القوائـم الماليـة
تتضمن القوائم المالية المرفقة الميزانية وقائمة الدخل والتي يتم إعدادها بطريقة تلبي احتياجات الإدارة من المعلومات الواردة بهما .
ومجوعة القوائم المالية المرفقة هي للإسترشاد فقط حيث أنه من المعروف عليه وسيكون غير عملي أن يتقرر نموذج واحد من كل موقف يحتمل حدوثه .
الميزانيـة
لا تختلف ميزانية الفندق بقدر مادي عن تلك التي تعد للمنشآت التجارية الأخرى ويتضمن ذلك الكتاب نموذج لميزانية . وجدير بالذكر أن الميزانية المستخدمة كنموذج لا تتضمن جميع الحسابات التي قد تشملها الفنادق وبالعكس قد توجد في بعض الفنادق حسابات لم ترد في تلك الميزانية .
وفي هذا الصدد يمكن تعديل الميزانية لكي توائم المتطلبات المرجوة منها مع الثبات للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها .
قائمـة الدخـل
تقدم قائمة الدخل المستخدمة كنموذج كشف منفصل لإجمالي الإيرادات والمصروفات للإدارات التي تدر الإيرادات الرئيسية وكلما كانت إيرادات إدارات التشغيل ومصروفاتها جوهرية يجب إدارج مثل هذه الإيرادات والمصروفات في تلك القائمة .
وبعد ذلك يتم إدارج مصروفات إدارات التشغيل الغير موزعة مثل أتعاب الإدارة والمصروفات الثابتة وينتج عنها بيان الدخل قبل الضريبة والذي يتم توزيعه بين كل من الشركة المالكة والشركة المديرة بالنسبة أو الشروط المدونة بعقد الإدارة .
الإيضاحات المتممة للقوائم المالية
عادة ما تصاحب القوائم المالية بعض الإيضاحات التي يجب أن تتضمن وصف للسياسات المحاسبية الهامة كما يقدم إفصاح كامل عن كل الأحداث الهامة أو الظروف أو الوقائع المبينة في القوائم المالية أو خلاف ذلك مما يتطلبه قواعد المحاسبة المهنية أ الهيئات المنظمة لذلك .
فنـدق………
الميزانية
السنة المالية المنتهية
31 ديسمبر
2008 2008
جنيه جنيه
الأصول
أصول متداولة
نقدية
نقدية بالصندوق
بنوك ـ ودائع تحت الطلب
بنوك ـ ودائع لأجل _______ _______
مجموع النقدية _______ _______
مدينون
عملاء
شيكات تحت التحصيل
متنوعون
المستحق على الفنادق الشقيقة
مجموع المدينون
ناقصا” : مخصص الديون المشكوك في تحصيلها
_______ _______
صافي المدينون _______ _______
مخزون
مصروفات مدفوعة مقدما”
أخرى _______ _______
مجموع الأصول المتداولة _______ _______
أصول أخرى
مصاريف ما قبل الإفتتاح (بعد الإستهلاك)
مصاريف مؤجلة
أخرى
_______ _______
مجموع الأصول الأخرى _______ _______
مجموع الأصول _______ _______
فنـدق_____________
الميزانية
الإلتزامات ومستحقات المالك
السنة المالية المنتهية
31 ديسمبر
2008 2008
جنيه جنيه
إلتزامات متدوالة
بنوك ـ سحب على المكشوف
شيكات مؤجلة الدفع
دائنون
مصاريف مستحقة
تأمينات مقدمة
أخرى
المستحق للفنادق الشقيقة _______ _______
_______ _______
احتياطات ومخصصات
احتياطي الإحلال والإضافات للأثاث والمعدات
مخصص إحلال وتجديد أدوات التشغيل _____ _______
_______ _______
الشركة المديرة
رأس مال التشغيل
أتعاب إدارة مستحقه
حساب جاري
_______ _______
_______ _______
مجموع الإلتزامات المتداولة _______ _______
الشركة المالكة
حساب جاري
حساب حصة المالك في الأرباح _______ _______
