغييره بتغير الظروف البيئية والاجتماعية والسياسية والاقتصادية
6-عملية مستقبلية تمتد من الماضى إلى الحاضر من أجل المستقبل:
قرارات اليوم من أجل المستقبل ولذلك فكل قرار يحتوى على درجة معينة من المخاطرة كما أن الأمر يتطلب تمتع متخذ القرار بالقدرة على التنبؤ بالظروف والإحداث المستقبلية واحتمالاتها كما أن قرارات اليوم تعتمد على قرارات الأمس فلابد من دراستها وتحليلها وتقييمها لمعرفة أسباب فشلها ونجاحها فكثيرا ما تكون الأحداث المستقبلية امتداد لإحداث الماضى
7-عملية مفيدة :
ليس لمتخذ القرار مطلق الحرية فى اتخاذه بل توجد أمامه بعض المحددات والمعوقات والتى يكون مصدرها البيئة المحيطة بالمنشأة أو ظروفها الداخلية
8-عملية اجتماعية وإنسانية:
تتأثر عملية اتخاذ القرار بالتركيب السيكولوجى لكل من متخذ القرار والمتأثرين وما تحتويه البيئة من خصائص مميزة لها من عرف وعادات وتقاليد وقيم
9-عملية تعتمد على التحليل والدراسة المتعمقة:
لا يمكن الاعتماد على إصدار القرار بالصدفة أو بتطبيق مبدأ التجربة والخطأ إذ لابد من الدراسة لبيئة القرار وظروفها والمتغيرات المستقبلية المتوقعة وتوفير الوقت والإمكانيات المناسبة وتهيئة ظروف التنفيذ وفى بعض الأحيان قد يتطلب الأمر التدخل لاتخاذ قرار سريع وهنا يجب على متخذ القرار الموازنة بين السرعة والدراسة المتأنية
10-عملية متسلسلة:
إن صدور قرار واحد خاصة ذو الصفة الاستراتيجية قد يعقبه صدور سلسلة متصلة من القرارات التفسيرية والتنفيذية تبدأ من المستوى الإدارى الأول لبقية المستويات الإدارية الأخرى فكل قرار إدارى يسبقه قرار ويعقبه عدة قرارات وهكذا
الاتجاهات الحديثة فى اتخاذ القرارات الإدارية:
1-الاعتماد على الأساليب الكمية:
لم يقف تطور علم الإدارة عند حد الاستفادة مما وصلت إليه العلوم الاجتماعية والطبيعية بل ذهب إلى الاستفادة من المبادىء العلمية للعلوم الرياضية والإحصائية فى ترشيد قراراته الإدارية عن طريق التوسع فى استخدام الطرق الكمية التى تتضمن عددا من الطرق التحليلية منها استخدام بحوث العمليات،البرمجة الخطية بالطرق البيانية والبسيطة،وطريقة السمبلكى،وطريقة النقل والمواصلات،واستخدام نموذج بيرت،والمسار الحرج ونماذج صفوف الانتظار،ونماذج المخزون،نظرية المباريات الإدارية ونظم المعلومات
2-معالجة البيانات إلكترونيا بالكمبيوتر:
إن الوظيفة الأساسية الإدارة والاختيار الحقيقى لكفاءة المدير هو مقدرته على مواجهة المشاكل وإتخاذ القرارات الإدارية الجيدة وفى الوقت وبالتكلفة المناسبة لذلك اتجهت الأنشطة الإدارية إلى استخدام نظم معالجة البيانات إلكترونيا مما نتج عنه توفير كثير من الوقت والجهد فى عملية تسجيل وتصنيف وتحليل وحفظ البيانات والمعلومات يدويا وتوفير الوقت اللازم للمدير للتفكير الخلاق فى إيجاد البدائل المناسبة وفى سرعة دراستها وتقيمها وسرعة اتخاذ القرارات الإدارية فكثيرا ما كانت السرعة فى اتخاذ القرار الإدارى تمثل قيدا على متخذ القرار مما كان يدفعه إلى التضحية بضرورة الدراسة المطلوبة على حساب الجودة ولقد أدى انتشار استخدام الحاسبات الألية إلى تغيير وتطور ملحوظ فى نغيير مواصفات وشروط من يعملون فى مراكز اتخاذ القرارات وفى مسئولياتهم
