تعتبر المناقصة من الطرق الرئيسية للشراء خاصة في الدوائر الحكومية وذلك بسبب أنها تحقق مبدأ المشاركة الواسعة من قبل أكبر عدد ممكن من المناقصين الأمر الذي يؤدي في النهاية إلى تحقيق الكفاءة في أداء عملية الشراء ، طالما أن بلوغ هذا الهدف والوصول إليه أصبح يتوقف وبشكل كبير على عدد الراغبين بتجهيز المنشأة بما تحتاجه من مواد وهو ما يتحقق بشكل كبير عند استخدام هذا الأسلوب في الشراء .
تعريف المناقصة
تعرف بأنها مجموعة من الإجراءات النظامية التي تهدف إلى دعوة أكبر عدد ممكن من المناقصين لتقديم عطاءاتهم وعروضهم تمهيداً لاختيار الأنسب من بينها سواء يتعلق ذلك بجودة المادة المطلوب شراؤها أو بأسعارها أو بقية الشروط الأخرى المتمثلة بالكمية ووقت التجهيز وشروط الدفع والتسليم وغيرها من الأمور التي قد يكون لها تأثير مباشر أو غير مباشر في أداء هذه الوظيفة الهامة من وظائف المنشأة .
أنواع المناقصات
1- المناقصة العامة والمناقصة المحددة :
أصبحت حرية المناقصين في المشاركة بالمناقصة والتقدم بعروضهم إلى المنشأة المشترية أساساً يقوم عليه تقسيم المناقصات إلى أنواع مختلفة فعندما تكون هذه الحرية مطلقة وغير مقيدة تسمى المناقصة ” مناقصة عامة ” أما إذا قيدت هذه الحرية وذلك بتوجيه الدعوة للاشتراك في المناقصة إلى عدد معين من الأشخاص والشركات فنسمي هذه المناقصة بالمناقصة المحددة أو المقيدة .
والأصل في المناقصات هي أن تكون عامة إلا أنه في بعض الحالات تدفع الظروف بالمنشأة إلى عدم جعل الدعوة عامة بل تقتصر توجيهها على عدد محدود من المجهزين المختارين سلفاً بمعرفة إدارة المشتريات والإدارة العليا في المنشأة وفي ضوء عوامل عديده منها : الخبرة ، والإختصاص ، والكفاءه المالية ، والمقدرة الفنية فضلاً عما يتمتعون به من سمعة وشهرة .
2- تنقسم المناقصات سواء كانت عامة أو محددة بدورها إلى ثلاثة أقسام فرعية وذلك بحسب أماكن إقامة المناقصين ، فهناك المناقصة العامة المحلية والمناقصة المحددة المحلية إذا كانت اقامة المناقصين داخل الدولة أما إذا كانوا يقيمون خارج الدولة الذي تعمل فيه المنشأة فيكون نوع المناقصة إما عامة خارجية أو محددة خارجية أما إذا كان بعض المناقصين يقيمون داخل الدولة في حين يقيم البعض منهم خارجه فإن المناقصة هنا تكون إما عامة محلية وخارجية أو مناقصة محددة محلية وخارجية .
وفي هذا الخصوص وعند استخدام المنشأة المناقصات كطريقة من طرق الشراء فانها لا تكون في حالة خيار ومفاضلة بين كلا النوعين وبالتالي فانها لا تملك الحرية الكاملة في المفاضلة بين المناقصة العامة والمناقصة المحددة فهي ملزمة باستخدام نوع معين من المناقصات وذلك بحسب ما تمليه الظروف التي تسود عند تنفيذ المناقصة ذاتها فطبيعة السلعة وظروف السوق ومبالغ الشراء كلها عوامل ومؤثرات تقوم بالحد من حرية المنشأة وبالتالي تحدد نوع المناقصة اللازمة الاستخدام ، ففي حالة كون السلعة معروضة فقط من قبل عدد محدود من المنتجين فانه لا يكون من الحكمة في شيء استخدام المناقصة العامة لأن ذلك سيكون مضيعة للوقت والجهد طالما لا تتوقع المنشأة أن يتقدم إلى هذه المناقصة أو يشترك فيها إلا ذلك العدد المحدود من المجهزين .
