بمجرد البدء في عالم الأعمال ستفهم “أن فهم أين وكيف يتم إنفاق الأموال” هو السر وراء النجاح. هنا تأتي أهمية مراكز التكلفة. إنها كالعدسة المكبرة التي تركز على أقسام معينة داخل الشركة، مما يسمح لنا برؤية كيفية إنفاق الأموال بدقة.
مراكز التكلفة ليست مجرد أرقام؛ إنها عن استراتيجية وكفاءة لزيادة الربحية. تمكّن المنظمات من اتخاذ قرارات مستنيرة وتعديل نفقاتها حسب الأهداف العامة. في الأقسام التالية، سنغوص في عالم مراكز التكلفة، حيث نستكشف تعريفها وغرضها وأهميتها في إدارة الأعمال المعاصرة. وسنرى كيف يمكن لأدوات مثل وافِق أن تغير في الطريقة التي نتعامل بها مع التحكم في التكلفة.

تعريف مركز التكلفة

مركز التكلفة هو قسم أو وظيفة داخل المنظمة تُحمل عليها التكاليف ولكنها لا تولد إيرادات مباشرة. فهي وحدة أو قسم معين مسؤول عن مهام أو خدمات خاصة، يتم تحليل التكاليف المرتبطة بهذا القسم لتقييم الأداء والكفاءة.
قد تشمل أمثلة مراكز التكلفة قسم التسويق أو الموارد البشرية أو تكنولوجيا المعلومات. تعتبر مراكز التكلفة مهمة جداً لتتبع التكاليف وتمكين المديرين من تحسين العمليات داخل هذه المنطقة، باستخدام أدوات مثل وافِق لضمان الرقابة المالية والتوافق مع أهداف الشركة.

أنواع مراكز التكلفة
فهم أنواع مراكز التكلفة المختلفة هو العامل الرئيسي لإدارة وتحليل التكاليف بفعالية داخل مؤسستك. إليك بعض الأنواع الرئيسية:
مراكز الإيرادات: هذه المراكز مسؤولة عن توليد الإيرادات ولكن ليس لديها سيطرة على التكاليف أو قرارات الاستثمار، وتركز بشكل رئيسي على المبيعات وربح الإيرادات.
مراكز التكلفة الوظيفية: هي أقسام داخل الشركة التي لها مسؤوليات محددة، مثل الموارد البشرية أو التسويق أو التصنيع. تركز على وظائف ومهام محددة ولكن لا تولد إيرادات مباشرة.
مراكز الاستثمار: هذه المراكز لها سيطرة على التكاليف والاستثمارات والإيرادات. تكون مسؤولة عن اتخاذ قرارات الاستثمار ويتم تقييمها بناءً على الربحية وعائد الاستثمار.
مراكز التكلفة للخدمات: هذه مسؤولة عن تقديم الخدمات للأقسام الأخرى داخل المنظمة ولكن لا تولد إيرادات مباشرة. تشمل الأمثلة دعم تكنولوجيا المعلومات أو إدارة المرافق.

فوائد وتحديات استخدام مراكز التكلفة
فهم توزيع التكلفة: تتيح مراكز التكلفة فهمًا دقيقًا لحدوث التكاليف داخل المؤسسة من خلال تخصيص التكاليف لأقسام أو لوظائف معينة، يمكن للمديرين الحصول على تحليلات حول كيفية استخدام الموارد، مما يعزز عمليات التخطيط وإعداد الميزانية.
الجوانب السلبية والتعقيدات المحتملة: على الرغم من أن مراكز التكلفة توفر وضوحًا ورقابة، قد تقدم أيضًا تعقيدات خاصة إذا لم يتم إدارتها بشكل صحيح. فقد يؤدي تنفيذ مركز تكلفة بطريقة غير صحيحة إلى توزيع غير صحيح للموارد، وتحليل خاطئ للربحية، وأعباء إدارية إضافية.
كيف يمكن أن يساعدك وافِق: تتطلب تحديد مراكز التكلفة بفعالية برامج محاسبة قوية. لذا يوفر لك وافِق حلاً محاسبيًا يقدم الدعم اللازم لتنظيم وتحليل مراكز التكلفة، مما يقلل من العوائق المحتملة، ويزيد من قيمة استراتيجيتك المالية.
تنفيذ مراكز التكلفة
خطوات إنشاء وإدارة مراكز التكلفة:
تحديد مراكز التكلفة: تحديد الأقسام أو الوظائف المختلفة التي ستعامل كمراكز تكلفة مستقلة.توزيع التكلفة: تعيين التكاليف ذات الصلة لمراكز التكلفة المقابلة.الرصد والتحليل: مراجعة دورية للتكاليف وأداء مراكز التكلفة لضمان التوافق مع الأهداف.التحسين المستمر: تنفيذ التعديلات حسب الحاجة لزيادة فعالية مراكز التكلفة.
الاعتبارات الرئيسية:
التوافق الاستراتيجي: التأكد من ملائمة مراكز التكلفة مع استراتيجية وأهداف الشركة بأكملها.
الشفافية والمسؤولية: الحفاظ على إرشادات ومسؤوليات واضحة لضمان الوظائف السليمة.
دور وافِق في التنفيذ: تبسط وافِق عملية إعداد وإدارة مراكز التكلفة من خلال حلاً محاسبيًا. تجعل واجهته سهلة الاستخدام ووظائفه القوية منها أداة أساسية لأي منظمة تتطلع إلى تبسيط إدارة تكلفتها.
كيف تبسط وافِق إدارة مراكز التكلفة
وافِق هو برنامج محاسبة متقدم مصمم لتبسيط إدارة المالية، يوفر مرونة وأدوات تجعله مناسب للتعامل مع مهام إدارة مراكز التكلفة المعقدة.
الميزات التي تساعد في فرز المشروعات وإضافة مراكز التكلفة:
توفر وافِق وظائف مثل:
إنشاء وتنظيم سهل لمراكز التكلفة.
عرض قائمة الدخل حسب مراكز التكلفة.
التكامل مع أدوات مالية أخرى للحصول على نظرة شاملة.

