تبسيط لمذكرة الخصم

ماهي مذكرة الخصم؟.

ملاحظة الخصم هي مستند يستخدمه البائع لإبلاغ المشتري بالتزامات الدين الحالية، أو مستند أنشأه المشتري عند إرجاع البضائع المستلمة على الائتمان. ويمكن أن توفر مذكرة الخصم معلومات عن فاتورة قادمة، أو قد تكون بمثابة تذكير للأموال المستحقة حالياً. وبالنسبة للعناصر التي يتم إرجاعها، قد يتم تضمين المبلغ الإجمالي المتوقع للائتمان، جنباً إلى جنب مع جرد العناصر التي تم إرجاعها وسبب الإرجاع.

مفهوم مذكرة الخصم:

ملاحظة المدين، المعروفة أيضاً باسم مذكرة المدين، تُستخدم عموماً في المعاملات التجارية. وغالباً ما تتضمن هذه المعاملات امتداداً للائتمان؛ ممّا يعني أن البائع يرسل شحنة من البضائع إلى شركة قبل أن يدفع المشتري تكلفة البضاعة. وعلى الرغم من أن السلع الحقيقية تتغير، إلا أن الأموال الحقيقية لا يتم تحويلها حتى يتم إصدار فاتورة فعلية. وبدلاً من ذلك، يتم تسجيل الديون والائتمانات في نظام محاسبة؛ لتتبع المخزونات التي يتم شحنها والمدفوعات المستحقة. وتُعتبر ملاحظات المدين منفصلة عن الفواتير حيث يتم تنسيقها عموماً كخطابات. وقد لا تتطلب الدفع الفوري. ويكون هذا صحيحاً عند استخدام مذكرة الخصم؛ لإبلاغ المشتري بالتزامات الديون القادمة على أساس المبالغ التي لم يتم إصدار فواتير بها رسمياً بعد.

نماذج بديلة لملاحظات المدين:

بصرف النظر عن تنسيق الرسالة، يُمكن أيضاً تقديم ملاحظات الخصم كإيصالات شحن مع البضائع المستلمة. وعلى الرغم من أنه قد يتم تسجيل المبلغ المستحق، إلا أنّه من غير المتوقع الدفع حتى يتم إرسال فاتورة رسمية إلى المشتري. ويُمكن أن يتيح ذلك للمشتري الفرصة لإعادة البضائع، إذا لزم الأمر، دون الحاجة إلى تقديم الدفع أولاً. وقد يتم إرسال بعض مذكرات المدين كبطاقات بريدية إعلامية، لا تكون إلا بمثابة تذكير بالدين المستحق على المشتري. وقد يكون ذلك مفيداً في الحالات التي لا يكون فيها البائع متأكداً إذا تم استلام فاتورة أصلية أو مراجعتها. ويُمكن أن تحتوي البطاقة البريدية أيضاً على معلومات حول كيفية تسوية الديون، مثل معلومات الاتصال ذات الصلة.

ملاحظات الخصم كمستندات اختيارية:

لا تختار جميع الشركات إرسال مذكرات المدين إلى المشترين الذين لديهم التزامات ديون معلقة. وبشكل عام، يُعتبر البائع إمّا أنه ممارسة تجارية معيارية ويستخدمها وفقاً للإجراءات الداخلية، أو لا يستخدمها على الإطلاق. وفي بعض الحالات، يُمكن للمشتري أن يطلب مستنداً يحتوي على المعلومات التي سيتم تضمينها في مذكرة الخصم؛ للوفاء بمتطلبات حفظ السجلات الداخلية.

مفاهيم ومصطلحات:

مفهوم القسيمة:

تعتبر القسيمة بأنّها وثيقة تسجل التزاماً، أو تسمح بدفع التزام، أو دين يحتفظ به الشخص أو الشركة التي ستتلقى المدفوعات.

مفهوم الفاتورة:

هي وثيقة تجارية تفصل وتسجل معاملة بين المشتري والبائع. وإذا تم شراء السلع أو الخدمات عن طريق الائتمان، فعادة ما تحدد الفاتورة شروط الصفقة وتوفر معلومات حول طرق الدفع المتاحة.

مفهوم النقد مقدماً:

النقد مقدماً: هو شرط يستخدم في بعض الاتفاقيات التجارية، التي تتطلب من المشتري أن يدفع البائع نقدا قبل استلام الشحنة.

مفهوم بوليصة الشحن:

هي وثيقة ترافق البضائع المشحونة بواسطة شركة طيران دولية؛ لتوفير معلومات مفصّلة عن الشحنة.

خطاب الطلب:

هو مستند يقدم إشعاراً رسمياً بأنك تفكّر في اتخاذ إجراء قانوني.

مفهوم الفاتورة الأولية:

هي فاتورة بيع أولية تُرسل إلى المشترين تصف شحنة من البضائع قبل تسليمها. وتُعدّ الفواتير الشكلية ذات أهمية خاصة بالنسبة للشحنات الدولية وتحديد الرسوم الجمركية.

مفهوم على الحساب:

هو مصطلح محاسبي يشير إلى الدفع الجزئي للمبلغ المستحق أو شراء/ بيع البضائع أو الخدمات عن طريق الائتمان.

مفهوم دفتر الأستاذ الفرعي:

يعرض دفتر الأستاذ الفرعي الخاص بحسابات القبض تاريخ المعاملة والدفع لكل عميل تمنحه الشركة الائتمان.

مفهوم الالتزامات:

يتم تعريف الالتزامات على أنها ديون مالية قانونية للشركة أو التزامات تنشأ أثناء سير العمليات التجارية.

مفهوم الحساب المستحق:

هو حساب التزام موجود عادةً داخل دفتر الأستاذ العام، الذي يُشير إلى مبلغ الأموال المستحقة لحساب آخر.

مفهوم دفتر النقدية:

يُعتبر بأنّه مجلة مالية تحتوي على جميع الإيصالات والنفقات النقدية، بما في ذلك الودائع المصرفية والسحوبات.

مفهوم الحساب الجاري:

يُعرف بأنّه حساب إيداع في مؤسسة مالية يسمح بالسحوبات والودائع. ويُعرف أيضاً باسم حسابات الطلب أو حسابات المعاملات، أن فحص الحسابات يكون سائلاً للغاية ويمكن الوصول إليه باستخدام الشيكات، أجهزة الصراف الآلي، الخصم الإلكتروني، من بين طرق أخرى.