ويمكن أن يقال الشيء نفسه في حالة ما إذا كان تنفيذ الأعمال أو توريد بعض أصناف المواد يتطلب إمكانيات فنية ومالية عاليتين والتي ربما لا تتوافر إلا لدى عدد محدود من الشركات المتخصصة كما أن مثل هذه الأعمال اذا ما طرحت في مناقصة عامة فقد تلحق بالمنشأة مخاطر جسيمة ربما تهدد مصالحها سيما اذا كان الاتجاه السائد في منشأت الدولة هو أن يتم التعاقد مع صاحب أقل العطاءات سعراً ومن دون الالتفات إلى عوامل المفاضلة الأخرى .
ويمكن أن نلاحظ مواقف أخرى تشجع على استخدام المناقصة المحددة كما في حالة كون الأصناف المطلوب شراءها أو الأعمال المطلوب القيام بها لها صفة السرية التامة حيث تقتضي المصلحة العامة للدولة تأمينها عن طريق التعاقد مع عدد محدود من المجهزين .
من كل ما تقدم يمكن القول بأن هذين النوعين من المناقصات هما ليسا بديلين الواحد عن الآخر بل هما مكملين أحدهما للآخر وذلك لعدم وجود منافسة بينهما بأي شكل من الأشكال وفي أي ظرف من الظروف .
المناقصة السرية
هناك من يعتقد بوجود نوع آخر من المناقصات وهو المناقصات السرية وللرد على هؤلاء أقول بأنه لا توجد في الحقيقة والواقع مناقصة سرية وأخرى علنية ولكن يمكن القول بأن كافة الإجراءات التي يتم اتخاذها عند المناقصة يجب أن تكون كفيلة بالمحافظة على سرية العروض المقدمة من قبل المناقصين ولا تسمح بافشاء ما ورد فيها أو إطلاع الأخرين عليها مهما كانت صفتهم وبأي حال من الأحوال أو لأي سبب من الأسباب طالما كان في ذلك تحقيق لمصلحة المنشأة المشترية وفائدتها .
أوجه الاختلاف بين المناقصة العامة والمناقصة المحددة
من خلال الاستعراض السابق يمكن أن أذكر عدد من أوجه الاختلافات بين المناقصة العامة والمناقصة المحددة وذلك كالتالي :
1- عدد المناقصين : بما أن حرية الاشتراك في المناقصة المحددة أو المقيدة ليست مطلقة كما هو الحال في المناقصة العامة لذا نجد أن عدد المناقصين الذي يحق لهم التقدم في المناقصة العامة طالما أن الدعوة هنا هي لجميع المناقصين دون تحديد أو تقيد أو حتى تفرقة أو تمييز فمن يجد في نفسه الكفاءة والمقدرة على تجهيز المنشأة بالمواد المعلن عنها أن يتقدم إليها بعطائه معلناً لها عن رغبته في ذلك .
2- وسيلة الاتصال : تختلف المناقصة العامة عن المناقصة المحددة من حيث وسيلة الاتصال بالمجهزين حيث تستخدم المنشأة الاعلان عن المناقصة بشتى وسائل النشر في حالة المناقصة العامة بينما نجدها تلجأ إلى وسائل الاتصال الشخصية مثل الرسائل وما شابه ذلك في حالة المناقصة المحددة .
3- فترة التعاقد : تختلف المناقصة العامة عن المحددة من حيث فترة التعاقد فبالنظر لكثرة عدد المتناقصين في المناقصة العامة وبغية فسح المجال أمام أكبر عدد ممكن منهم للتقدم بالعطاءات فان الفترة المسموح بها لتقديم العطاءات تفوق تلك المسموح بها للمناقصين في حالة المناقصة المحددة أو المقيدة كما أن إجراءات تحليل العروض واختيار الافضل من بينها ومفاوضة المتقدمين بعطاءاتهم قد تستغرق فترة أطول في المناقصة العامة عنها في المناقصة المحددة .
4- التكاليف : تختلف التكاليف التي تتحملها المنشأة وذلك بحسب نوع المناقصة فمثلاً تكون تكاليف الاتصال بالموردين قليلة في المناقصة العامة في حين أن هذه التكاليف تكون بمقدار أكبر في المناقصة المقيدة ومن ناحية ثانية نجد أن تكاليف مفاوضة الموردين ودراسة العروض وتحليلها هي أكثر في المناقصة العامة عما هي عليه في المناقصة المحددة .
5- الاتفاق فيما بين المتناقصين : بما أن عدد المناقصين في المناقصة المحددة أو المقيدة قليل فانه من الممكن حصول اتفاق فيما بينهم على تقديم أسعار عالية أو أية شروط مجحفة تلحق بالمنشأة أضراراً بينما تنعدم مثل هذه الإمكانيات أو تتضاءل في حالة المناقصة العامة .
