مراحل وانواع عملية الرقابة الإدارية

مراحل وانواع عملية الرقابة الإدارية

مراحل عملية الرقابة الادارية:
إذا كانت الرقابة تهدف أساسًا إلى تقويم النتائج الفعليه لما تم تنفيذه من أداء
أو نشاط فإن من المنطقي أن تكون هناك معايير موضوعة مسبقًا يتم على أساسها
هذا التقويم والذي يعني في الواقع مقارنة أو قياس النتائج المذكورة بتلك المعايير
الموضوعة للوقوف على ما إذا كانت هناك اختلافات سواء أكانت إيجابية أم سلبية
ومعرفة أسبابها وفي هذه الحالة إخطار الجهات المختصة باتخاذ القرارات
العلاجية أو الأعمال التصحيحية لمباشرة ما يلزم من إجراءات تضمن تصحيح
مسار التنفيذ فالرقابة إذن تمر بخطوات أو مراحل معينة تعتمد كل خطوة أو
مرحلة منها على الخطوات أو المراحل السابقة لها.(بطيخ، ١٩٩٤ م،ص ٣٦ ).
فالرقابة اذا تتضمن مجموعة من العمليات أو عدد من العناصر أو المراحل من
أهمها: (النمر وآخرون، ١٩٩٧ م،ص ٢٩٤ – ٢٩٥ ).
أولا: تحديد الأهداف ووضع المعايير:
يساعد تحديد الهدف بدقة في أية منظمة على وضع المعايير الرقابية
الملائمة التي يمكن قياس النتائج الفعلية أو الأداء لما ينبغي أن يتم إنجازه من
العمل.
ثانيًا: مقارنة النتائج المتحققة مع المعايير المرسومة:
بعد أن يتم التنفيذ تقاس النتائج بواسطة المعايير المحددة حيث تقارن النتائج
المحققة بالنتائج المستهدفة التي تم وضعها كغايات يجب الوصول إليها فإذا تطابقت
النتائج انتهت عملية الرقابة أما إذا كانت هناك فروق بين النتائج المحققة والأهداف
المقررة فتستمر الرقابة في قياس الفروق وتحديد أسبابها وعلاجها وذلك باتخاذ
التصحيحات اللازمة حتى يتم القضاء على المشكلات التي اعترضت التنفيذ
وعطلت الإنجاز المطلوبة.
ثالثًا: قياس الفروق والتعرف على أسبابها:
عند حصول انحراف أو فروق بين الإنجاز المتحقق والإنجاز المخطط له
فإن ذلك يدعو إلى ضرورة التعرف على الفروق التي حدثت وتحديد أحجامها
وإبعادها ومعرفة أسبابها فربما كانت أسباب مالية أو فنية أو تشغيلية أو إنشائية أو
تنظيمية وهذه العوامل قد تكون للإدارة سيطرة عليها وقد تعود أسباب الفروق أو
الانحرافات إلى عوامل بيئية اجتماعية أو اقتصادية وكلها أسباب خارجة عن
سيطرة الإدارة وفي هذه الحالة لابد من اتخاذ قرار أو فعل تصحيحي.
رابعًا: تصحيح الانحرافات ومتابعة سير التنفيذ:
تبدأ الإدارة في دراسة البدائل المختلفة لعلاج الفروق وتصحيح الانحرافات
وتقارن هذه البدائل من حيث مزاياها وعيوبها وإمكان تنفيذها ويختار أنسبها بحيث
يتم تصحيح الانحرافات والقضاء على المشكلات والمعوقات التي اعترضت التنفيذ
وعطلت الإنجاز المطلوب ومنع تكرارها أو حدوثها في المستقبل وعليه فلا يكفي
أن تتوصل الإدارة الي تحدد مقدار الانحراف اللازم ولكن يجب أن تضعه موضع
التنفيذ تمهيد لتطبيقه وتعد العدة لانجاحه من حيث توفير الإمكانات المادية اللازمة
أو الحصول على المواد الخام والمعدات المطلوبة أو البحث عن الكفاءات الملائمة
التي يتطلبها حسن التنفيذ وأخيرًا يجب التأكد من أن الحل الذي طبق قد عالج
المشكلة فعلا وصحح مسار الخطة وتم بناؤها على أساس سليم.

أنواع الرقابة الإدارية:
إضافة إلى الغرض الرئيسي الذي تقوم الرقابة من أجله وهو قياس الأداء
وتصويب الانحرافات فهناك أغراض أخرى تتحقق من خلال العملية الرقابية
وأهمها:
١- التأكد من أن العمليات تؤدى بطريقة صحيحة حسب التعليمات الصادرة
بشأنها.
٢- التأكد من أن القواعد الأساسية قد طبقت على الوجه الصحيح.
٣- التأكد من اكتشاف الأخطاء فور وقوعها وقبل تفاقم الوضع.
٤- التأكد من كفاءة المديرين والمنفذين على كافة المستويات.
٥- الوقوف على المشاكل والصعوبات التي تواجه التنفيذ.