مجموع مستحقات المالك _______ _______
مجموع الإلتزامات ومستحقات _______ _______
فنـدق_____________
حساب التشغيل والأرباح والخسائر
السنة المالية المنتهية
31 ديسمبر
2008 2008
جنيه جنيه
الإيرادات
إيرادات الغرف
إيرادات الأطعمة والمشروبات
إيرادات التليفون
إيرادات غسيل وكي النزلاء
إيرادات التشغيل الأخرى
إيجارات وإيرادات متنوعة أخرى
_______ _______
مجموع الإيرادات _______ _______
تكاليف التشغيل والمصاريف
تكاليف الغرف
تكاليف الأطعمة والمشروبات
تكاليف التليفون
تكاليف الغسيل والكي للنزلاء
تكاليف التشغيل الأخرى
مصاريف إدارية وعمومية
مصاريف التسويق
مصاريف إضاءة قوى محركة
مصاريف صيانة وإصلاح
فوائد مدينة
مخصص التجديدات وإضافات الأثاث والمعدات
إستهلاك مصاريف ما قبل الإفتتاح _______ _______
مجموع تكاليف التشغيل والمصاريف ______ _______
صافي الربح _______ _______
يوزع كما يلي : ـ
حصة المالك
أتعاب الإدارة _______ _______
______________
الأصــــول
النـقديـة
وتتضمن النقدية الغير مقيدة (الحرة) بالصندوق والودائع تحت الطلب . أما النقدية التي يتم حجزها بصفة رسمية لأغراض إحتياطي الإحلال والتجديد للممتلكات والمعدات فيجب تضمينها في أصول أخرى بالأصول الغير متداولة ويجب الإفصاح عن تلك القيود في الإيضاحات للقوائم المالية .
حسابات مدينة تجارية
يجب ان تشمل الحسابات المدينة التجارية إجمالي المبالغ المستحقة للفندق عن الحسابات المفتوحة والمحملة على حسابات النزلاء والمستأجرين والحسابات المستحقة من الملاك والمديرين والعاملين . كذلك الوحدات التابعة يجب إدراجها منفصلة إلا إذا كانت غير هامة أو مؤثرة .
أما الحسابات التي لا يتوقع تحصيلها خلال 12 شهر التالية يجب ألا تدرج هنا بل يجب أن تدرج تحت بند حسابات مدينة غير متداولة Non current Receivable أما الأرصدة الدائنة الهامة يجب ألا تدرج هنا تحت هذا البند ولكن يجب إدارجها تحت بند خصوم متداولة (تأمينات مقدمة ) أو خصوم أخرى وذلك حسب طبيعة الرصيد الدائن .
مخصص الديون المشكوك في تحصيلها
يمثل مخصص الديون المشكوك في تحصيلها المخصص المكون للجزء الخاص بالحسابات الجارية المدينة المقرر أنها غير قابلة للتحصيل .
ويكون المخصص على أساس الخبرة التاريخية والتقدير الشخصي لكل حساب على حدة أو أي طريقة أخرى مقبولة والحسابات التي تكون غير قابلة للتحصيل يجب تحميلها على هذا الحساب وإسترداد مبالغ الحسابات التي غير قابلة للتحصيل يجب تحميلها على هذا الحساب وإسترداد مبالغ الحسابات التي سبق أن أعدمت يجب جعلها دائنة لهذا الحساب .
المخــزون
يجب أن يتضمن المخزون تكلفة البضاعة الموجودة للبيع مثل الطعام والمشروبات وباقي المخزون وأساس تقييم المخزون يجب الإفصاح عنه في القوائم المالية وإذا كانت المجموعات الأخرى هامة من حيث المبلغ يجب إيضاحها منفصلة .
مصروفـات مدفوعة مقدما”
تمثل المصروفات المدفوعة مقدما” بصفة عامة المدفوعات المقدمة عن البنود التي تفيد فترات التشغيل المستقبلية . وبطبيعة الحال يتم تحميل البنود للعمليات على أساس متى تقدم الفائدة وأمثلة ذلك تشمل التأمين ـ الإيجار ـ الصيانة ـ عقود الإعلانات التجارية ـ والبنود المماثلة الأخرى .