أمثلة عملية على استخدام مراكز التكلفة
فهم مراكز التكلفة نظريًا مفيد، ولكن الأمثلة العملية يمكن أن توفر فهمًا ملموسًا لكيفية تطبيقها في الأعمال. فيما يلي بعض دراسات الحالة:
شركة تصنيع: باستخدام مراكز التكلفة، تمكنت شركة تصنيع من تقسيم تكاليف الإنتاج إلى أقسام مختلفة مثل التجميع ومراقبة الجودة والتغليف. سمحت هذه الفقرة للشركة بتحديد عدم الكفاءة وتوزيع الموارد بشكل أكثر استراتيجية. مع وافِق، سمح التتبع في الوقت الحقيقي بإجراء تعديلات سريعة واتخاذ قرارات مستنيرة.
عيادة صحية: نفذ مستشفى مراكز التكلفة للأقسام والأجنحة المختلفة، وحدد المناطق التي تم استخدام الموارد فيها إما بشكل زائد أو ناقص، وتمكنوا من تتبع النفقات بدقة وإجراء التغييرات اللازمة في توزيع الموارد.
ختاماً
إدارة مراكز التكلفة هي جانب أساسي من الأعمال التجارية الحديثة، تمكينًا للتحكم والفهم الأكثر دقة للنفقات. من فهم تعريفها وأنواعها إلى فهم الفوائد والتحديات وطرق التنفيذ، فإن النظرة التفصيلية لمراكز التكلفة تجلب الوضوح للعمليات المالية.
يبرز وافِق كحل محاسبي شامل في دعم إدارة مراكز التكلفة بسهولة وكفاءة. يمكن أن تكون تتبعها في الوقت الحقيقي ومرونتها وميزاتها القوية محورًا لأي عمل تجاري، كبير أو صغير.

فهم إدارة المصروفات: التعريف، والأهمية، والعناصر الرئيسية
في عالم الأعمال الحديث، تعتبر إدارة المصروفات ليست فقط مهمة بل ضرورية لضمان النجاح والاستدامة. إنها ليست عملية بسيطة تقوم بها الشركة لتنظيم مصروفاتها فقط، بل هي استراتيجية متكاملة تشمل تتبع وتحليل وتقرير وضبط المصروفات لضمان التحكم في التدفق النقدي وتحسين الربحية. وتشمل إدارة المصروفات أيضا التخطيط والتنفيذ والمراقبة للتأكد من استخدام الموارد بكفاءة.
سنتناول في هذا المقال مفهوم إدارة المصروفات وأهميته والعناصر الرئيسية التي تمثلها، وكيف يمكن لإدارة المصروفات الفعّالة أن تسهم في تحقيق نجاح أعمالك وتعزيز استدامتها

تنفيذ نظام فعّال لإدارة المصروفات
فهم أهمية إدارة المصروفات هو مجرد الخطوة الأولى، وما يليه هو تنفيذ نظام فعّال. يتيح نظام إدارة المصروفات المنظم بشكل جيد رؤية واضحة وتناسق وامتثال في التعامل مع جميع أنواع مصروفات الأعمال. ويشمل ذلك استخدام أدوات وتكنولوجيا متقدمة، وإعداد إجراءات محددة جيدًا، وضمان اتصال واضح عبر المؤسسة.
مع وجود نظام مناسب في مكانه، تصبح إدارة المصروفات ليست فقط أسهل ولكن أيضا أكثر استراتيجية. يتيح للأعمال التنبؤ والاستجابة للتغيرات، مما يقلل من المخاطر المالية ويزيد من الربحية. باستخدام منصة مثل وافِق، يمكن للشركات الاستفادة من حلول قابلة للتخصيص تتناسب مع احتياجاتهم الخاصة، مما يبسط إدارتهم المالية.