٦- التأكد من أن الخطط والأهداف الموضوعة قابلة للتنفيذ وتنسجم مع إمكانات
التنظيم وقدرات العاملين فيه.
٧- الوقوف على مدى الانسجام بين الادارات المختلفة
فليس هناك نوع واحد للرقابة وإنما تتعدد أنواعها وتتفاوت نماذجها وفق طبيعة
المعايير التي يقاس على أساسها الأداء ووفق موقع عملية الرقابة من الأداء فعلى
أساس المعايير الرقابية يمكن تقسيم الرقابة على أساس الإجراءات و على أساس
النتائج وعلى أساسا موقع الرقابة من الأداء فهناك رقابة سابقة على الأداء أي
سابقة على التنفيذ في المنظمات العامة وهناك رقابة لاحقة أي يتم فيها التقويم بعد
وقوع التصرفات فعلا.

كما أن وظيفة الرقابة كغيرها من الوظائف الإدارية الأخرى تتصف ببساطة
مكوناتها إلا أنها بنفس الوقت تتطلب البراعة والدقة في التطبيق وقد بينا فيماسبق
أن عملية الرقابة تتم في عدد من المراحل وقد بينا أيضًا أن عملية الرقابة تتأثر
بالعوامل الإنسانية والبيئية ويجب أن تتفق الوسائل الرقابية المستخدمة مع تلك
العوالم من أجل تحقيق الهدف المنشود ولهذا يمكن تقسم الرقابة إلى نوعين –
الرقابة المباشرة والرقابه غير المباشرة.
١-الرقابة المباشرة … يتم هذا النوع من الرقابة عن طريق الملاحظة
الشخصية التي تلعب دورًا مهمًا ومستمرًا في مراجعة النتائج الفعلية ، إذ
يقوم المسؤول بشخصه بمراقبة اعمال المرؤوسين والتحدث معهم بغرض
التعرف على المعلومات الضرورية وعلى الانعكاسات التي يبديها هؤلاء
الأفراد تجاه طبيعة العمل وظروفه ونظام الأجور وغيرها من الأمور التي
لا يجري نقلها في التقارير المكتوبة، إلا أن للرقابة المباشرة محذورا
يستحق الذكر وهي أن الرقابة الشخصية تحتاج إلى وقت طويل ينفقه
المسؤول بين مرؤوسيه وقد تلاءم الملاحظة الشخصية بعض المسئولين في
المستويات الإدارية الدنيا أو الوسطى إلا أن ذلك لا يلائم المسؤول في
المستويات العليا لما تتطلب من وقت قد لا يستطيع المدير الاستغناء عنه.
٢- الرقابة غير المباشرة … لأسباب عديده قد يتعذر على المسؤول القيام
بملاحظات شخصية لسير أعمال المشروع (أوالقسم تحت أمرته) لهذا يلجأ
المسؤول إلى الرقابة غير المباشرة وذلك عن طريق التقارير الرقابية وتهدف
هذه التقارير الى كشف الأخطاء في سير العمل الا أنها تزداد فعاليتها إذا قدمت
بسرعة ودقة حتى يتمكن المسؤول من اكتشاف الخطأ في الوقت المناسب
واتخاذ الإجراءات الضرورية لتصويبه قبل أن يسبب مشكلة قد تؤثر على سير
المشروع بأكمله.
ووفقا لما سبق فإنه يمكن تقسيم الرقابة على الأنواع التالية:
أولا: الرقابة حسب المعايير..
وتتضمن: رقابة على أساس الإجراءات ورقابة على أساس النتائج:
١- الرقابة على أساس الإجراءات.
تقوم الرقابة على أساس القواعد والإجراءات بقياس التصرفات التي تصدر
عن المنظمات العامة ومطابقتها بمجموعة القوانين والقواعد والضوابط والطرق
والإجراءات ويركز هذا النوع من الرقابة على التصرفات التي تصدر من وحدات
الإدارة العامة ومن العاملين فيها وليس على ما تحققه هذه التصرفات من نتائج
نهائية ويكون التركيز هنا على النشاطات التي تمارس من قبل الأجهزة الحكومية
وذلك للتحقق من مدى التزامها بالحدود القانونية الموضوعة لها.
٢- الرقابة على أساس النتائج:
تقوم الرقابة على أساس النتائج بقياس النتائج النهائية التي تحققها المنظمات
العامة وفق معايير يمكن قياسها موضوعيًا فهذا النوع من الرقابة لا يتابع ويقوم
التصرفات والنشاطات التي تقوم بها المنظمات العامة وإنما يركز فقط على النتائج
التي تحققها هذا المنظمات فهي إذن ليست رقابة قانونية تقيس مشروعية
التصرفات تفصي ً لا كما هو الحال في الرقابة على أساس الإجراءات كما أن هذا
النوع من الرقابة تتعدد معاييره بالدرجة نفسها التي تكون في الرقابة بالقواعد
والإجراءات وفض ً لا عن ذلك إن الرقابة على أساس النتائج تتيح درجة اكبر من
حرية التصرف لوحدات الإدارة العامة، عند تلك التي تتيحها الرقابة على أساس
الإجراءات.