الأصول المتداولة الأخرى
تتضمن الأصول المتداولة الأخرى البنود التي لم تذكر في مكان آخر والتي يتوقع بقدر معقول أن تتحقق نقدا” أو خلاف ذلك الـ 12 شهر القادمة ومن أمثلة ذلك تأمين محتجز .
الأصـول الأخرى
مصروفات ما قبل الإفتتاح
تمثل مصروفات ما قبل الإفتتاح المصروفات المرسملة المتكبدة قبل إفتتاح الفندق وبالإضافة إلى مصروفات ما قبل الإفتتاح السابقة . تقوم بعض الوحدات برسملة مصروفات الإفتتاح والتي تمثل الزيادة في المصروفات على الإيرادات خلال فترة قصيرة بعد إفتتاح مرافق الفندق .
وجميع تلك المصروفات المرسملة يتم إستهلاكها على مدار فترة زمنية قصيرة من 5:3 سنة . وسياسة الرسملة والإستهلاك المتعلقة بتلك البنود يجب الإفصاح عنها في الإيضاحات المتممة للقوائم المالية .
المصـروفات المـؤجلة
تتعلق المصروفات المؤجلة عموما” بأنشطة التمويل وتمثل التكلفة المباشرة الخاصة بالحصول على التمويل مثل أتعاب القروض وتكلفة إصدار الضمانات ويتم إستهلاك تلك التكلفة عادة على مدار العمر المتعلق بالتمويل المقصود . كما يجب الإفصاح عن طريقة الإهلاك في الإيضاحات المتممة للقوائم المالية .
أخــرى
البنود الغير المتداولة الأخرى التي لا يمكن إدراجها تحت مجموعة محددة مثل الأصول الغير ملموسة والصناديق النقدية المقيدة يجب إيضاحها تحت هذا العنوان كما يجب ذكر طبيعتها إذا كانت مؤثرة في ميزانية او في جدول مرفق وكذلك يجب الإفصاح عن سياسات الإستهلاك بالنسبة للأصول غير الملموسة الهامة في الإيضاحات المتممة للقوائم المالية .
الخصــوم
حســابات دائنة مستحقة
وتمثل الحسابات الدائنة المستحقة المبالغ المستحقة للموردين ويجوز تضمين الحسابات الدائنة المبالغ المستحقة لأصحاب حقوق الإستغلال والتي تمثل متحصلات من النزلاء أو ذكرها منفصلة .
المصـاريف المستحقة
تمثل المصاريف المستحقة المصاريف الفعلية لهذه الفترة ولكن لا تستحق الدفع إلا بعد تاريخ الميزانية وكل بند من بنود المصروفات المستحقة إذا كان مؤثر يجب إدراجه منفصلا” إما في ميزانية أو في جدول مرفق وأمثلة ذلك يجب أن تتضمن الأجور والمرتبات والمزايا الخاصة بها ـ أجر الإجازات ـ الفوائد ـ أتعاب الإدارة ـ الإيجار .
التأمينات المقـدمة
تمثل التأمينات المقدمة المبالغ التي يحصل عليها الفندق والتي تخصم كجزء من السداد بالنسبة للمبيعات في المستقبل من الغرف والحفلات .
إحتياطي الإحلال والإضافات للأثاث والمعدات
يتم تكوين إحتياطي للإحلال والإضافات للأثاث والمعدات بنسبة من إجمالي إيرادات التشغيل سنويا” خصما” على حساب التشغيل ويتم إستخدامه لهذا الغرض بمعرفة المدير ، وفي حالة زيادة مصاريف الإحلال والإضافات للأثاث والمعدات عن رصيد ذلك الإحتياطي في أي سنة فإن الأمر يستلزم موافقة المالك على تحميل تلك الزيادة على حساب التشغيل . كما يمكن للمدير بشرط موافقة المالك أن يستخدم من مبلغ ذلك الإحتياطي الأموال اللازمة لإجراء التحسينات والتعديلات والإضافات للفندق بغرض المحافظة على مستوى الفندق كفندق درجة أولى ويتم إيداع مبلغ الإحتياطي المكون في أحد البنوك التي يختارها المدير وبأسمه ويعتبر مبلغ الإحتياطي في أي وقت ملكا” للمالك ويؤول للمالك ويؤول إليه في نهاية مدة العقد المبلغ الغير المستخدم منه .