عملية الموافقة على المصروفات
في بيئة الأعمال الحديثة، تعتبر عملية الموافقة على المصروفات السلسة أمرًا بالغ الأهمية للعمليات الفعّالة. تساعد في تحسين إدارة المصروفات وليس فقط في التحكم والتحقق منها داخل المنظمة. من خلال تنفيذ عملية محددة جيدًا، يمكن للشركات ضمان الامتثال للسياسات الداخلية والمتطلبات التنظيمية، مع تقليل الأخطاء.
تشمل عملية الموافقة على المصروفات عدة خطوات رئيسية، مثل تقديم المصروفات، والموافقة عليها، والتحقق، وأخيرًا، السداد. يقدم برنامج وافِق المحاسبي نظامًا قويًا وقابلًا للتخصيص يمكن أن يتكيف مع احتياجات المؤسسات المختلفة، مما يجعل العملية كلها سلسة وفعّالة.
دمج البيانات والأتمتة: استغلال التكنولوجيا للقضاء على المهام اليدوية
في سعينا للوصول إلى نظام إدارة مصروفات فعّال وموثوق، يعتبر دمج البيانات والأتمتة عناصر حيوية. إذ يلعبان دورًا كبيرًا في القضاء على المهام اليدوية وتقليل احتمال وقوع أخطاء بشرية.
يشير دمج البيانات إلى توحيد مصادر المعلومات المتعددة في هيكل متسق وسهل الوصول إليه. يسمح هذا الدمج بفهم أعمق للمصروفات، مما يتيح اتخاذ القرارات بسرعة والتخطيط الاستراتيجي. من ناحية أخرى، تترجم الأتمتة هذه الرؤى إلى مهام قابلة للتنفيذ، مثل ملء الحقول تلقائيًا، أو جدولة التقارير، أو تنشيط التنبيهات للشذوذ.
يمكن أن يؤدي استغلال التكنولوجيات مثل تلك التي تقدمها وافِق إلى تحقيق كفاءة ودقة أكبر في إدارة المصروفات. من خلال دمج أدوات مالية متنوعة بسلاسة، مثل الفواتير والفواتير والتقارير، وأتمتة المهام المتكررة، يمكن للشركات التركيز أكثر على المبادرات الاستراتيجية بدلاً من المهام الإدارية الروتينية. تسهل منصة وافِق هذا التحول، مما يجعل إدارة المصروفات ليست مجرد مهمة ولكن أيضًا أصل استراتيجي.
تحليل المصروفات والتقارير: رؤى لاتخاذ القرارات والتحسين المستمر
تحليل المصروفات وتقديم التقارير عنها يعد أمرًا بالغ الأهمية في ضمان الرقابة المالية ودعم نمو الأعمال. يوفر تحليل المصروفات التفصيلي رؤى حول أنماط الإنفاق، ويكشف عن فرص لتوفير التكلفة، ويساعد في التخطيط للميزانية. يساعد هذا في اتخاذ القرارات المستنيرة للشركات ووضع استراتيجيات للتحسين المستمر.
مع حلول وافِق للمحاسبة، يصبح تحليل المصروفات وتقديم التقارير عملية سهلة وسلسة. تتيح المنصة لأصحاب الأعمال والمحاسبين تحليل المصروفات حسب فئات مختلفة، وتتبع الاتجاهات على مر الزمن، وإنشاء تقارير مخصصة. يمكن استخدام هذه الرؤى لتحسين قرارات الشراء، أو التفاوض على شروط أفضل مع الموردين، أو حتى تحديد الأنشطة الاحتيالية.
اختيار البرامج المناسبة مثل وافِق
اختيار الأدوات المناسبة لإدارة المصروفات خطوة حاسمة في تحقيق التحكم والكفاءة المثلى. إليك تفصيل للمعايير الأساسية التي يجب مراعاتها:
الوظائف: اختر الأدوات التي تقدم ميزات شاملة لتتبع وتحليل وتقديم تقارير عن المصروفات.سهولة الاستخدام: ابحث عن واجهات سهلة الاستخدام تتيح التبني السريع وسهولة الاستعمال.التكامل: تأكد من أن الأدوات يمكن دمجها مع الأنظمة الحالية لعمليات أكثر سلاسة.الأمان: قم بتقييم تدابير الأمان لحماية المعلومات المالية الحساسة.القابلية للتوسع: اختر الأدوات التي يمكن أن تنمو مع عملك، مع مراعاة الاحتياجات المتغيرة.الامتثال: تحقق من أن الأدوات تتوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة.

في الختام، تعتبر إدارة المصروفات الفعالة جزءًا لا يتجزأ من إدارة الأعمال الجيدة. يتطلب فهم الأدوات الصحيحة، وثقافة المسؤولية، والتعلم المستمر من الأمثلة الواقعية، وتطبيق أفضل الممارسات باستمرار.

على هذه الصفحة

ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟
ما الفرق بين أوامر الشراء وأوامر البيع؟

يعتقد البعض بأن إنشاء أوامر الشراء هي خطوة إضافية لا حاجة لها عند إجراء الصفقات وعمليات البيع والشراء، لكن هل هي كذلك بالفعل؟ وما أهميتها؟ وكيف يمكن إنشاؤها؟ ومما تتكون؟ وما الحالات التي لا يكون من الضروري إنشاؤها فيها؟ لمعرفة كل ذلك تابع قراءة المقال.

ما هو أمر الشراء؟

هو مستند رسمي أو فاتورة يرسلها المشتري إلى البائع لتأكيد الموافقة على شراء سلعة أو تقديم خدمات معينة.
ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟

يُعتبر الفرق الرئيسي بين أمر الشراء والفاتورة هو أن البائع يقدم الفاتورة لضمان الدفع بمجرد اكتمال العملية، أما أمر شراء فيقوم المشتري بتقديمه لتتبع عملية الشراء والتأكد من استلام السلعة أو الخدمة.

وتُحدد أوامر الشراء محتويات الطلب ووقت التسليم، ويتم إصدارها من قِبل العميل (المشتري) إلى البائع، كما تحتوي على معلومات شاملة عن الخدمة أو المنتج التي يريد العميل الحصول عليه، وكميته، وطبيعته (وصف شامل عن العناصر) وتاريخ الشراء وشروط الدفع أيضاً.

ويقوم البائع بإرسال الفاتورة بعد الموافقة على أمر الشراء فقط، ويحرص الموردون عادةً على إدراج رقم أمر الشراء في النموذج الأصلي عند إصدار الفاتورة، والتأكد من أن البيانات في كليهما متطابقة وذلك حتى يتمكن القسم المالي من التحقق بسهولة من أن صحة التفاصيل الموجودة على الفاتورة.
ما الفرق بين أوامر الشراء وأوامر البيع؟

يتم إصدار أوامر الشراء من المشتري إلى البائع لتأكيد عمليات الشراء بشكل رسمي، بينما يَستخدم البائعون أوامر البيع للتواصل مع المشترين لتأكيد المعاملة قبل البدء بتنفيذ الطلب.