3-التحليل السلوكى للمتأثرين باتخاذ القرار الإدارى:
تزداد أهمية القرار الإدارى بازدياد أهمية الإثار الاقتصادية المترتبة على سلامته فالقرار الاستراتيجى المرتبط بالأهداف طويلة الأجل كقرار شراء المعدات الرأسمالية والذى يلزم المنشأة بإنفاق مبالغ كبيرة يعتبر قرارا ذا أهمية خاصة يخرج عن نطاق مسئولية إدارة المشتريات إذ يقع على عاتق الإدارة العليا وكلما ارتبطت القرارات الإدارية بنواحى بشرية كلما زادت درجة أهميتها أيضا إذ إن رد فعل القرار وتأثيره على سلوكيات الأفراد كثيرا ما يرتبط بنواحى عاطفية ومن هنا كثر الاتجاه نحو التحليل السلوكى للأفراد المتأثرين والمنفذين للقرار فمسئولية متخذ القرار لا تقتصر فقط على اتخاذ قرار سليم بل تشمل أيضا مدى قبوله من الأفراد ومدى تهيئة الظروف المناسبة لتطبيقه فمن المعروف إن كثيرا من الأفراد يعترضون على التغيير بالرغم من أن ذلك سوف يحقق الأهداف العامة للمنظمة ولكن قد لا يحقق أهدافهم الشخصية فقد يؤدى ذلك التغيير إلى فقدهم لفرض الترقى مستقبلا أو زيادة مسئولياتهم وتحديد واجباتهم أو تغيير فى أسلوب العمل فعلى متخذ القرار أن يولى بعين الاعتبار ردود فعل الأفراد وسلوكياتهم ولا يلزم هنا إن يكون محللا أو خبيرا نفسيا بل المطلوب أن يكون على علم بذلك حتى يمكنه التوفيق بين الأهداف العامة للمنظمة والأهداف الخاصة للأفراد عن طريق إقناعهم بأن أهدافهم لا تتحقق إلا من خلال تحقيق الأهداف العامة
4-ازدياد الاتجاه نحو المشاركة فى اتخاذ القرار الادارى:
يجب الاعتراف بأن صناعة القرار إنما هى نتيجة لمجهودات مشتركة بين المدير والرؤوسين ومن أهمية الدور الذى يقومون به لضمان سلامة عملية التنفيذ ولا يتم ذلك إلا من خلال المشاركة والإقناع وليس إصدار الأوامر والتعليمات فمسئولية متخذ القرار لا تقتصر فقط على شرح مبررات إصدار القرار بل تمتد لمطالبة المرؤوسين بالمشاركة بتقديم مقترحاتهم وأرائهم فى كل ما يتعلق بمسئولياتهم واختصاصاتهم لأن فى ذلك خير ضمان لسلامة تنفيذ ما أسهموا فى صنعه وتعديله هذا إلى جانب الرد على استفساراتهم فقد يدرك شخصين فى نفس المستوى الوظيفى والخبرة مدلولات القرار بطرق مختلفة وذلك بسبب التركيب السيكولوجى وخلفية كل منهما فعن طريق الحوار والمناقشة يمكن توصيل المفهوم الصحيح للمعلومات بنفس المدلول لدى جميع المرؤوسين بما يقضى على التفسيرات الجانبية والشخصية

أنماط القيادة فى اتخاذ القرارات الإدارية
يقصد بالنمط القيادى فى اتخاذ القرار الإدارى منهج القائد وأسلوبه عند اتخاذه للقرار أى مدى انفراده أى مدى انفراده بصنع وإصدار القرار ومدى إيمانه بدرجة اشتراك المرؤوسين معه فى المناقشة والتحليل واقتراح البدائل وتقيمها
ويقسم البعض أنماط القيادة فى اتخاذها للقرارات الإدارية إلى الأنماط السبعة التالية:
النمط الأول:
وفيه يتفرد للقائد بصنع القرار وبإصداره وإعلانه على المرؤوسين للالتزام يتنفيذه دون مناقشة
النمط الثانى:
وفيه ينفرد القائد بصنع القرار وبإصداره وإعلانه على المرؤوسين مع شرح وجه نظره لمحاولة الفوز بتأييدهم دون إبداء أية مقترحات من جانبهم
النمط الثالث:وفيه ينفرد القائد بصتع القرار وبإصداره وإعلانه على المرؤوسين مع شرح وجه نظره والاستماع إلى أرائهم ومقترحاتهم ولكن دون الرغبة فى تعديل القرار