توزيع حصيلة مقابل الخدمة
توزع الحصيلة الكلية لمقابل الخدمة في الفندق طبقا” لقرار وزير الدولة للقوى العاملة والتدريب رقم 22 لسنة 1984م على الوجه الآتي : ـ
(1) 75% من الحصيلة الكلية على العاملين المتصلين إتصالا” مباشرا” بالعملاء
(2) 5 % من الحصيلة الكلية كحوافز على المستحقين من جميع فئات العاملين
الفندق .
(3) 20 % من الحصيلة الكلية كمقابل للكسر والفقد والتلف .
مخصص إحلال وتجديد أدوات التشغيل
يتم تكوين مخصص لإحلال وتجديد أدوات التشغيل بنسبة من إجمالي رسم الخدمة المحصل .
أتعاب الإدارة وحصة المالك في الأرباح
طبقا”لعقد الإدارة المبرم وملحقاته يم توزيع ربح التشغيل لكل سنة ميلادية ( وبالنسبة والتناسب لكسور السنة الميلادية ) بين المالك والمدير بنسبة للمالك وللمدير على ألا تقل حصة المالك في أي سنة ميلادية ( أو بالنسبة والتناسب لكسور السنة الميلادية ) على الأقل من رأس المال المستثمر .
حساب الأرباح والخسائر حسب الأقسام
والمرفقات التفصيلية للأقسام
ــــــ
عن السنة المالية المنتهية
في 31 ديسمبر سنة 19
فـندق_______________
حساب الأرباح والخسائر حسب الأقسام
من السنة المالية المنتهية
في 31 ديسمبر سنة____19
مرفق صافي تكلفة المرتبات والمصاريف المصاريف صافي
رقم الإيرادات المبيعات المتعلقة بها الأخرى الربح (الخسارة)
أقسام التشغيل
الغرف × × × × × × × × × × × ×
الأطعمة والمشروبات
التليفون
غسيل وكي النزلاء
أقسام التشغيل الأخرى
إيجارات وإيرادات أخرى متنوعة
_____ ______ ______ _______
مجموع أقسام التشغيل ______ _______ ______ ________
مصاريف تشغيل غير موزعة
مصاريف عمومية وإدارية (× ×) (× ×) (× ×) (× × ) (× × × )
التسويق
تكاليف الطاقة
صيانة وإصلاح
فوائد مدينة
إحتياطات ومخصصات
إستهلاك مصاريف ما قبل الافتتاح ____ ____ ____ _____ ______
مجموع المصاريف الغير موزعة (× × × ×) _____ ______ ______ _______ ______ ______
صافي الربح (الخسارة) _____ ______ ______ _______
الـغـرف
الإيرادات
إيرادات نظامية × ×
إيرادات مجموعات × ×
إيرادات الصالات العامة × ×
إيرادات أخرى × × ______
إجمالي الإيرادات × × ×
ناقصا” : الخصومات والمسموحات ( × × )
صافي إيرادات قسم الغرف (1) × × × ×
المصروفات
مرتبات وأجور × ×
مزايا عاملين × ×
ـــــ
مجموع مرتبات العاملين والمصاريف المتعلقة بها (2) × × ×
مصرفات أخرى
كابلات وأطباق للأقمار الصناعية والتلفزيون × ×
عمولات وكلاء السياحة × ×
خدمات ضيافة النزلاء × ×
عقود الخدمات × ×
علاقات عامة بالنزلاء × ×
انتقالات النزلاء × ×
غسيل وكي وتنظيف × ×
بياضات × ×
مستلزمات تشغيل × ×
مصروفات الحجز × ×
الاتصالات × ×
تدريب × ×
ملابس العاملين × ×
متنوعات × ×
______
مجموع المصروفات الأخرى (3) × × ×
إجمالي المصروفات (2) + (3) = (4) × × ×
_________
ربح (خسارة) قسم الغرف (1) –(4) × × × ×
أولا” : ـ الإيرادات
(1) إيرادات نظامية
وهي إيرادات الغرف المؤجرة للأفراد لمدة قصيرة
(2) إيرادات المجموعات
الغرف المؤجرة لمجموعات الشركات بموجب عقود محددة السعر والمدة .