لماذا تَستخدم الشركات أوامر الشراء؟

تكتفي معظم الشركات الصغيرة باتباع استراتيجيات بسيطة ومباشرة لتوثيق تعاملاتها المالية، وقد يكون ذلك مقبولاً في البداية عند الحصول على السلع والخدمات مقابل المال، ولكن لاحقاً عند نمو الأعمال وتوسعها سيصبح من الصعب اتباع هذه الطريقة، وسيكون من الضروري على الشركات استخدام أوامر الشراء لإثبات العمليات بين التاجر والمورد. وإليكَ 4 أسباب رئيسية تدفعك كصاحب أعمال لاستخدام أوامر الشراء في مؤسستك:
1. أوامر الشراء تضمن حقوقك القانونية

لتوضيح ذلك إليكَ المثال الآتي:

افترض أنكَ اشتريت 20 جهازاً من بائع ما، واتفقتَ معه على مكان وموعد التسليم، وعندما أتى الموعد فوجئت بثمانية عشرة 18 جهازاً فقط!، أين الجهازين المتبقيين؟ من المخطىء؟ كيف يمكنكَ اثبات حقك القانوني ومقاضاة البائع؟

تُساعد أوامر الشراء على إثبات حقك القانوني فهي بمثابة عقد نافذ ومعتمد قانويناً.
تُساعد أوامر الشراء على بيان مكان الخطأ الحاصل خلال عملية الشراء دون الحاجة لمستندات ورقية أخرى.
تُؤكد أوامر الشراء المعاملة بين الطرفين وتقلل من نسبة التشكيك بها من خلال صياغة اتفاقية نافذة قانونياً بين الطرفين تعمل كسجل معاملة موثق.

وبمجرد استلام البائع لأمر الشراء وقبوله بالتوقيع عليه فسيكون ملزماً للتنفيذ، وسيكتسب الأمر حينها صفة قانونية بالكامل.
2. أوامر الشراء تسهل تتبع الطلبات

تُمكنك أوامر الشراء من تتبع جميع المنتجات والخدمات التي اشتريتها بشكل أفضل، بالإضافة إلى توضيح طريقة الدفع وموعد التسليم، إذ يتم منح كل أمر شراء رقماً فريداً خاصاً به يُمكنكَ من تتبع الطلبات التي أرسلتها بسرعة، وهي مشابهة تماماً لمبدأ عمل أرقام الفواتير التي تساعدك على تتبعها بسهولة أيضاً.

من الناحية التشغيلية تُساعد أوامر الشراء على معرفة وقت وتاريخ تسليم المورد للسلعة، وهو ما يمنحك مزيداً من الثقة في مراقبة عملك.
من الناحية المحاسبية تُساعد أوامر الشراء على وضع الميزانية المناسبة مع التأكد من أن لديك سعر شراء واجب التطبيق بالقانون.

3. أوامر الشراء تساعد في تجنب مشاكل المراجعة والتدقيق

تُعتبر أوامر الشراء وسيلة رئيسية في مساعدة المدققين على تتبع الفواتير والإيصالات، مما يقلل من ضغط العمل وكميته، ويجعل عملية المراجعة والتدقيق أسهل بكثير مما قبل، أما المدققون الذين لا يستخدمون أوامر الشراء فيضطرون لاستنزاف الوقت والجهد الكبيرين في مراجعة الفواتير والإيصالات ورسائل البريد الإلكتروني مع الموردين.
4. أوامر الشراء تساعد البائعين بطرق مختلفة

ستتمكن من الحصول على شحنتك بسرعة أكبر عندما تتعامل بأوامر الشراء، وذلك لأن كل المعلومات المتعلقة بالمنتج أو الخدمة مُدرجة في أمر الشراء ولا داعي لتأخيرها أكثر.

بالإضافة إلى أن أوامر الشراء تجعل التعاملات المالية أكثر بساطة وأقل تعقيداً، ولن تحتاج لكثرة التنقل أو المزيد من الإجراءات أو تحمل تأخيرات سوء التفاهم في الصفقات.
كيف يتم التعامل مع أوامر الشراء؟

قد تكون خطوات إنشاء أوامر الشراء مُحددةً بعض الشيء، فمن وجهة نظر المشتري فإن الخطوات اللازمة لإنشاء معاملة نموذجية باستخدام أمر الشراء هي:

تقوم الإدارة أولاً بإبلاغ قسم المشتريات في شركتك بالحاجة لإجراء عملية شراء، وذلك من خلال إرسال نموذج طلب شراء.
إذا وافق قسم المشتريات على الطلب يتم حينها ملء أمر الشراء وإرفاق كافة التفاصيل المتعلقة فيه.
يقرر البائع بعد ذلك إذا كان قادراً على تلبية الطلب بعد استلام أمر الشراء أم لا، حيث يجب عليه منح موافقته قبل أن تتمكن الشركة من شراء السلع أو الخدمات بشكل قانوني.
يرسل المشتري دفعة من المال المتفق عليه (أو قد يفعل ذلك في تاريخ لاحق اتفق عليه الطرفان وتم تحديده في أمر الشراء).
يقوم البائع بتسليم الطلب والفاتورة، وبعد ذلك يؤكد القسم المالي للطرف المشتري أن الفاتورة وأمر الشراء متطابقان مع بعضهما البعض.

عناصر أمر الشراء

قد يختلف شكل أمر الشراء من شركة إلى أخرى، بينما تتضمن أوامر الشراء العناصر والمعلومات الآتية:

رقم أمر الشراء.
تاريخ أمر الشراء.
اسم البائع.
العنوان الذي يجب إرسال الفاتورة إليه.
عنوان الشحن.
تفاصيل اتصال إضافية مثل عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف.
تاريخ التسليم.
طريقة الشحن.
شروط الشحن.
اسم العنصر.
تفاصيل العنصر والبيانات الفنية.
رقم العنصر.
التكلفة الوحدة.
الضرائب.
التكلفة الإجمالية.
شروط الدفع.

وبشكل عام فإن معظم أوامر الشراء موحدة بين معظم المؤسسات والشركات، وتتضمن التفاصيل الأساسية مثل: البائع والمشتري (الأسماء والعناوين)، ومعلومات عن الطلب نفسه (نوعه، ورقمه، وسعره، وماهيته ومكوناته، وكميته ..الخ)، ومعلومات عن شروط الدفع (تاريخ الدفع، وطريقته كالدفع نقداً أو شيكات وغيرها).

