مراقبة التكاليف والمبيعات فى دورة الغذاء والمستندات المستخدمة

مراقبة التكاليف والمبيعات فى دورة الغذاء والمستندات المستخدمة

مراقبة التكاليف والمبيعات فى دورة الغذاء و المستندات المستخدمة

مقدمة
إن الغرض من وضع نظام رقابى لكافة الخدمات والأنشطة المقدمة بالفندق تهدف الى تحقيق الجودة والنجاح وتعظيم العائد المادى والربحية المستهدفة من إدارة المنشأة الفندقية التى من أهدافها الرئيسية تحقيق الربح مع الجودة وإرضاء العملاء بإشباع احتياجاته .

8- الوضوح والتجانس Appropriateness
يجب أن يكون النظام الرقابى متجانس مع نظام العمل داخل الفندق .
9- المرونة Flexibility
يجب أن يكون النظام الرقابى مرن بحيث يتناسب مع سياسات الفندق المتغيرة تبعاً لتغير الأحداث .
10- محدد Specificity
يجب أن يشتمل النظام الرقابى على اسس وخطوات محددة لتحقيق نتائج محددة .
11- القبول Acceptability
يجب أن يكون النظام الرقابى مفهوم ومقبول من العاملين حتى يسهل تنفيذه .

الإجراءات الواجب إتباعها من خلال المراقبة لتقليل تكاليف الإنتاج

1- ضرورة استخدام كل الأجهزة والأدوات التى تساعد على تنفيذ الـ Standard الموضوع بواسطة إدارة
الفندق.
2- الاقتصاد في شراء الخامات المطلوبة للتشغيل .
3- العمل على تقليل الفاقد والتالف من الخامات.
4- مراقبة أذون الصرف وإعادة الخامات الزائدة عن الإنتاج الى المخازن .
5- إستخدام Left Over في إنتاج أصناف إضافية .
6- حل المشكلات التي تعوق سير العمل .
7- تدريب العمال يؤدى الى إجادة العمل وخفض التكاليف .
8- إستخدام الخامات ذات الجودة العالية.

وبعد ان تعرفنا على كيفية تصميم نظام رقابي مع إتباع الإجراءات الرقابية التى تؤدى الى تقليل تكاليف الإنتاج بالفندق سنقوم بتوضيح دورة الغذاء بالفنادق بإعتبارها من الأمور الهامة التى يتوقف عليها سمعة الفندق بالتالى يجب ان تكون فى شكل سلسلة متتابعة يراعى فيها مراقبة كافة التكاليف حتى نهاية السلسلة وهى مرحلة بيع المنتج حتى نحقق العائد المستهدف مع تقديم أجود خدمة ممكنة.

دورة الأغــــذيـــة Food Cycle

1- مرحلة الشراء Purchasing
هدف إدارة المشتريات هو إمداد الفندق بكل ما يحتاجه من خامات لازمة للتشغيل والإنتاج مع مراعاة السعر الممناسب ، الجودة ، المورد الجيد ، والمنتج الجيد .
2- مرحلة الإستلام Receiving
يعتبر قسم الاستلام هو المسئول عن نوعية وحجم وكمية البضائع المطلوبة طبقا للمواصفات المطلوبة ويتم فى هذا القسم التركيز على تاريخ الصلاحية طبقاً للمواصفات المطلوبة ويتم فى هذا القسم التركيز
على تاريخ الصلاحية للمنتجات والتفتيش على العلامات التى توضح ختم الفحص الرسمي وخاصة اللحوم وتتكون لجنة الإستلام عادة من مسئول قسم الإستلام ، مراقب تكاليف الأغذية والمشروبات ورئيس القسم الذى تتبعه تلك البضائع المطلوب استلامها .
3- مرحلة التخزين Storing
ويتم فيها الحفاظ على الإمدادات الغذائية والمنتجات المسلمة بوضعها داخل المخازن لإحكام الرقابة عليها ويحدد لكل صنف ما يعرف بـ الـ “Bin Card “

