تدقيق الموارد البشرية – المعنى والمرحلة والمزايا

تدقيق الموارد البشرية – المعنى والمرحلة والمزايا
تدقيق الموارد البشرية هى عملية شاملة من التحقق الموضوعى والمنهجى للممارسات الجارية, والتوثيق والسياسات والإجراءات السائدة فى نظام الموارد البشرية فى المنظومة.
يساعد تدقيق الموارد البشرية الفعال فى معرفة الحاجة إلى التطور والتوسع فى وظيفة الموارد البشرية. ويوجه المنظومة أيضاً في المحافظة على الامتثال للقواعد والأنظمة المتغيرة بإستمرار. وبالتالى يساعد في تحليل الفجوة بين “ما هى وظيفة الموارد البشرية الحالية” و “ما ينبغي أن يكون أفضل لوظيفة الموارد البشرية في المنظمة”.
على الرغم من أن تدقيق الموارد البشرية ليس إلزامياً مثل التدقيق المالي، ولكن حديثاً تختار المنظمات عمليات تدقيق الموارد البشرية من أجل دراسة نظام الموارد البشرية الحالى بالتوافق مع السياسات والإستراتيجيات والأهداف التنظيمية والمتطلبات القانونية. ويمكن لمدقق الموارد البشرية أن يعمل داخل أو خارج المنظمة.
فمن الضروري للإدارة العليا وضع شروط ونطاق التدقيق بشكل واضح قبل أن تقوم الشركة الخارجية التدقيق بنجاح. ويشمل ذلك تحديد الهدف المحدد للتدقيق، بمعني دراسة الالتزام بالمتطلبات القانونية وسياسات المنظمة، وتحديد المشكلات لتجنب الأزمة مع التخطيط المناسب، وتحليل الطرق لتلبية احتياجات الأطراف على نحو أفضل – الموظفين والشركاء أو المجتمع، وقياس إجراءات العمل، البحث عن فرص المتعلقة بالموارد البشرية المتاحة داخل المنظمة ، والتعامل مع الوضع الإندماج والإستحواذ، الخ
وتشمل المكونات الرئيسية لنظام الموارد البشرية التي يتم تدقيقها بشكل عام – وثائق، ووصف الوظائف، سياسات شؤون الموظفين والسياسات القانونية والتوظيف والاختيار والتدريب والتطوير والتعويض ونظام المكافأت والمزايا التى يستحقها الموظف، إدارة الحياة الوظيفية، وعلاقات الموظفين، وقياس الأداء وعملية التقييم ومؤشرات الأداء الرئيسية، ونظم المعلومات للموارد البشرية.
تتكون عملية تدقيق الموارد البشرية على نطاق واسع في المراحل التالية: المعلومات قبل التدقيق، والعرض فى الموقع، مراجعة السجلات، وتقرير مراجع الحسابات.
تشمل المراحل الثلاث الأولى على مجموعة هائلة من الكمية، فضلا عن المعلومات النوعية. حيث أن طريقة جمع المعلومات يعتمد على حجم الجمهور المستهدف، توفر الوقت ونوع البيانات التي سيتم جمعها.
وتشمل المرحلة الأولى وهى مرحلة جمع المعلومات قبل التدقيق مراجعة سياسات المنظمة وأدلة الموارد البشرية، والكتيبات للموظف والتقارير وغيرها والتي تشكل أساس العمل في المنظمة.
المرحلة القادمة وهى العرض في الموقع ويشمل الاستبيانات والمقابلات والمراقبة والمناقشات الغير الرسمية والإستطلاعات أو ربط هذه الطرق للحصول على المدخلات اللازمة من أعضاء المنظمة.
مرحلة مراجعة السجلات, تتطلب مسح مفصل لسجلات الموارد البشرية الحالية، وملفات الموظفين، وغياب الموظف ودوران إحصاءات والإشعارات وطلبات التعويض، وتقييم الأداء.
إستخدام البيانات التي تم جمعها حتى يتم إكتمال القائمة المرجعية للموارد البشرية التي تعتبر الطريقة المستخدمة على نطاق واسع لتنفيذ تدقيق الموارد البشرية. في طريقة القائمة المرجعية، القائمة التى تجمع كل تفاصيل النظام تحت التدقيق، بمعنى أنه يتم إنشاء قائمة تضم السياسات والإجراءات أو الممارسات. ذكر الممارسة الفعلية التي تتبعها المنظمة تجاه أى عنصر. ثم تتم مقارنة هذه الممارسة المحددة والممارسة الفعلية لتحديد مدى مطابقتها بين الاثنين وتحليل الإنحراف عن المطابقة عن الإمتثال. وعلى أساس هذا التحليل، يقدم تقرير التدقيق النهائي الاستنتاجات المناسبة والتوصيات وتسليط الضوء على نقاط القوة ونقاط الضعف في وظيفة الموارد البشرية جنبا إلى جنب مع التحسينات اللازمة على النحو المطلوب المناسبة.