ولقد اتجهت معظم الشركات حالياً إلى التطبيقات والبرامج المحاسبية الذكية مثل وافِق، فهي تتيح إمكانية إنشاء أوامر شراء إلكترونية بسرعة وبساطة وكفاءة عالية، وهو ما يوفر الكثير من الجهد والمال والوقت على تلك الشركات.
هل هناك حالات يكون أمر الشراء غير ضرورياً فيها؟

من الأفضل أن يتم توثيق أي عملية شراء في الشركة بأوامر الشراء، إلا أن هناك بعض المصاريف والنفقات الدورية المتعلقة بالنشاطات والعمليات التشغيلية اليومية للشركة التي لا تتطلب إنشاء أوامر شراء، مثل الكهرباء والتدفئة والغاز والاشتراكات الشهرية العضوية للموظفين وغيرها، إذ تقوم الشركة بدفعها بشكل شهري دائماً.

كما يتم توثيق مدفوعات النفقات الداخلية مثل لوازم المكاتب والقرطاسية ورحلات السفر والكتب والترفيه في نموذجٍ منفصل يشار إليه عادةً باسم طلب استرداد القيمة أو طلب السداد.

وهناك فئة ثالثة من المعاملات التي لا يمكن إنشاء أوامر شراء عند القيام بها، وهي المعاملات ذات التكلفة الإجمالية المستقبلية غير المتوقعة، مثل رسوم الإعلانات والرسوم القانونية، وتلجأ حينها الشركات إلى الفواتير لتوثيق المعاملة، إذ يُشترط معرفة مبلغ المعاملة الكامل مقدماً عند إنشاء أوامر الشراء.

بالإضافة إلى ذلك تضع الشركات في الكثير من الأحيان حداً لأقل تكلفة لتقديم أمر الشراء، فعلى سبيل المثال يمكن لشركتك اتخاذ قرار بأن من الأفضل عدم استخدام أمر شراء لأي طلبات تقل قيمتها عن 1.000 ريال سعودي.
ختاماً

بشكل عام، تُعتبر أوامر الشراء بمثابة وثائق رسمية هامة للمشترين والبائعين على حدٍ سواء، فهي تساعد في تسهيل المعاملات المالية والصفقات، وعمليات التدقيق والمراجعة، وتوفر الحماية القانونية لجميع الأطراف، مما يجعلها الخيار الصحيح دوماً.

ما هي إدارة المخزون؟ وما أنواعها وتقنياتها الأساسية؟
على هذه الصفحة

ما هي إدارة المخزون؟
أهمية إدارة المخزون
مصطلحات وتقنيات إدارة المخزون
ختاماً

على الرغم من أن إدارة المخزون تبدو للوهلة الأولى أمراً سهلاً وبسيطاً، إلا إنها مهمة معقدة تتطلب الكثير من التركيز والمهارات، وفي هذا المقال قمنا بشرح كل ما يلزم معرفته عنها، من التقنيات والأساليب المتبعة لإدارة المخزون إلى الأمثلة عليها، والمزيد، فتابع القراءة.
ما هي إدارة المخزون؟

تُعرف عملية إدارة المخزون بأنها تنظيم وتنسيق وترتيب المخزون ووضعه في المستودعات، بحيث تُساعد العملية على تحديد نوع البضائع المطلوبة من الموردين، وكميتها، ووقت تسليمها.

وتتضمن إدارة المخزون تتبع المنتج من لحظة الحصول عليه حتى بيعه إلى المستهلك، وخلال تلك الدورة فإن هنالك العديد من الإجراءات الإدارية التي يجب القيام بها لضمان تحقيق النجاح، ومن أهمها تحديد التقنية السليمة لإدارة المخزون بحيث تتناسب ورغبات العملاء وحاجاتهم وأنماطهم الاعتيادية..
نقاط رئيسية هامة

يتحول المخزون إلى إيراد فقط بعد بيعه.
يُقيد المخزون كنوع من الأصول في الميزانية العمومية قبل بيعه وتحوله إلى نقد.
ونتيجة لذلك فإن وجود كمية كبيرة من المخزون يعد أمراً مُكلفاً يقلل من التدفق النقدي.
معدل دوران المخزون هو أحد المقاييس الفعالة المستخدمة لإدارة المخازن، ويعني تحديد عدد المرات التي قامت الشركة خلالها ببيع واستبدال المخزون خلال فترة زمنية معينة.
يجب على الشركات جعل مبيعاتها أكبر من مخزونها.
يمكن أن يؤدي انخفاض معدل دوران المخزون إلى إنتاج ما يُعرف بالمخزون الراكد، أو المخزون غير المباع.

أهمية إدارة المخزون

تُعد إدارة المخزون ضروريةً جداً لضمان السلامة المالية للشركة، وذلك لأنها تضمن موازنة كمية المنتجات الموجودة في المستودعات، فلا تكون كثيرة يصعب بيعها وتخزينها ولا تكون قليلة بحيث تعجز عن تغطية حاجة السوق، كما أن إدارة المخزون تقلل من خطر النفاذ المفاجىء وكذلك نسبة الأخطاء في سجلات الشركة.

ويجب على الشركات العامة تتبع مخزونها من أجل اعتبارات الامتثال، وتوثيق الإجراءات الإدارية أيضاً.
مزايا إدارة المخزون

تُعد القدرة على تلبية طلبات الموردين وزيادة الأرباح ميزتين رئيسيتين لإدارة المخزون، إلى جانب توفير المال. ويساعد فهمك لمحتويات المستودع على إدارة المخزون بشكل أفضل، بحيث ستعرف كم تملك من البضائع، وما قيمتها، وأين يتم تخزينها، وبالتالي ستتجنب تكديس البضائع وتقليل كميتها وهو ما يُقلل من النفقات بالطبع، كما يُمكِنك ذلك من الاحتفاظ بمخزون أقل في كل موقع بحيث تستطيع سحب البضائع من أي مكان تريده لتلبية الطلبات.

يعزز التدفق النقدي: تضمن الإدارة الفعالة للمخزون تدفق المال في الشركة بشكلٍ دائم، حيث يتم إنفاقه على المخزون الذي يشتريه العملاء.
إرضاء العملاء: ضمان حصول العملاء على المنتجات التي يرغبون فيها على الفور هو أحد الطرق لكسب إخلاصهم.

