من الممكن أن تكون المشتريات إما نقداً أو علي الحساب , و يتم تسجيل المشتريات عند وصول البضاعة من البائع ومن أجل التسجيل المحاسبي , لابد أن ترفق كل عملية شراء بوثيقة تثبت حادثة الشراء , و كل عملية شراء يجب أن تكون مرفقة بالشيك الذي استخدم فى عملية الشراء أو ورقة التسجيل الخاصة بآله النقد التي تبين الشراء الفعلي لهذة المشتريات من حيث الكمية و قيمة المشتريات .
تسجيل قيود المشتريات
تسجيل قيود المشتريات
المشتريات Purchases
و يتم تسجيل المشتريات بجعل المخزون مديناً و النقدية دائنة بقيمة هذة المشتريات , و كل عملية شراء علي الحساب , يجب أن تكوم مزودة بقاتورة تثبت هذة المشتريات , و تبين هذة الفاتورة إجمالي قيمة المشتريات و البيانات الأخري ذات العلاقة , و لا يقوم المشتري بإعداد فاتروة شراء مستقلة , و فى المقابل فإن فاتورة البيع المرسلة من قبل البائع تستخدم من قبل المشتري كفاتورة مشتريات .
– القيد المحاسبي لتسجيل المشتريات على أساس الفاتورة
3800 من حـ/ المخزون
3800إلي حـ / الدائنوان
فإذا كانت عملية شراء الأصل هي الهدف من شرائه هو الاستخدان و ليس إعادة البيع مثل المهمات و المعدات فعندئذ لا نسجل المخزون فى الطرف المدين و إنما نسجل الأصل بأسمه فى الطرف المدين .
مردودات المشتريات و مسموحاتها Purchase Returns and allowances
عند استلام البضاعة المشتراة من المحتمل أن يكون بها تلف و عيب أو لا تلبي حاجة المشتري (مخالفة للمواصفات) , ففي هذة الحالة , يقوم المشتري بإرجاع البضاعة إلي البائع , و هذا ما يسمي بمردودات المشتريات , و هنا يجعل الدائنين أو النقدية فى الطرف المدين إذا كانت عملية الشراء نقداً , و المخزون فى الطرف الدائن , و قد يتم الاتفاق مع البائع الاحتفاظ بالبضاعة التي فيها عيب مقابل تنزيل جزء من سعرها و هذا ما يسمس بمسموحات المشتريات , فعلي سبيل المثال , فى مشتريات أحد الزبائن , إذا قام بإرجاع ما قيمته 300$ لمخالفته .
300 من حـ / الدائنون
300 إلي حــ/ المخزون
تكاليف الشحن Freight Costs
يجب أن تحدد في أتقافية البيع من يتحمل تكاليف نقل البضائع إلي محل المشتري : البائع أم المشتري , فعند استخدام شركة نقل عامة مثل السكك الحديدية أو الشاحنات أو الطائرات تقوم شركة النقل بإعداد فاتورة شحن علي أساس الاتفاق مع البائع و أما مصطلحات الشحن المستخدمة فهي fob shipping point أي التسليم محل البائع , و Fob destination أي التسليم محل المشتري , إن كلمة fob يعني free on board أي مجاناً على الألواح الخشبية , لذلك فإن مصطلح Fob shipping point تعني أن البضاعة موجودة علي خشبة البائع مجاناً و أن المشتري يتحمل تكاليف شحن البضاعة و علي العكس فإن مصطلح Fob destination يعني أن البضاعة موجودة علي خشبة المشتري مجاناً بالنسبة لتكاليف الشحن , و أن تكاليف شحن البضاعة يتحملها البائع , فعلي سبيل المثال , فى الفاتورة الناتجة عن عملية البيع فى الأجل فى المثال السابق أظهرت الفاتورة أن تكاليف الشحن يتحملها المشتري .
و عندما يتحمل المشتري تكاليف الشحن , يجعل حساب المخزون مديناً ففي المثال السابق عند استلام البضاعة مبلع 150$ نقداً تكاليف الشحن فعندئذ نسجل القيد التالي :
150 من حــ / المخزون
150 إلي حــ / النقدية
و علي العكس من ذلك , فإن تكاليف الشحن التي يتحملها البائع نتيحة الاتفاق, تعتبر بالنسبة للبائع مصاريف تشغيل تحمل علي إيراد الفترة التي حدثت فيها , فهذة التكاليف تزيد من مصروف حساب بسمي تكاليف الشحن للخارج أو تكاليف التوصيل , فالنسبة للمثال السابق , إذا تضمن الاتفاق أن يتحمل البائع مصاريف النقل و دفع مبلغ 150$ نقداً , بعندئذ يسجل البائع فى دفاتره القيد التالي :
150 من حـ / تكاليف الشحن لخارج (التوصيل)
150 إلي حــ/ النقدية
و عندما يتحمل البائع تكاليف الشحن , فإنه سيقوم بإنشاء فاتورة مرتفعة الثمن تغطي تكاليف الشحن .