يساهم تدقيق الموارد البشرية نحو الإستخدام الأمثل للمصادر الداخلية وزيادة الفعالية رأس المال البشرى فى المنظمة. وفى نفس الوقت, فإنه من المفيد في تبسيط العمليات وممارسات الموارد البشرية مع أفضل الممارسات والمعايير الصناعية
نطاق إدارة الموارد البشرية

تعتبرإدارة الموارد البشرية واسعة النطاق وبعيدة المدى ولذلك، فإنه من الصعب جدا تعريفها بشكل مختصر ولكن يمكن تصنيفها كالتالى:
إدارة الموارد البشرية في إدارة شؤون الموظفين:
هذا يعد بصفة إدارة القوى العاملة المباشرة التي تشمل على تخطيط القوى العاملة والتوظيف )التعيين والاختيار(, التدريب والتطوير، والحث والتوجيه والإنتقال والترقية، والتعويضات والفصل وتخفيض العمالة والرواتب وإنتاجية الموظف .والهدف العام هنا هو التأكد من نمو الفرد وتنميته وفعاليته والتي تسهم بشكل غير مباشر في التنمية التنظيمية. ويشمل أيضا تقييم الأداء وتطوير المهارات الجديدة وصرف الأجور والحوافز والبدلات وسياسات وإجراءات السفر وغيرها من ادورات ذات الصلة.
إدارة الموارد البشرية في مصلحة الموظف
يتعامل هذا الجانب من إدارة الموارد البشرية مع ظروف العمل ووسائل الراحة في مكان العمل .ويشمل مجموعة واسعة من المسؤوليات والخدمات مثل خدمات السلامة والخدمات الصحية، وصناديق الرعاية الاجتماعية والضمان الاجتماعي والخدمات الطبية. ويغطي أيضا تعيين ضباط السلامة، مما يجعل بيئة مناسبة للعمل، والقضاء على المخاطر في مكان العمل، والدعم من قبل الإدارة العليا، والسلامة المهنية، وحماية الآلات والنظافة والتهوية المناسبة والإضاءة والصرف الصحي والرعاية الطبية وإعانات المرض وإعانات إصابات العمل أو الإصابة الشخصية واستحقاقات الأمومة، وإعانات البطالة والإعانات العائلية.
فإنه يتعلق أيضا بالإشراف، والمشورة مع الموظف وإقامة علاقة الإنسجام مع الموظفين والتعليم والتدريب وتكون مصلحة الموظف بتحديد الاحتياجات الأساسية للموظفين والوفاء لهم بالمشاركة الفعالة من جانب كل من الإدارة والموظفين. وبالإضافة إلى ذلك، فإنه يضع فى الإعتبار ايضاً وجود مطعم ودور الحضانة وغرف للراحة والغداء والسكن ووسائل الإنتقال والمساعدة الطبية والتعليم والصحة والسلامة، ومرافق الترفيه، الخ.
إدارة الموارد البشرية في العلاقات الصناعية:
نظرا لأنها منطقة حساسة للغاية، فإنها تحتاج إلى تفاعلات حذرة مع نقابات العمال أو الموظفين. وحل مشكلاتهم وتسوية النزاعات بشكل فعال من أجل الحفاظ على السلام والوئام فى المنظمة. فإنه فن وعلم لفهم علاقات العمل (إدارة الإتحاد) والتشاور المشترك والإجراءات التأديبية، حل المشاكل بالجهود المتبادلة، وفهم السلوك البشري والحفاظ على علاقات العمل والمفاوضة الجماعية وتسوية المنازعات.
والهدف الرئيسي هو الحفاظ على مصلحة الموظفين من خلال تأمين أعلى مستوى من الفهم إلى الحد الذي لا يترك أثرا سلبيا تجاه المنظمة. فهو عبارة عن إنشاء وتنمية وتعزيزالديمقراطية الصناعية لحماية مصالح كل من الموظفين والإدارة.