تحديات إدارة المخزون

على الجانب الآخر فإن هناك عدداً من التحديات التي تواجه عملية إدارة المخزون وأهمها: وجود الكثير من المخزون، أو عدم وجود مخزون كافٍ، أو عدم معرفة البضائع الموجودة في المخزون ومكان وضعها، بينما تشمل التحديات الأخرى ما يلي:

الحصول على معلومات دقيقة عن المخزون: بدون معرفة معلومات دقيقة عن البضائع، فلن تستطيع تحديد الوقت المناسب لإعادة شراء المزيد منها وتعويض ما تم بيعه.
العمليات والأساليب غير الفعالة: الإجراءات التقليدية القديمة أو اليدوية يمكن أن تبطئ عملية إدارة المخزون وتجعلها أكثر عرضة للخطأ.
تغير طلبات العملاء وتوجهاتهم: وهو أمر طبيعي ودائم الحدوث، فإن لم تكن قادراً على مواكبة تفضيلات العملاء وتحديد اتجاه السوق كيف ستستطيع تحديد متى ولماذا تتغير رغباتهم.
عدم استغلال المستودعات بشكل جيد: وهو ما يضيع الكثير من الوقت والجهد.

شرح إدارة المخزون

يتكون مخزون الشركة من ثلاثة أنواع أساسية: وهي المواد الخام، ومنتجات تحت التصنيع، ومنتجات جاهزة للبيع، ويُنظر إلى المخزون كأصل من أصول الشركة، كما يستفيد المحاسبون المحترفون من البيانات المتعلقة به في كتابة تقارير الميزانية العمومية والتحقق من صحتها في نهاية السنة المالية.
المستودع والمخزون

يُعد كلٍ من المصطلحين “المستودع والمخزون” مرادفاً للآخر في الكثير من الحالات على الرغم من وجود فروقٍ بينهما، إلا أن المستودع هو اللفظ الدارج والأكثر استخداماً من قِبل محلات ومتاجر البيع بالتجزئة لوصف العديد من السلع مثل الملابس والأدوات المنزلية.

بينما يُعتبر لفظ المخزون مفهوماً أدق ويُشير غالباً إلى العناصر التي يتم الاحتفاظ بها للبيع لاحقاً، كالمواد الخام والأجزاء المتعلقة بالإنتاج.
أنواع المخزون

هناك 12 نوعاً مختلفاً من المخزون، منها: المواد الخام ، ومنتجات تحت التصنيع، ومنتجات جاهزة للبيع، وفصل المخزون، ومخزون الأمان، والتعبئة والتغليف، ومخزون الخدمة، المخزون الدوري، ومخزون العبور ، والمخزون النظري، والمخزون الفائض، والصيانة والتشغيل (التي لا تُعد في الكثير من الأحيان نوعاً من أنواع المخزون).
عملية إدارة المخزون

تختلف طريقة إدارة المخزون من شركة إلى أخرى، فهناك من يبدأ بتحضير المنتجات عند الطلب ومن ثم إرساله إلى المورد، وهناك من يبدأ بتحضير المنتجات بناءً على توقعاته المسبقة لحركة السوق فيسارع بتحضير المواد الخام والمكونات الضرورية ليكون جاهزاً.

ولعل ذلك ما يُبين أهمية تحليل أنماط المبيعات وتفضيلات المستهلكين ورغباتهم في إدارة المخزون وضمان سير العملية بالشكل الأمثل، إذ إننا لا نبالغ بالقول بأنها واحدةٌ من أهم العمليات التي يجب على الشركة الالتزام بها فهي تهدف إلى معرفة الوقت المناسب لشراء وإنتاج البضاعة الجديدة، والكمية المناسبة منها، والسعر الذي يترتب على الشركة دفعه، والفترة الأنسب للبيع كذلك.

مصطلحات وتقنيات إدارة المخزون

تستخدم العديد من الصِيغ والتحليلات والتقنيات في مختلف استراتيجيات إدارة المخزون، وتَهدف كل منها إلى زيادة الدقة والكفاءة في العمل، وتختار الشركة التقنية الأنسب لها بناءً على متطلباتها ومخزونها، فلا يُمكننا القول أن أحدها أفضل من الآخر بشكل قطعي.

وإليكَ أبرز التقنيات والاستراتيجيات المُتبعة في إدارة المخزون:

تحليل ABC (حسب الأهمية): هو تحليل يوفر آلية أو طريقة لتصنيف المنتجات داخل المخازن حسب قيمتها المادية أو حسب فئتها.
الشحن عبر طرف ثالث: يتلقى التاجر طلباته في هذه الطريقة بشكلٍ مباشر من المورد.
تتبع الدُفعات: تجمع هذه التقنية البضائع المتماثلة لتتبع تواريخ انتهاء صلاحيتها وتحديد المنتجات التالفة.
البضائع السائبة: وتعني البضائع التي يقوم الموردون بتحميلها مباشرة على الشاحنات أو السفن قبل أن تجهز، وغالباً ما تكون كميتها كبيرة لتوفير طلبات المورد.
الإرساء المتقاطع: تتضمن هذه التقنية توزيع البضائع من المورد إلى العملاء بشكل مباشر، وذلك مع وقت تخزين هامشي قصير أو بدون أي تخزين على الإطلاق.
الوارد أولاً يصرف أولاً: وتُشير إلى التخلص من المخزون الأقدم أولاً، وهي أكثر شيوعاً من الطريقة التالية.
الوارد أولاً يصرف أخيراً: وتُشير إلى التخلص من المخزون الأحدث، بسبب ارتفاع الأسعار مما يعني أن المخزون الذي تم الحصول عليه مؤخراً هو الأكثر تكلفة وبالتالي يجب بيعه أولاً.
كمية الطلب الاقتصادية: تحدد هذه الطريقة الكمية الدقيقة للمخزون التي يجب أن تطلبها الشركة، مع أخذ معدل الطلب والتكلفة بعين الاعتبار.
نظام الجرد في الوقت المناسب: تَستخدم الشركات هذه التقنية للحفاظ على مستويات طلبات المواد الخام من الموردين بما يتناسب وجدول الإنتاج لتقليل الهدر والتكاليف.
التصنيع المرن: تُركز هذه الطريقة على الحد من الهدر في عملية الإنتاج، عن طريق إزالة أو التخلص تماماً من كل شيء لا يضيف قيمة للإنتاج.
نقطة إعادة الطلب: تستخدم الشركات هذه الطريقة لتحديد الحد الأدنى من المخزون الذي يجب أن يكون متوافراً قبل طلب غيره.
تخطيط الاحتياجات المادية: يُستخدم هذا النظام لإدارة تخطيط التصنيع والجدولة وإدارة المخزون من أجل تعزيز الكفاءة.
شحنة برسم البيع: وتعني عملية تسليم البضائع من المرسل إلى طرف ثاني، ليقوم ببيعها مقابل حصوله على نسبة من الإيراد يحصل عليها عند البيع، وتبقى ملكيتها للطرف الأول إلى أن تتم عملية البيع.
الحد الأدنى من الكمية: وتعني أقل كمية يسعى المزود لبيعها من منتج ما بحيث إذا قلت الكمية المطلوبة عن الحد الأدنى فلن يلبي المزود الطلب، وذلك للحفاظ على انخفاض الأسعار.
إدارة المخزون الدائم: تتضمن هذه التقنية التتبع المستمر لمبيعات المخزون ومعدل استهلاكه.
مخزون الأمان: هي طريقة تقوم الشركة من خلالها بالاحتفاظ بكميات إضافية من المخزون من أجل مواجهة بعض الأحداث كارتفاع أسعار المواد الخام أو ندرتها، أو ارتفاع حجم الطلب والمبيعات،
معايير Six Sigma: هي تقنية تعتمد على البيانات والتركيز على الجودة لتقليل هدر المخزون في الشركات.
معايير Lean Six Sigma: هي تقنية تعتمد على سرعة الإنجاز وتقليل الوقت المستهلك بين الخطوات لتقليل هدر المخزون في الشركات.

ختاماً

لإدارة المخزون تأثير كبير على نجاح عملك، وخاصة إذا أحسنتَ اختيار الطريقة والتقنية التي تتناسب وطبيعة وحجم أعمالك في الشركة، كما أن عليكَ إعادة تقييم خياراتك باستمرار، إذ قد تفرض عليكَ المعطيات الجديدة تغيير التقنية المستخدمة في التعامل مع المخزون.

على هذه الصفحة

تعريف جرد آخر المدة
شرح مخزون آخر المدة
البضائع في المخزون
طرق تقييم جرد آخر المدة

آخر المدة

يُعرف مخزون (جرد) آخر المدة أو الرصيد النهائي للمخزون بأنه قيمة بضائع الشركة المتاحة للبيع في نهاية الفترة المحاسبية، ويُمكن تحديد قيمته وتقييمها من خلال مجموعة من التقنيات، التي يؤثر كلٌ منها على القيمة النهائية للمخزون بصورة مختلفة، وذلك على الرغم من تساوي العدد الفعلي لوحدات المخزون في كافة الطرق.
نقاط رئيسية هامة

يَلعب مخزون آخر المدة دوراً مهماً في تحديد تكلفة البضائع المباعة في الشركة.
تؤثر الطريقة المُتبعة لوضع قيمة نقدية على تكلفة البضائع المباعة والمخزون على الميزانية العمومية وقِيم بيان الدخل.
التقنيات الثلاث الأكثر شيوعاً لتقييم مخزون آخر المدة: هي طريقة المتوسط المرجح للتكاليف، وطريقة الوارد أخيراً يُصرف أولاً، وطريقة الوارد اولاً يُصرف أولاً.

شرح مخزون آخر المدة

أبسط وأسهل طريقة لتقييم وحساب مخزون آخر المدة هي بإضافة مشتريات جديدة إلى المخزون الأولي ثم طرح تكاليف البضائع المباعة منها، والجدير بالذِكر أن الكثير من الشركات تتبع أسلوب الجرد المادي للمخزون بحيث يتم معاينة وفحص العناصر مادياً ومقارنتها مع العدد والوزن، وتُعد هذه الطريقة مفيدةً في مقارنة المخزون الموجود فعلياً مع ما سُجل في أنظمة الكمبيوتر في نهاية الفترة المحاسبية، إلا أن هذه الطريقة تتناسب والشركات الناشئة والصغيرة نظراً لحاجتها للكثير من الوقت.

بينما تلجأ الشركات الكبيرة إلى استخدام طرقٍ أكثر عملية، من خلال اتباع برامج إدارة وحساب المخزون التقنية وأنظمة التتبع بموجات الراديو، وهي وسيلة لتحديد المنتجات والأشياء والكائنات باستخدام موجات الراديو، إذ تعمل على تخزين البيانات واسترجاعها عن بعد، بالإضافة إلى تقنيات ووسائل حديثة مُشابهة.

ويُعتبر مخزون آخر المدة بنداً أساسياً في الميزانية العمومية وأحد الأصول الرئيسية فيها، وخاصة عند سعي الشركات للحصول على تمويل ما، إذ تُطالب الشركات المالية بالإطلاع على بعض النسب الهامة المتعلقة بالمخزون مع حلول تاريخ تدقيقها، مثل: نسبة الدَين إلى الأصول، ونسبة الدَين إلى الأرباح، وذلك كجزءٍ من العقود الائتمانية (المالية).