النمط الرابع:
وفيه ينفرد القائد بصنع القرار مبدئيا دون إصدار حيث يقوم بعرضه على المرؤوسين للمناقشة والاستماع إلى أرائهم ومقترحاتهم ثم يعدل القرار بناء على تك المشاركة ثم يقوم بإصداره
النمط الخامس:
وفيه يعرض القائد المشكلة على المرؤوسين للمناقشة والدراسة حتى يحصل على مقترحاتهم ثم يتخذ القرار ويقوم بإصداره
النمط السادس:
وفيه يقوم القائد بتحديد السياسات والقواعد التى يجب اتخاذ القرار فى ضوئها ثم يترك للمجموعة مجال المناقشة لاتخاذ القرار ثم يقوم بإصداره
النمط السابع:
وفيه يترك القائد للمرؤوسين الحرية كاملة فى عرض المشكلة وتحليلها حيث يشارك القائد فى المناقشات اللازمة لصنع القرار كأى مرؤوس من المرؤوسين
وتسهيلا لعملية الدراسة والمقارنة فسوف نركز تلك الأنماط السابقة فى الأنماط الثلاث التالية:
1-النمط الاوتوقراطى فى اتخاذ القرار الإدارى
2-النمط الديمقراطى فى اتخاذ القرار الإدارى
3-النمط الحر فى اتخاذ القرار الإدارى
ثم بعد ذلك نتناول ما هو النمط المثالى لاتخاذ القرار الإدارى بصفة عامة:
أولا:النمط الاوتوقراطى فى اتخاذ القرار الإدارى:
وفى ذلك النمط ينفرد القائد بسلطة اتخاذ القرارات التى يراها مناسبة بإرادته المنفردة دون مشاركة من المرؤوسين حيث يقوم بإجبار مرؤوسيه على تنفيذها ومن الملاحظ أن درجة انفراد القائد بسلطة صناعة وإصدار القرار قد تتفاوت من قائد إلى آخر فهناك من يستخدم سلطته التنفيذية استخداما تحكميا حيث لا يشترك أحد من المروؤسين معه فى صناعة وإصدار القرار وهناك من يحاول إقناع المرؤوسين بتأييده وتنفيذ ما يصدره من قرارات معتمدا فى ذلك على مهارته الشخصية ومنصبه القيادى حيث يسمح لمرؤوسيه بتقديم بعض الاقتراحات دون أخذها محل الاعتبار وهناك من يحاول إجراء الاتصالات مع مرؤوسيه بأن يقدم لهم مشروع القرار قبل إصداره لمناقشهم واستطلاع وجهات نظرهم مع محاولة إقناعهم وكسب ثقتهم وتأييدهم قبل إن يصبح القرار نهائيا
ويعاب على ذلك النمط من القيادة ما يلى:
أ-التركيز على استخدام السلطة استخداما تحكيما فى إجبار المرؤوسين على تنفيذ ما يصدر إليهم من قرارات دون مناقشة واقتناع
ب-القضاء على روح التجديد والابتكار لدى العاملين وتغلب الطابع الروتينى فى تنفيذ الأعمال
ج-عدم أخذ وجهات النظر المختلفة والمتعارضة وبالتالى احتمال عدم أخذ الاعتبارات التنفيذيةالمؤثرة فى الحسبان
د-تغشى روح المعارضة السلبية والأمراض الإدارية كارتفاع نسبة الغياب ومعدلات دوران العمل وأداء العمل بالصورة التى تجنب المرؤوسين المساءلة
ه-عدم المقدرة على خلق قيادات إدارية جديدة أو العمل على اكتشافها هذا إلى جانب سعى بعض المرؤوسين للتقرب للقائد عن طريق تأييده فى كل ما يصدره سعيا وراء كسب رضائه
و-تأثير إنتاجية المرؤوسين بشخصية القائد خاصة عند غيابه وارتفاع معدلات الجزاءات والعقاب
ز-ارتفاع ظاهرة التنظيمات غير الرسمية لعدم ولاء المرؤوسين للقائد
ثانيا:النمط الديمقراطى فى اتخاذ القرار الإدارى:
وفى ذلك النمط يباشر القائد مسؤولياته من خلال المشاركة الجماعية ومن اعترافه بقدرات المرؤوسين حيث يشركهم فى صناعة القرار من خلال المناقشات للتعرف على آرائهم ومقترحاتهم ومشكلات التنفيذ العملية حتى يصبغ قراراته بالصبغة العملية وبضمن التأييد الكامل له حيث يسعى من خلال المشاركة ان يخلق لدى المرؤوسين الإحساس بأن القرار من صنعتهم