ثانيًا: الرقابة حسب موقعها من الأداء:
وتنقسم إلى نوعين … رقابه سابقه ورقابة لاحق والرقابة في النوع الأول
سابقه للأداء أي سابقة على حدوث التصرفات التي تقوم بها الإدارة العامة أما في
النوع الثاني فيتم التقويم بعد وقوع التصرفات فع ً لا.
١- الرقابة السابقة:
وتسمى الرقابة المانعة أو الوقائية وتهدف إلى ضمان حسن الأداء أو التأكد
من الالتزام بنصوص القوانين والتعليمات في إصدار القرارات وتنفيذ الإجراءات
كما تهدف إلى ترشيد القرارات وتنفيذها بصورة سليمة وفعالة ويتجه البعض إلى
قصر الرقابة السابقة على مراقبة إعداد الخطط وتجهيزها قبل البدء في التنفيذ
ولكن حتى أثناء التنفيذ يظل مجال الرقابة السابقة واردًا بل مرغوبًا مثل ما يتطلبه
النقل من بند إلى آخر داخل الباب نفسه بالموازنه العامة من موافقة الوزير
المختص أو ضرورة موافقة مسبقة من وزير المالية قبل نقل الاعتمادات من باب
إلى باب آ خر بالموازنة وقد تكون الرقابة السابقة على هذا التصرف قاصرة على
إقراره وأجازته وقد تمتد إلى أكثر من ذلك فتشمل فحص مستندات وتقويم
معلومات بل والقيام بدراسات من قبل جهه الرقابة للتأكد من سلامة التصرف
المطلوب أجازته وإقراره ويتضح من ذلك أن هذا النوع من الرقابة يتضمن تقييدًا
من قبل الجهه الرقابية لحريه تصرف جهه التنفيذ ويعني هذا تدخ ً لا مباشرًا في
سلطاتها بما يهدف إلى تحقيق الصالح العام للمجتمع.
٢- الرقابة اللاحقة:
وتسمى بالرقابة البعدية أو الرقابة المستند به وفي هذا النوع من الرقابة لا
يتم تقويم تصرفات وقرارات وإجراءات وحدات الإدارة العامة إلا بعد حدوث هذه
التصرفات فع ً لا، أن تقويم الأداء بعد أن يكون هذا الأداء قد وقع بالفعل يجعل
الرقابة اللاحقة ذات طابع تقويمي او تصميمي،وفي ظل الرقابه اللاحقه تمارس
وحدات الإدارة العامة صلاحيتها وسلطاتها في التصرف قبل التنفيذ وخلاله
وتلجأ وحدات الإدارة العامة إلى استخدام الرقابة اللاحقة للتأكد من أن
طريقة التنفيذ أو التصرف متفقة مع القوانين والتعليمات واللوائح وأن معدلات
الإنتاج أو الأداء تتفق مع المعايير والمعدلات الموضوعة ويتحقق ذلك من خلال
الإطلاع على السجلات والمستندات القانونية وإعداد التقارير الدورية ومتابعة
البيانات الإحصائية والتحقيق في التظلمات والشكاوى ورغم أهمية هذا النوع من
الرقابة إلا أنه مما يؤخذ عليها هو عدم ممارستها أحيانًا في الوقت المناسب نظرًا
لأنها تحدث بعد وقوع الأخطاء أو الانحرافات بمدة .
أمام الأجهزة الرقابية.
ثالثًا: الرقابة وفقًا لمصادرها:
تنقسم أنواع الرقابة على عمل الجهاز الإداري الحكومي وفقًا لمصادرها
ووفقًا لموقع الجهاز الذي يمارسها إلى نوعين ، داخلية وخارجية.
١- الرقابة الداخلية:
يقصد بالرقابة الداخلية أنواع الرقابة والتي تمارسها كل منظمة بنفسها على
أوجه النشاطات والعمليات التي تؤديها والتي تمتد خلال مستويات التنظيم المختلفة
ويطلق عليها الرقابة الرئاسية أو الرقابة التسلسلية حيث يمارس الرئيس في قمة
الهرم الإداري وحتى المستويات الدنيا والرقابة على أعمال مرؤسيه بهدف توجيه
وضمان حسن سير العمل داخل الجهاز الإداري والحكومي.
٢- الرقابة الخارجية :
تعد الرقابة الخارجية عم ً لا متممًا للرقابة الداخلية ذلك لأن إذا كانت الرقابة
الداخلية على درجة عالية من الاتقان بما يكفل حسن الأداء فإن ليس ثمة من داع
عندئذ إلى الرقابة الخارجية لذلك فإن الرقابة الخارجة في العادة تكون شاملة أي
غير تفصيلية كما أنها تمارس بواسطة أجهزة مستقلة متخصصة كل منها يباشر
الرقابة على نوع معين من النشاط الحكومي بما يكفل الاطمئنان إلى أن الجهاز
الإداري للمنظمة أو المنشأة لا يخالف القوانين ويستخدم المصلحة القومية ويساير
الخطط العامة للدولة ويحسن الإدارة.