ويُراقب المستثمرون والدائنون الحسابات المالية المدققة للشركات ذات المخزون العالي بانتباه كبير مثل شركات التجزئة والتصنيع، فتلك الأرقام ستمنحهم فكرةً عن وضع الشركة واحتمالية تقدمها ومدى ربحيتها وهو ما يدفعهم للاستثمار بها، أو قد تكون تلك الأرقام بمثابة إشارة تحذير من الاقتراب منها، لذا فإن من الطبيعي أن يطالب المدققون بالنظر إلى حسابات الشركات للتأكد من أن كمية المخزون المُقيدة موجودة لديهم بالفعل.

ومن المفترض أن تتم إدارة المخزون ومعرفة مخزون آخر المدة بشكل روتيني وبسيط في الظروف العادية، إلا أن هناك بعض المخاطر التي قد يتعرض لها المخزون وتُؤثر على دقة الأرقام النهائية وصحتها، مثل السرقة، وانخفاض القيمة السوقية التي تتأثر بالانخفاض الكبير لطلب العملاء على البضائع، والتقادم العام الذي يعني انخفاض القدرة التنافسية أو الفائدة بسبب توافر بدائل أفضل من السابقة.

وغالباً ما تتعرض الشركات في قطاع التكنولوجيا للتقادم العام، لأن التطورات فيها سريعة للغاية، حيث يتم إنتاج العديد من الوحدات الجديدة فيها خلال فترات قصيرة، مما يُوفر إصدارات حديثة وبدائل للمخزون السابق الذي لا يُزال موجوداً لدى تلك الشركات.

ويُفَسَر أي عدم تطابق بين مخزون آخر المدة الحقيقي للمؤسسة وذلك المُدرج في نظام الكمبيوتر الآلي بأنه ناتجٌ عن الانكماش، وهي عملية فقدان المخزون التي تعود إلى عدة أسباب منها سرقة السلع من المخزن، أو غش البائع، أو الأخطاء الإدارية، أو تلف البضائع أثناء النقل، أو الأخطاء المحاسبية وغيرها.
البضائع في المخزون

تتألف البضائع في المخازن من ثلاثة فئات أساسية، وهي:

المواد الخام: وهي المواد المستخدمة في عملية الإنتاج الأولية، والتي تحرص الشركة على توفيرها لضمان عدم توقف العملية الإنتاجية.
البضائع غير تامة الصنع أو قيد الإنجاز: وهي البضائع المُصنعة جزئياً من أجل تحويلها لاحقاً إلى سلع تامة الصنع.
البضائع تامة الصنع: وهي البضائع التي انتهت عملية تصنيعها وهي جاهزة الآن ليتم توزيعها وبيعها للمستهلك.

طرق تقييم جرد آخر المدة

تتأثر العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية للبيانات المالية بالتقنية التي تختارها الإدارة لتقييم المخزون، فتكلفة البضائع المباعة وإجمالي الربح وصافي الدخل جميعها مكونات أساسية ترتبط بالمخزون من جهة، وبقائمة الدخل من جهة أخرى، كما يلعب المخزون دوراً في الميزانية العمومية حيث توجد الأصول ورؤوس الأموال وحقوق الملكية، وجميعها عناصر أساسية للنسب المالية المستخدمة لتقييم أداء وصحة الشؤون المالية للشركة.

وفيما يلي سنتناول الطرق الرئيسية الثلاث المُتبعة لتقييم مخزون آخر المدة في الشركات والمؤسسات:
الوارد أخيراً يُصرف أولاً

واحدة من الأساليب الثلاثة المستخدمة على نطاق واسع في حساب وجرد المخزون، وتحديد قيمة تكلفة البضائع المباعة، وتستند إلى مبدأ أن البضائع التي تم إنتاجها أو شرائها أخيراً يتم بيعها أولاً خلال الفترة المحاسبية.

وبناءً على هذه الطريقة يتم حساب تكلفة المشتريات الحديثة تحت بند تكلفة البضائع المباعة، بينما يتم تخصيص تكلفة المشتريات القديمة في مخزون آخر المدة الذي لا يزال موجوداً في المخزن مع انتهاء المدة الزمنية.
الوارد أولاً يصرف أولاً

وهي طريقة محاسبية أخرى متبعة لحساب وجرد المخزون، وتستند إلى مبدأ أن البضائع التي تم إنتاجها أو شراؤها أولاً يتم بيعها أولاً خلال الفترة المحاسبية، وبناءً على هذه الطريقة يتم حساب تكلفة المشتريات الحديثة في مخزون آخر المدة، والذي لا يزال متاحاً مع نهاية الفترة الزمنية، بينما يتم إضافة المشتريات الأقدم إلى تكلفة البضائع المباعة.
المتوسط المرجح للتكاليف

تُعرف هذه الطريقة على أنها وسيلة لمساعدة الشركات في تحديد إجمالي النفقات المرتبطة بتكلفة البضائع المباعة والمخزون، وتَعتمد طريقة المتوسط المرجح على تقسيم تكاليف البضائع المتوافرة للبيع بناءً على عدد الوحدات، بحيث تعطي فكرة عن حجم البضائع التي قامت الشركة بشرائها بأسعار مختلفة، والجدير بالذِكر أن هذه الطريقة تُستخدم على نطاق واسع عند صعوبة تطبيق الطريقتين السابقتين.
ختاماً

لا شك أنك أدركت الآن أهمية معرفة قيمة مخزون آخر المدة، لا بالنسبة لتكلفة البضائع المباعة وحسب بل وللميزانية العمومية وقائمة الدخل وغيرها من البيانات المالية الهامة في تقييم الوضع المالي للشركة ومنح أصحاب الأعمال والمستثمرين فكرة عن مدى استقرارها وربحيتها.

كما أن من المهم تحديد الطريقة الأفضل من بين الطرق الثلاث المُتبعة لحساب المخزون وتقييمه، فلكل طريقة أُسس مختلفة تعتمد على عوامل عديدة بناءً على طبيعة وحجم الشركة.