وبالرغم من أن تلك المشاركة تعتمد على وجود نوع من التعاون بين القائد والمرؤوسين إلا أن درجة تلك المشاركة قد تختلف من قائد إلى قائد آخر
ويتميز ذلك النوع من القيادة بما يلى:
أ-خلق روح التعاون بين القائد والمرؤوسين للعمل كفريق متعاون مع الاتجاه نحو التوسع فى اللامركزية فى السلطة
ب-ارتفاع مستوى جودة القرارات وترشيدها عن طريق أخذ كافة الاعتبارات ووجهات النظر للأخرين
ج-خلق روح التجديد والابتكار ورفع الروح المعنوية للعاملين
د-الاعتراف بأهمية العلاقات الانسانية والتركيز عليها كأحد العوامل الايجابية فى رفع الكفاءة الإنتاجية للعملين
ه-العمل على خلق قيادات جديدة واستخدام تلك المشاركة كأحد الوسائل التدريبية
و-الاعتراف بأهمية مشاركة المرؤوسين فى اتخاذ القرارات الإدارية مع وجود نوع من الاتصالات الهابطة والصاعدة وبالتالى قرب مراكز اتخاذ القرارات من مواقع التنفيذ
ز-الإقلال من مظاهر التوتر والقلق النفسى لدى المرؤوسين وزيادة ولائهم للمنشأة والإقلال من ظاهرة التنظيمات غير الرسمية
ثالثا:النمط الحر فى اتخاذ القرار الإدارى:
وفى ذلك النمط يعتبر القائد نفسه كأحد المرؤوسين حيث يقتصر دوره على تحديد الهدف وما يتعلق به من سياسات تاركآ لهم حرية المناقشة واقتراح البدائل واتخاذ ما يرونه من قرارات مناسبة
ويتميز ذلك النموذج بتنمية روح التجديد والابتكار لدى المرؤوسين للعمل كفريق متعاون وإن كان يعاب عليه قلة الدور الذى يشغله القائد فى صنع وإصدار القرار
رابعا:النمط المثالى لاتخاذ القرار الإدارى:
لا شك أن النمط المثالى لاتخاذ القرار الإدارى هو ذلك النمط الذى يحقق أكبر قدر من المزايا بأقل قدر من العيوب هو ذلك النمط القادر على تحقيق الهدف بأحسن وسيلة وبأقل تكلفة وفى حدود الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة عن طريق استخدامها الاستخدام الأمثل
وعلى ذلك فمن الصعوبة بمكان تحديد أى الأنماط السابقة يعتبر مثالنا فكل منها يعتبر مثالا طبقا لظروف التطبيق الفعلية كما يتضح فيما يلى:
1-النمط الأوتوقراطى فى اتخاذ القرار الإدارى:
يصلح ذلك النمط فى اتخاذ القرارات الإدارية الاستثنائية المفاجئة والتى تتطلب اتخاذ قرار سريع تجنبا لتفاقم الموقف كما يصلح فى المنظمات التعليمية والتى يكون هدفها تعليم الطلاب الانضباط والنظام والقيم الأخلاقية والعلمية
2-النمط الديمقراطى فى اتخاذ القرار الإدارى:
يصلح ذلك النمط فى اتخاذ القرارات التى تتعلق بأنظمة العمل الجماعية وفى كل ما يتعلق بشئون الأفراد مثل مواعيد العمل وساعاته وأنظمة الترقيات والعلاوات وظروف العمل والخدمات الاجتماعية والصحية وطرق تقيم الأداء فكلها قرارات جماعية يجب أن تتخذ بطريق ديمقراطى عن طريق مشاركة المتأثرين بها
3-النمط الحر فى اتخاذ القرار الإدارى:
يصلح ذلك النمط فى مناقشة المشاكل العامة الاجتماعية والاقتصادية والسياسية خاصة فى المؤتمرات والندوات العلمية حيث يترك للمشتركين حرية الدراسة والمناقشة وطرح البدائل المختلفة والتى من شأنها أن توصل إلى القرار المناسب حيث يقتصر دور القائد على تحديد الأهداف العامة والقيام بعملية التنسيق والتقييم لوجهات النظر المختلفة