6- إلغاء المناقصة : إن احتمالات الغاء المناقصة هي أكثر حدوثاُ في المناقصة العامة منها في المناقصة المحددة وذلك بسبب تعدد الظروف والحالات التي تؤدي إلى الإلغاء ومن ذلك أن عدد المناقصين أقل من العدد المطلوب .
7- استكمال النواقص : من المعلوم أن المنشأة عند تجد أن بعض العطاءات في المناقصة المحددة غير مستوفية للشروط كلاً أو بعضاً مما يستوجب استبعادها وعدم أخذها بنظر الإعتبار الأمر الذي يترتب عليه انخفاض عدد العطاءات ذاتها وبالتالي يمكنها الاتصال بأولئك المناقصين أصحاب العطاءات الناقصة شخصياً والطلب اليهم إكمال النواقص وهذا أمر لا يمكن تحقيقه في حالة المناقصة العام لتعذر الاتصال بالمناقصين أساساً.
8- اشتراطات المناقصة : تشترط المنشأة توافر بعض الشروط في المناقصين كأن يكون مسجلاً في غرفة تجارية أو يحمل هوية مقاولين كما تطلب منهم استيفاء بعض المتطلبات مثل تقديم تأمينات أولية وكل هذا من أجل أن تبعد المناقصين غير الجادين من الاشتراك في المناقصية وتستقطب فقط أولئك الذين يتمتعون بالكفاءة والمقدرة العاليتين والتي تجعل منهم مصادر توريد مناسبة .
9- مبلغ المناقصة : تكون مبالغ الشراء في المناقصة المحددة أو المقيدة عادة أكبر منها في المناقصة العامة كما أن المواد المطلوب شراؤها في النوع الأول من المناقصات تكون في الغالب الأعم ذات أهمية كبيرة في حياة المنشأة وتقدمها خلافاً لما تكون عليه المواد التي تشتري عن طريق المناقصة العامة .
مبادئ المناقصة
من الأمور الضرورية بل من أساسيات طرق الشراء هو توافر بعض المبادئ فيها والتي في حالة عدم توافرها كلاً أو بعضاَ لهو أمر يجعل من المناقصات طريقة عقيمة وغير ذات جدوى بل ربما عديمة الفائدة ولا تؤدي إلى تحقيق هدف إدارة المشتريات في تأمين احتياجات المنشأة من المواد بكفاءه وفيما يلي أهم هذه المبادئ :
1- المساواه : بمعنى ضرورة قيام إدارة المشتريات بمعاملة جميع المناقصين معاملة واحدة وعلى قدم المساواة وذلك بأن تطبق شروط المناقصة كافة بحق جميع المناقصين وبدون أي تفرقة أو تمييز أو تحيز حيث لا يجوز لها أن تطبق الشروط على عدد من المشتركين في المناقصة في حين تستثني عدداً آخر .
2- المنافسة : من أهم الأسباب التي أدت الى انتشار استخدام المناقصات كطريقة من طرق الشراء هو تحقيقها لمبدأ المنافسة بين أكبر عدد ممكن من الموردين والذي لا يتم تحقيقه إلا من خلال الاعلان عن المناقصة في وسائل النشر المختلفة وهذا من أجل أن يتم إتاحة الفرصة لأكبر عدد ممكن من المجهزين للمشاركة في المناقصة .
3- الثبات : ويعني أنه لا يجوز لإدارة المشتريات أن تتدخل وتجري أية تعديلات على شروط المناقصة بعد أن تم الإعلان عنها والتي على أساسها تقدم المناقصون بعروضهم وعطاءاتهم وبالتالي يجب أن تتسم بالثبات الذي قد يعني الالتزام من قبل المنشأة أمام المناقصين .
إلغاء المناقصة
رغم أن هناك ظروفاً قد تدفع إدارة المشتريات إلى اتخاذ قرار بالغاء المناقصة إلا أننا لا يمكن النظر إليها من زاوية واحدة طالما أن الموقف التي تتخذها المنشأة ليست واحدة ولهذا فإن هذه الظروف ستكون مختلفة بحسب تلك المواقف وخاصة في الموقفين التاليين :
1- إلغاء المناقصة قبل فتح العطاءات :
يمكن للمنشأة أن تلغي المناقصة التي لم يتم فتح عطاءاتها بعد في حالة انتفاء الحاجه إلى شراء المادة موضوع المناقصة أساساً ونهائياً على أن يكون الالغاء بقرار مسبب من مدير المنشأة .