(3) إيرادات الصالات العامة
وهي إيرادات ناتجة عن تأجير الصالات العامة لإستخدامها في إقامة معارض ومؤتمرات أو عروض أزياء.
(4) إيرادات أخرى
وهي الإيرادات المتعلقة بالغرف وغير مدرجة ضمن البنود السابقة
ثانيا” : الخصومات والمسموحات
وتتمثل في قيمة التخفيض من أرقام الإيرادات طبقا” للأسعار الرسمية وذلك عن طريق خطأ في تحميل حساب النزيل بأكثر من الأسعار المتفق عليها بموجب تأكيد الحجز أو بمنح نزيل خصم خاص إما لطول مدة الإقامة أو الاعتبارات خاصة كالخصم الممنوح لوكلاء السياحة أو موظفي شركات الطيران .
ثالثا” : المصــروفات
(1) الأجور والمرتبات
تتمثل في أجور ومرتبات العاملين بقسم الغرف والأجر الإضافي للعاملين عن عدد الساعات العمل الإضافية ويشمل القسم ما يلي : ـ
( الحجز ـ الاستقبال ـ الاستعلامات ـ الأشراف الداخلي ـ البوابين ـ الشيالين ـ عمال المصاعد ) .
(2) مزايا العاملين
(أ) تتمثل في البدلات الممنوحة للعامل بقسم الغرف مثل بدل الانتقال وبدل السكن والبدلات الأخرى .
(ب) وجبات العاملين
وهي تكلفة وجبات العاملين والموظفين والمديرين في قسم الغرف ,
(جـ) شؤون العاملين
وتتمثل في نصيب الغرف من إجمالي مصروفات قسم شؤون العاملين موزعة على جميع الأقسام بنسبة عدد العاملين في كل قسم .
(د)التأمينات
تتمثل في نصيب القسم من تأمينات حصة صاحب العمل المؤمن بها على العاملين بالقسم .
(3) كابلات وأطباق للأقمار الصناعية والتليفزيون
وهي قيمة مصروفات وصلات الكابلات المستخدمة في التوصيل والأطباق الخاصة بالأقمار الصناعية لاستقبال المحطات الأجنبية بالتلفزيون الموجودة بغرف الفندق .
(4) عمولات وكلاء السياحة
يمثل هذا الحساب قيمة العمولات المستحقة لوكلاء السياحة عن الغرف التي تم حجزها عن طريقهم وتكون هذه العمولة بنسبة معينة عن كل ليلة في كل غرفة متفق عليها مسبقا” مع لإدارة الفندق .
(5) خدمات ضيافة النزلاء
وهي عبارة عن المزايا الممنوحة للنزيل من إدارة الفندق لتسحين الخدمة بالغرف مثل تقديم سلة الفواكه المجانية المقدمة بالغرف وكذلك مشروبات الضيافة قبل التسكين وأي مصروفات أخرى في صورة ضيافة للنزيل .
(6) عقود الخدمات
وتتمثل في قيمة العقود المبرمة مع الشركات النظامية ومكافحة الحشرات لمدة محددة ومبالغ شهرية متفق عليها في هذه العقود .
(7) العلاقات العامة بالنزلاء
ويحمل على هذا الحساب قيمة المصروفات الخاصة بمسئول العلاقات العامة بالنزلاء .
(8) انتقالات النزلاء
ويحمل على هذا الحساب قيمة تكلفة انتقالات النزلاء عن طريق الفندق بأتوبيسات خاصة بالفندق أو مؤجرة للفندق وذلك كميزة ممنوحة لمجموعات شركات السياحة من وإلى المطار أو أي رحلات أخرى داخل البلد المتفق عليها .