طرق المشاركة فى اتخاذ القرار الإدارى
يقصد بالمشاركة اشتراك المرؤوسين فى صنع القرارات الإدارية خاصة ممن يكونون مسئولين عن تنفيذ خطوة من خطوات القرار وتتعدد طرق المشاركة فى اتخاذ القرار وتتركز فيما يلى أهم تلك الطرق:
1-المشاركة عن طريق اللجان:
تواجه المنشآت فى مزاولتها لنشاطها العديد من المشاكل خاصة المشاكل الاستثنائية والتى يتطلب الأمر لدراستها تشكيل اللجان اللازمة لمناقشتها وتحليلها وتقديم البدائل المناسبة لحلها
وبالرغم مما تتميز به تلك اللجان من تكوينها من مجموعة من المتخصصين بما يسمح بتناول وجهات النظر المختلفة ومن إمكانية قيامها بالتنسيق بين الإدارات التنظيمية ذات الصلة الوثيقة بموضوع الدراسة إلا أنه من الملاحظ كثرة الانتقادات الموجهة إلى تلك اللجان إذ إنها قد تستغرق وقتا طويلا فى البحث والدراسة وقد تتسم قراراتها بالحلول الوسط إرضاء للأطراف المشتركة وفى بعض الأحيان قد تتخذ وسيلة للتهرب من مسئولية إصدار القرار على مستوى فردى ولذلك فمن المستحسن وضع عددا من الضوابط لتنظيم عمل تلك اللجان ويمكن إيضاح ذلك فيما يلى:
أ-أن يضم إلى عضوية تلك اللجان كافة العناصر المتخصصة والمسئولة عن تنفيذ القرار مع عدم المغالاة فى عدد أعضاءها
ب-الاستعانة بعضوية بعض المتخصصين من خارج المنظمة حيث أنهم يمثلون وجه النظر المحايدة
ج-تحديد الهدف من تكوين تلك اللجان وما إذا كانت لجان دائمة أو لجان مؤقتة
د-تحديد المدة الزمنية اللازمة لإنهاء عمل اللجنة
ه-إسناد رئاسة اللجنة إلى شخص محدد وأمانتها إلى شخص أخر وتحديد جدول أعمال مسبق لها
و-تحديد سلطات رئيس اللجنة وأعضاءها ما إذا كانت استشارية أو تنفيذية
ز-تحديد حد أقصى لمكافآت أعضاء اللجنة
ح-متابعة أعمال اللجنة عن طريق تسجيل محاضر الجلسات وتسجيل المناقشات لتقييم مدى مساهمة كل عضو من أعضاء اللجنة فى المناقشات وتسجيل وجهات النظر المتعارضة وليس فقط ذكر رأى الأغلبية
ط-اختيار أحد أو بعض أعضاء اللجنة لمتابعة تنفيذ قراراتها مع توفير الإمكانيات المادية والبشرية اللازمة لذلك
2-المشاركة عن طريق المؤتمرات والندوات العلمية:
تعقد المؤتمرات والندوات العلمية من أجل مناقشة موضوع معين حيث يدعى إليها المتخصصين فى ذلك الموضوع فمن خلال تلك المؤتمرات تتاح الفرصة للمشتركين للإطلاع على وجهات النظر المختلفة مع استعراض للتجارب السابقة وبذلك تتاح فرصة الاستفادة من الآخرين
وتعتبر المؤتمرات من أنجح الطرق للمشاركة فى اتخاذ القرارات خاصة بالنسبة لطبقة الإدارة العليا لتميزها بالديمقراطية وحرية المناقشة
ولكى تكون تلك المؤتمرات والندوات وسيلة فعالة للمناقشة فلابد من الإعداد والتخطيط لها وتحديد موضوعاتها ومكانها ووقتها وإحاطة أعضاء المؤتمر بجدول أعماله قبل انعقاده بفترة كافية هذا إلى جانب أهمية إدارة المناقشات وتوجيهها بحيث لا تتطرق للموضوعات الخارجة عن أهداف المؤتمر وإن كان يعاب عليها كثرة الآراء ووجهات النظر ومحاولة الوصول إلى نتائج وتوصيات عامة
3-المشاركة عن طريق تكوين المجالس القومية المتخصصة:
كثيرا ما تواجه الدولة أو الصناعات على المستوى القومى مشاكل قومية وذلك مثل مشكلة المواصلات والمرور،مشاكل التعليم بأنواعه،مشاكل الأمن العام،مشكلة التصدير والاستيراد لأحد الصناعات على المستوى القومى،وتكون لذلك الغرض مجالس قومية متخصصة،يشترك فى عضويتها قيادات من الأجهزة التخطيطية والتنفيذية ذات الصلة بموضوع المشكلة هذا إلى جانب عضوية ذوى العلم والخبرة ومن خلال عمل تلك المجالس تتم المناقشة والتحليل للمشكلة وتبادل الآراء ووجهات النظر المختلفة وطرح بدائل الحلول المتعددة لاختيار وتقيم أنسبها وبذلك يسهم جميع المتخصصين والمشتركين فى المجلس بمجهوداتهم لاتخاذ القرارات اللازمة هذا إلى جانب شعورهم بأهميتهم فى صنع القرار مما يخلق بينهم مزيدا من التعاون المشترك خاصة فى مرحلة التنفيذ
ولفاعلية عمل تلك المجالس يمكن تلك المجالس يمكن ذكر بعض الاعتبارات التالية:
أ-تشكيل تلك المجالس من عضوية كافة الأجهزة التخططية والتنفيذية المختصة مع الدقة والموضوعية فى اختيار رؤوساء تلك المجالس ممن لديهم المعرفة والخبرة بفن إدارة المناقشات والجلسات
ب-تحديد سلطة تلك المجالس ما إذا كانت تختص بتحديد الأهداف والسياسات العامة فقط أم تختص بتحديد إجراءات التنفيذ مع مراعاة عدم التوسع فى تفاصيل اتخاذ الإجراءات الفرعية
ج-إعداد جدول أعمال مسبق بالموضوعات المطروحة للمناقشة مع ضرورة تسجيل محاضر الجلسات وإن تصدر قرارات تلك المجالس بالأغلبية بعد المناقشة ويجوز فى بعض حالات الضرورة المستعجلة الموافقة على صدور بعض القرارات بالتمرير بشرط موافقة جميع الأعضاء دون الحاجة لدعوة المجلس للانعقاد
د-تكوين هيئة مستقلة من المجالس من الوزير المختص بالشكل الذى يدعمها ويعطيها قوة تنفيذية كما أن ذلك الاعتماد يعتبر نوعا من أنواع الرقابة على أعمال المجلس
4-المشاركة عن طريق الدراسة الميدانية بواسطة استمارة استقصاء:
ويتبع ذلك الأسلوب فى حالة كثرة عدد الأعضاء الذين يهمهم القرار ويتطلب الأمر معرفة آرائهم واتجاهاتهم وردود فعلهم بشأن مشروع القرار
ويتميز ذلك الأسلوب بإمكانية جمع أكبر قدر من الآراء والاقتراحات ممن لهم صلة بموضوع القرار إلى جانب إعطائهم فسحة من الوقت للتفكير والدراسة والحرية فى كتاب مقترحاتهم كما أنه يحقق ميزة تهيئتهم نفسيا لتلقى وتنفيذ القرار بدلا من مواجهتهم به
ومن الملاحظ فى الحياة العملية أنه لا توجد حدود للمشاركة فى صنع القرار إذ أن تلك الحدود تختلف من موقف إلى آخر طبقا للاعتبارات الأتية:
1-درجة أهمية القرار المراد اتخاذه وما إذا كان قرارا استراتيجيا يتعلق بالأهداف والسياسات العامة للمنظمة إذ يقتصر اتخاذه على الإدارة العليا وما إذا كان من القرارات العادية والتكتيكية والتى تتعلق بوسائل التنفيذ وتتطلب المشاركة بين القائد والمرؤوسين
2-درجة تعاون المرؤوسين واستعدادهم للمناقشة والدراسة ومقدرتهم على تفهم طبيعة المشكلات المعروضة ومستوى كفاءتهم الإدارية
3-طبيعة القيادة وسلوكياتهم ومدى إيمانها بأهمية الاعتبارات الإنسانية والديمقراطية فى صنع القرار مقدرتها على إدارة المناقشات والحوار ومواجهة المرؤوسين يضاف إلى طبيعة الضغوط التى يتعرض لها متخذ القرار سواء من قياداته العليا أو من البيئة المحيطة به
4-درجة توافر الوقت المتاح لدى متخذ القرار قد بتطلب الأمر سرعة التدخل باتخاذ قرار سريع تجنبا لتفاقم الآثار الناتجة عن التأخر فى حل المشكلة مع التضحية بمبدأ مشاركة المرؤوسين
