الوقت المخصص لإنجاز كل وظيفة من قبل المستويات الإدارية
تعد هذه العلاقة بين المستويات الإدارية وبين الوقت المخصص لإنجاز الوظائف الإدارية المنطلق والباعث
الأساسي لضرورات وجود نظام المعلومات الإدارية كلي يؤدي دوره المستهدف والمتوقع في تحقيق التكامل بين الوظائف الإدارية ، ذلك لأن اختلاف هذه المستويات في نسبة الوقت المخصص لإنجاز كل وظيفة يترتب عليها اختلاف المعلومات التي تحتاجها هذه المستويات والتي يجب توفيرها من قبل نظام المعلومات ويكون هذا الاختلاف في جانبين أساسيين هما :
محتوى المعلومات ، ومواصفات المعلومات .
أولاً : اختلاف المعلومات من حيث المحتوى :
يمكن تصنيف المعلومات التي يجب علي نظام المعلومات توفيرها إلى ثلاثة أنواع هي :
1- المعلومات الإستراتيجية : هي التي تغطي فترة زمنية طويلة نسبياً وتتعلق بدرجة أساس بصياغة مرامي وأهداف المنظمة ، والخطط طويلة الجل للوصول إلى هذه الأهداف والأمثلة على هذه المعلومات هي تحديد مواقع المشاريع ، مصادر رأس المال ، أنواع المنتجات ، المكائن والمعدات …. الخ .
2- المعلومات التكتيكية : هي التي تغطي الفترة الزمنية المتوسطة الأمد وتتعلق بتنفيذ الإدارة للإستراتيجيات الموضوعة من قبل الإدارة العليا أي أنها تتركز حول وصف الخطط التكتيكية الضرورية لتنفيذ إستراتيجية معينة ، مثال ذلك المعلومات الخاصة بتصميم المصانع واختبار وتدريب الأفراد ، جدولة الإنتاج ، خطط الصيانة ، تخصيصات الموازنة .
3- المعلومات التشغيلية : هي التي تتعلق بعمليات المنظمة اليومية حيث يجب توفير معلومات تفصيلية ودقيقة وبصفة مستمرة ومتكررة عن جميع أوجه النشاط في المنظمة ، مثال ذلك المعلومات المتعلقة بحضور وانصراف الأفراد ، أنواع وكميات السلع المنتجة والمباعة التوقفات الحاصلة في المكائن والمعدات … الخ
ثانياً : اختلاف المعلومات من حيث المواصفات : يعد الاختلاف في مواصفات المعلومات المطلوبة تبعاً لاختلاف المستويات الإدارية من المسائل الطبيعية جداً ، إذ تشير نتائج الدراسات الميدانية إلى أن هناك اختلافاً جوهرياً في مواصفات المعلومات المطلوبة من قبل كل مستوى إداري ، فالمعلومات التي تحتاجها الإدارة العليا تميل إلى أن تكون خارجية بنسبة كبيرة وأكثر اختصاراً واقل تكراراً بالمقارنة مع المعلومات التي تحتاجها الإدارة التنفيذية والت تميل إلى أن تكون داخلية بنسبة كبيرة وتفصيلية وتتصف بالتكرار .
يجب على نظام المعلومات الإدارية فيما – إذا أريد له تحقيق الأهداف التي صمم من أجلها – ليس فقط توفير المعلومات الإستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية لكل مستوى إدارية وإنما أيضاً توفير هذه الأنواع الثلاثة بالمواصفات . التي تحقق الانسجام والتكامل بين هذه المستويات وبين مجموعة الوظائف الإدارية التي تنجزها في إطار نسبة الوقت المخصص لإنجاز كل منها وإلا فأن أي خلل في هذا الدور الذي يفترض أن يلعبه نظام المعلومات سوف ينعكس سلباً كما أشرنا سابقاً في صورة خلل مركب في إنجاز هذه المستويات للمهام الموكلة إليها ومن ثم خلل في مسيرة المنظمة ومساعيها باتجاه تحقيق أهدافها .