أو رقم كودى بالكمبيوتر ويسجل فيه رقم الصنف ، اسم البضاعة ، التاريخ ، اسم المورد ، الكمية المسلمة .
أما بالنسبة للحوم فيستعمل الـ Meat Tag ويدون عليه الوزن وكل بيانات اللحوم ويتكون الـ Meat Tag من جزئيين بهما نفس البيانات ويمكن فصل أي جزء عن الأخر وعند وزن قطع اللحم يرفق جزء من التاج بقطعة اللحم والجزء الآخر يبقى طرف أمين المخازن ونتيجة لذلك يمكن رصد الموجود بحجرات التجميد من اللحوم المجمدة .
4- مرحلة صرف الأغذية Issuing
وهى صرف الخامات اللازمة للتشغيل فى المخازن عن طريق طلب الصرف Requisition .
5- مرحلة التحضير Preparation :
وهى مرحلة تجهيز الخامات استعدادا لاستخدامها فى الانتاج .
6- مرحلة الخدمة Serving
وفيها يتم تقديم الطعام للضيوف .

أولاً : شراء الأغذية

– إن عملية الشراء هى وظيفة إدارية تقوم بها إدارة المشتريات بشراء الإمدادات الغذائية اللازمة للتشغيل والإنتاج ويعتبر مرحلة الشراء هى الخطوة التالية فى خطوات الاعداد للقوائم المقترحة لكافة أماكن تقديم المأكولات والمشروبات بالفندق والتى على اساسها يتم تحديد الأصناف والمكونات وكمياتها التى سوف تشترى بناء على طلب من الأقسام التى ستقوم باعداد وتجهيز هذه الأصناف.
– وبالإضافة إلى الدور الذى تقوم به القائمة فى تحديد الإحتياجات فهناك عوامل أخرى عديدة تحدد وتؤثر على الكمية التى ينبغى شراؤها وهى : التنبؤ بحجم المبيعات للمنتج وحجم الطلبات وعدد المرات التى يمكن أن يأتى بها المورد للتوريد وأيضا طول المسافة بين المورد والفندق .
– كذلك يجب الأخذ فى الإعتبار ان عملية انتاج الطعام تحتاج ايضا إلى شراء وأدوات ومعدات لازمة بجانب خامات التشغيل الغذائية .
ويراعى القواعد التالية عند إجراء عملية الشراء : ( يتم تحديد الكمية والجودة مع السعر المناسب والمصدر الجيد ).
Effective Purchasing = The right product
The right price
The right Supplier
The right time

وما يساعد على تحديد الجودة إجراء الفحوص على المواد الخام المشتراه سواء فحوص ظاهرية أو باستخدام أجهزة خاصة للفحص والتقييم للتأكد من جودة الخامات.

طــرق الشـــــراء

الطريقة الأولى :
الممارسة Quotation للأصناف التى يغلب عليها صفة الإحتكار ( الموزع الواحد ) .
الطريقة الثانية :
– العقود الثابتة Standing order لفترة زمنية محددة بشروط ثابتة .
– أو أمر التوريد Purchasing order لدفعة واحدة أو لدفعات متكررة حسب الكمية والسعر.
– الشراء المباشر من الأسواق ومصادر التوريد المختلفة .
** هل أوامر التوريد المستديمة Standing Order تساعد في تثبيت وتقليل التكلفة ؟
بالطبع فان أوامر التوريد المستديمة تنظم عمل كل من إدارة المشتريات والمخازن ولكن يجب الانتباه الى تحرك سعر المنتجات فى السوق صعودا وهبوطا نظراً لاختلاف الظروف المتعلقة بالعرض والطلب
ونتيجة لاختلاف الظروف المتعلقة بالعرض والطلب الموضحة فى النقاط التالية:-
1- فتح إمكانية الاستيراد الخارج للسوق المصرى لجميع المواد الغذائية .
2- زيادة الكمية المعروضة وقلة الطلب عليها.
3- بالتالى يتم تغيير الأسعار للمواد الغذائية من وقت لأخر.
وتتحدد الكميات المشتراه من الأصناف وفقاً لمجموعة من الإعتبارات أهمها :-
1- الأرصدة الموجودة لهذه الأصناف بالمخازن.
2- نسبة الإشغال فى الفندق .
3- عدد العملاء المتوقعين.
4- أنواع قوائم الطعام الموضوعة للمطاعم المختلفة.
5- متوسطات الاستهلاك اليومى.
6- احتياج قاعات الحفلات لتنفيذ تعاقداتها.
7- المساحة المتاحة للتخزين .