5-درجة التعاون المشترك والتفاهم بين المرؤوسين ففى حالات التكتلات والصراع واختلاف وجهات النظر وتغشى ظاهرة التنظيمات غير الرسمية تقل حدود المشاركة تجنبا للمواجهة والتضارب فى وجهات النظر
6-درجة توافر الإمكانيات المادية واللازمة لتغطية تكلفة المشاركة فى صنع القرار
7-درجة كفاءة التنظيم الإدارى بالمنشأة وتحديد الاختصاصات والواجبات والمسئوليات وجودة الاتصالات الإدارية ووجود نظام للمعلومات ومدى شعور المرؤوسين بأن آرائهم واقتراحاتهم تؤخذ موضع التقدير والتنفيذ
مميزات طرق المشاركة فى اتخاذ القرار الإدارى:
1-الارتفاع بمستوى جودة القرارات الإدارية عن طريق أخذ وجهات النظر المختلفة فى الاعتبار والتعرف على كافة الحلول والبدائل المتاحة هذا إلى جانب مسايرة الاتجاه الحديث فى الإدارة نحو مزيد من الديمقراطية والمشورة فى صنع القرارات الإدارية
2-تحسين العلاقات الإنسانية بين القادة والمرؤوسين وإيجاد مزيد من التقارب بينهم عن طريق تكرار اللقاءات والمناقشات وكسر حاجز الخوف بما يرفع من الروح المعنوية للمرؤوسين ويزيد من استعداد القادة لتقبل النقد والغيير
3-إتاحة الفرصة للمرؤوسين للتنافس فيما بينهم عن طريق التجديد والابتكار واكتشاف العناصر المميزة لشغل المناصب العليا مستقبلا
4-وقوف المرؤوسين على حقيقة المشاكل التى تواجهها المنشأة ومبررات صدور القرارات المتعلقة بها
5-ثقة المرؤوسين فى أنفسهم واعتمادهم على قدراتهم فى التنفيذ مما يقلل من أعباء وظيفة التوجيه والمتابعة ويقلل من كثرة التفسيرات واعتماد المرؤوسين على قيادتهم وتحفزهم لتحمل المسئولية
6-زيادة قوة التنظيم الرسمى للمنشأة وزيادة الثقة المتبادلة بين القادة والمرؤوسين مع عدم إتاحة الفرصة لتكوين تنظيمات غير رسمية مناوئة لأهداف الإدارة
وبالرغم من تلك المميزات لأسلوب مشاركة المرؤوسين فى اتخاذ القرارات الإدارية إلا أن بعض القادة يعارضونها للمبررات التالية:
1-تتطلب عملية المشاركة فى اتخاذ القرار أن تكون القيادات الإدارية على درجة عالية من الكفاءة والمهارة الإدارية والتى تمكنهم من إدارة الاجتماعات والمناقشات وإبداء وجهات النظر المختلفة والرد على وجهات النظر المعارضة ولذلك فإن القائد الذى لا تتوافر لديه تلك الصفات يتجنب دائما مواجهة مرؤوسيه حيث يتعرفون عليه من خلال الأوامر الإدارية المكوبة والتى يصدرها
2-عدم ثقة القائد فى المرؤوسين وثقته الزائدة فى نفسه وارتفاع درجة كفاءتها واقتناعه بأن مصلحة العمل تتطلب اتخاذه للقرارات بإرادته المنفردة مع إيمانه بالجزاء والعقاب أكثر من الثواب والتحفيز
3-عدم اقتناع بعض القادة بأهمية المشاركة واعتبارها مظهرا من مظاهر الضعف وفقد السلطة والمكانة الوظيفية
4-الاعتقاد بأن كثيرا من الأعمال تتطلب السرية وعدم إطلاع المرؤوسين على مبررات إصدار بعض القرارات
5-أن المرؤوسين لا يبدون آرائهم بصراحة خوفا من غضب رؤسائهم واتجاههم دائما نحو تأييد ما يتخذونه من قرارات وبالتالى فإن عملية المشاركة تعتبر مظهرية أكثر منها فعلية
6-ظهور القائد أمام القيادات العليا بأنه يتحمل مسئولية العمل بنفسه مع عدم رغبته فى إظهار قيادات جديدة