(9) الغسيل والكي والتنظيف
يحمل هذا الحساب تكلفة غسيل وكي البياضات والمفروشات وكذلك غسيل وكي الملابس للعاملين بالفندق وأيضا” تكلفة التنظيف الكيماوي للبطاطين والستائر وأغطية الأسرة والسجاجيد والمشايات وكل ما يتعلق ببياضات الغرف .
(10) البياضات
تكلفة البياضات والمناشف في غرف النزلاء تحمل على هذا الحساب .
(11) مستلزمات التشغيل
وتشمل هذا البند على :
(أ) مهمات النظافة
يحمل هذا الحساب بتكلفة مهمات النظافة المستعملة بقسم الغرف سواء كانت منصرفة من المخازن بأذن صرف أو عن طريق مشتريات مباشرة مثل ( الأحماض ـ فرش النظافة ـ المقشات ـ صابون الغسيل ـ أقمشة التنظيف ـ كيماويات ) .
(ب) مهمات النزلاء
يحمل هذا الحساب بقيمة المهمات المنصرفة لغرف النزلاء وأيضا” عن طريق أذن صرف من المخازن أو المشتريات المباشرة كما في ذلك المهمات التالية : ـ
( الجرائد اليومية ـ فرش ملابس ـ أمشاط ـ زهور ـ مساحات أحذية ـ أدوات كتابية ومطبوعات ـ شماعات ـ صابون وجه ـ شامبو وشاور جيل ـ كبريت ـ متنوعات … ) .
(12) الحجز
يحمل على هذا الحساب تكلفة خدمات الحجز وتكلفة أنظمة الحجز المركزي شاملا” التليفونات والفاكسات والتلغرافات .
(13) الاتصالات
يحمل على هذا الحساب جميع الاتصالات الداخلية والخارجية بمتابعة النزلاء .
(14) تدريب العاملين
ويحمل هذا الحساب جميع المصروفات الخاصة بتدريب العاملين داخل الفندق أو بخارجه مثل أخذ الدورات التدريبية في تخصص العامل بالفندق .
(15) ملابس العاملين
ويحمل على هذا الحساب بين قيمة ملابس العاملين بقسم الغرف وتشمل ما يلي :
( الأحذية وأربطة العنق ـ أغطية الرأس ـ الكرافتات ـ القمصان ـ البنطلونات ـ الفساتين ـ المرايل ) .
(16) المصاريف المتنوعة
وتمثل قيمة أي مصاريف متنوعة لا تدخل تحت أي بند من بنود المصاريف الموضحة فيما سبق .
إحصائيات الغرف
(1) عدد الغرف المتاحة
= عدد الغرف في الفندق –عدد الغرف المخصصة بصفة دائمة للمديرين
(2) عدد الغرف المؤجرة للنزلاء
= عدد الغرف المؤجرة + عدد غرف الضيافة
(3) نسبة الغرف المؤجرة
= عدد الغرف المؤجرة ÷ عدد الغرف المتاحة
(4) نسبة غرف الضيافة
= عدد غرف الضيافة ÷ عدد الغرف المتاحة
(5) نسبة الغرف المؤجرة للنزلاء
= عدد الغرف المؤجرة للنزلاء ÷ عدد الغرف المتاحة
(6) نسبة الغرف المخصصة للمدرين
= عدد الغرف المخصصة للمدرين ÷ عدد الغرف المتاحة
(7) إجمالي نسبة الغرف المشغولة
= عدد الغرف المستخدمة ÷ عدد الغرف المتاحة
(8) متوسط سعر الغرفة اليومي
= إجمالي إيراد الغرف ÷ عدد الغرف المباعة يوميا”
(9) نسبة النزلاء لعدد الغرف المباعة
= إجمالي عدد النزلاء ÷ عدد الغرف المشغولة للنزلاء
(10) نسبة الأشغال
= عدد الغرف المباعة للنزلاء