الرقابة المحاسبية على المقبوضات من الزبائن

تقسيم الواجبات والفصل بين الواجبات المحاسبية والوظائف الأخرى هو أحدالأركان الأساسية لأي نظام جيد للرقابة الداخلية. وتنطبق هذه القاعدة على المقبوضات من العملاء ، فالشخص الذي يمسك السجلات النقدية يجب ألا يكون لـه أي علاقة بدفتر أستاذ المدينين . فإذا لم يتحقق ذلك الفصل في الواجبات فإن ذلك يعطي للموظف الذي يقوم بكلتا الوظيفتين فرصاً غير محدودة للتلاعب في السجلات بهدف تغطية أي اختلاسات من المقبوضات النقدية بجعل حساب العميل دائناً حتى لا يطالب هذا العميل مرة أخرى بسداد ما عليه وينكشف الاختلاس. 

وفي كثير من المنشآت الصناعية ومنشآت البيع بالجملة تتكون المقبوضات النقدية بصفة رئيسة من الشيكات التي ترد من العملاء بطريق البريد , فهنا يقوم أحد الموظفين بإعداد كشف بالشيكات الواردة من عدة نسخ ، النسخة الأولى يوقع عليها الصراف ويحتفظ بها الشخص الذي قام بفتح البريد الوارد ، أما النسخة الثانية ومعها الشيكات فتسلم للصراف ليقوم بالقيد منها في جانب المقبوضات في دفتر النقدية ، أما النسخة الثالثة فترسل إلى إدارة الحسابات ليتم القيد منها فيحسابات العملاء في دفتر الأستاذ المساعد.

ويقوم الصراف في نهاية كل يوم بإيداع مقبوضات اليوم في البنك بالكامل. ولتحقيقالرقابة على الصراف تتم مقارنة كشف إدارة الحسابات مع القيود التي عملت في دفتر النقدية ومع حوافظ الإيداع في البنك , وتعمل مذكرة التسوية بواسطة شخص مستقل خلاف الصراف , ويقوم موظف آخر في إدارة الحسابات بتحرير إيصالات عن جميع المبالغ الواردة من دفاتر إيصالات مطبوعة بأرقام مسلسلة , ويحتفظ بدفاتر الإيصالات غير المستعملة في مكان أمين بعيداً عن أيدي الموظفين.