خصم المشتريات Purchase Discounts
فى ظل الشراء بالأجل , من الممكن أن يسمح البائع للمشتري بخصم , يسمي خصم تعجيل الدفع (خصم نقدي) , و هذا الخصم يسمي بالنسبة إلي المشتري خصم المشتريات , و هذا الخافز يعطي مزايا للفريقين : المشتري يوفر فى نقوده و البائع يقصر الدورة التشغيلية بتحويل المدينين إلي نقدية بسرعة أكبر .
و هذا الخصم ذو الطبيعة الدائنة يبين مبلغ الخصم النقدي و الوقت المسموح به هذا الخصم كذلك بحدد طول الفترة التي من المتوقع أن يقوم المشتري بسداد كامل المبلغ خلالها , ففي الفاتورة نلاحظ بند 2/10 , صافي /30 و هذا يعني أن هناك خصماً بنسبة 2% من الممكن أن يحدث علي قيمة الفاتورة مطروحاً منه أي مردودات أو مسموحات للمشتريات إذا تم السداد خلال 10 أيام من تاريخ الفاتورة (فترة السماح , فترة الخصم ) , و إذا لم يتم السداد خلال هذة الفترة (السماح) , فإن قيمة الفاتورة مطروحاً منها المردودات و المسموحات كاملة تستحق فى موعد أقصاه 30يوماً من تاريخ الفاتورة أو تمدد فترة الخصم لعدد محدد من الأيام بعد الشهر الذي حدثت فيه عملية البيع , فعلي سبيل المثال 1/10/ EOM نهاية الشهر فهذا يعني هناك خصماً قدره 1% إذا تم سداد قيمة الفاتورة خلال العشرة أيام الأولي للشهر التالي .
ومن الممكن ألا يختار البائع خصماً نقدياً للمدفوعات الفورية أو العاجلة , ففي هذة الحالة يبين المصطلح أو البند الدائن الموعد الأقصي لسداد الالتزام , فعلي سبيل المثال , من الممكن أن تسجل الفترة ص/30, ص/60 أو ص/10 من نهاية الشهر , و هذا يعني أن المبلغ يجب أن يدفع خلال 30يوماً , 60 يوماً أو خلال الأيام العشرة الأولي من الشهر التالي .
فإذا تم سداد الفاتورة خلال فترة الخصم , فإن مبلغ الخصم يخفض قيمة المخزون , فيسجل المخزون بقيمته الكاملة و عند الدفع خلال فترة الخصم , تخفض تكلفة المخزون , و لتوضيح ذلك نفترض المنشأة قامت بسداد مبلغ 3500$ (مجمل الفاتورة مبلغ 3800$ مطروحاً منها قيمة المردودات و المسموحات 300$ ) فى 14/5/2012 آخر يوم من فترة الخصم فإن مبلغ الخصم النقدي يبلغ 70$ (3500 *2%) و المبلغ الذي سيتم سداده من قبل المنشأة يبلغ 3430 (3500-70 ) و إن قيد التسجيل يكون علي النحو التالي
3500 من حـ / الدائنون
3430 إلي حـ/ النقدية
70 إلي حـ / المخزون
(تسجيل المدفوعات النقدية خلال فترة الخصم)
و فى المقابل , إذا لم يستفد المنشأة من فترة الخصم و قام بدفع المبلغ كاملاً فى 3/6/2012 م فعندئذ يسجل القيد التالي :
3500 من حـ/ الدائنون
3500 إلي حـ/ النقدية
(تسجيل المدفوعات النقدية دون الحصول علي الخصم)
و علي المشتري أن يستغل كل الخصومات , وإن مرور الخصم دون الاستفادة منه ممكن أن يعتبر كفائدة المدفوعات علي استخدام النقدية , فعلي سبيل المثال لو فرضنا أن المنشأة لم تستفيد من فترة الخصم , فسيكون و كأنه يدفع معدل فائدة 2% لاستخدمه مبلغ 3500$ لمدة 20 يوماً (30 يوماً -10 أيام) , و هذا ما يساوي تقريباً نسبة 36.5% (365/20*2%) , ومن الأفضل للمنشأة أن يقترض من البنك بسعر فائدة من 8إلي 12% بدلاً من أن يفقد هذا الخصم .
المصدر : كتاب مبادئ المحاسبة لكيسو مترجم .