2- إلغاء المناقصة بعد فتح العطاءات :
هناك حالات وظروف قد تدفع بالمنشأة إلى إلغاء المناقصة حتى بعد فتح العطاءات تمهيداً للبت فيها والحالات التي يجوز في واحدة منها أو أكثر الغاء المناقصة هي الآتية :
* إذا ما كانت العطاءات المقدمة للمنشأة هي بالأساس قليلة العدد أو أنه وبعد استبعاد العروض غير المستوفية للشروط تطبيقاً لمبدأ المساواة لم يتبق منها إلا العدد القليل من العطاءات فهنا يحق للمنشأة المشترية الغاء المناقصة وذلك لعدم استطاعة المناقصة من تحقيق أهدافها والتي كما نعلم أنها تتوقف بشكل كبير على عدد المناقصين المشتركين فيها .
* إذا تضمنت جميع العطاءات أو أغلبها بعض التحفظات فيحق للمنشأة في هذه الحالة الغاء المناقصة ، كذلك اذا ما تبين لإدارة المشتريات أنه بعد استبعاد العدد المتضمن للتحفظات لم يتبق من العروض إلا عدداً قليلاً فانه يحق لها الغاء المناقصة .
والتحفظات التي يمكن أن يذكرها المناقصون ما هي إلا الشروط الخاصة التي يضيفها مقدم العطاء إلى عطائه وتعتبر تعديلاً لشروط العطاء ذاته وذلك لأن اشتراكهم في المناقصة سوف يكون مشروطاً بها ، والتحفظات اما أن تكون بصيغة توفير ظروف معينة أو عدم حصول ظروف أخرى مثل اشتراط بعض المناقصين عدم زيادة أجور العمال عن نسبة معينة خلال فترة تنفيذ المناقصة أو اشتراط توفر مواد أو ظروف عمل خاصة مثل الحصول على إجازة استيراد رغم توفر المواد في الأسواق المحلية .
* إذا كانت قيمة العطاء الأقل تزيد على القيمة السائدة في السوق أو عندما تكون الكلفة الكلية للمناقصة أكثر من المخصصات المرصودة لها في الميزانية التقديرية فيحق للمنشأة في هاتين الحالتين الغاء المناقصة وعلى اللجنة إذا ما أوصت بإلغاء المناقصة لارتفاع أسعارها أن تثبت في محضرها ما اتخذته من إجراءات للوقوف على أسعار السوق .
إن إلغاء المناقصة بعد فتح العطاءات المقدمة إلى المنشأة يتطلب من إدارة المشتريات اتخاذ اجراء آخر بشأنها طالما أن الحاجة إلى المادة المعلن عن شرائها لا تزال قائمة وغير مشبعة ومن هنا يمكن للمنشأة القيام بأحد الاجرائين التاليين وذلك بحسب ما تمليه عليها الظروف المرتبطة بعملية شراء المادة ذاتها :
1- إعادة الإعلان عن المناقصة مجدداً
2- استخدام طريقة أخرى من طرق الشراء
وإذا افترضنا بأن المنشأة قد قررت إعادة الاعلان عن المناقصة مجدداً فعليها هنا وقبل تنفيذ هذا القرار أن تقوم بدراسة السبب أو الأسباب التي أدت إلى الغاء هذه المناقصة ومحاولة معالجتها طالما أن الاعلان عن المناقصة وبنفس صيغتها السابقة معناه الوصول إلى ذات النتيجة وذلك طالما أن الأسباب التي أدت إلى حدوثها ما تزال قائمة وباقية بدون معالجة أو تعديل فعلى سبيل المثال لو كان عدد المشتركين في المناقصة قليلاً فيجب معرفة سبب هذه الظاهرة فقد تكون وسيلة النشر المستخدمة غير مناسبة أو أن شروط المناقصة قاسية بحيث كانت خارج حدود مقدرة الكثير من المناقصين أو أن المواصفات أو الكميات المطلوبة لا تتناسب مع المبالغ المخصصة للشراء .
وإذا ما ألغيت المناقصة قبل الموعد المحدد لفتح العطاءات فعلى المنشأة أن تعيد الى المناقصين ثمن استمارة الشروط والمواصفات لمن اشتراها عند الطلب شريطة أن يعيدوا جيمع المستندات التي بيعت لهم .
أما إذا كان الالغاء بعد فتح العطاءات فان بعض لوائح المشتريات تجيز رد الثمن فقط لأولئك الذين اشتركوا في المناقصة وبناء على طلب تحريري من قبلهم على أن يقوموا باعادة جميع المستندات التي بيعت لهم أيضاً .