أنواع مشتريات الأغذية بالفنادق :

تنقسم مشتريات الأغذية بالفنادق إلى نوعين رئيسيين :
1- المشتريات المباشرة Direct :
وهى تلك الأصناف من الأغذية التى تشترى بغرض التشغيل اليومى لقوائم الطعام المختلفة. ومعظم هذه الأصناف تكون طازجة وبالتالى لا تتحمل التخزين لمدة أطول من يومين مثل (الخضار – الفاكهة – الألبان .الخ )

2- المشتريات بغرض التخزين
وهى تلك الأصناف من الأغذية التى تتحمل التخزين لفترات متفاوتة حسب نوعها ( جافة أو محفوظة – معلبة أو مجمدة ) ويتم شراؤها عن طريق طلب الشراء ثم أمر التوريد.

ثانياً : إستلام الأغذية

تعتبر وظيفة الإستلام من الوظائف الهامة فى دورة الأغذية نظرا لمدى مساهمتها فى التأكد من أن الخامة الموردة مطابقة للمواصفات مما يعنى تحقيق الجودة وتنفيذ متطلبات التشغيل.
ويجب أن تتوافر عدة شروط فى مكان الإستلام وهى :
1- أن يكون بالدور الأرضى .
2- يكون أمامه مكان متسع لدخول وخروج التروليات المحملة بالبضائع .
3- يسهل تنظيفة .
4- قريب من أماكن تخزين البضاعة .
5- به الأدوات الخاصة بالإستلام .
مواصفات موظف إستلام الأغذية
1- أن يكون حاصلاً على مؤهل علمى يتفق وطبيعة العمل .
2- تشغيل معدات وأجهزة قسم الإستلام ( كالموازين – العدادات – معدات المناولة الداخلية .. الخ ).
3- الدراية التامة بأصناف الأغذية والمشروبات ومواسم توافرها بالأسواق .
4- الفهم الكامل لكل لوائح وأنظمة الإستلام الخاصة بالفندق.
5- تطبيق المواصفات الموضحة على الكميات المستلمة .
6- الأمانة التامة.
7- الدقة والنظام فى العمل .
• وتوجد لجنة تقوم بإستلام كافة المواد الغذائية ومطابقتها مع ما تم طلبه من حيث الكمية والنوع والمواصفات وتاريخ الإنتاج وإنتهاء الصلاحية خاصة فى المعلبات لأنه فى حالة وجود خامات غير مطابقة ترفض اللجنة إستلامها .

وفى حالة الموافقة على الإستلام ومراجعة أذون التوريد يتم الاتى :
– التوقيع على أذن التوريد بما يفيد بالإستلام مع تدوين التاريخ على البضاعة لإستخدامها طبقاً لقاعدة ( الوادر أولاً يصرف أولاً ) .
– ترسل البضاعة إلى المخازن كل صنف فى مكانه وتدون فى الدفاتر المخزنية .
تقرير الإستلام اليومى Daily Receiving Report
يوضح جميع البضاعة التى يتم استلامها خلال يوم عمل كامل موزعة وفقا لأنواعها وكميتها وأسعارها ويحرر هذا التقرير بمعرفة موظف الاستلام من أربع تسخ وتوزع كالاتى :-
1- الأصل مرفق به المستندات الى محاسب التكاليف.
2- نسخة إلى أمين المخازن للتأكد من الكميات المسلمة للتخزين.
3- نسخة إلى رئيس المطبخ لمعرفة إجمالى المنصرف له مباشرة .
4- نسخة لدى موظف الإستلام للرجوع إليها.
وترسل تقارير الإستلام مرفقا بها المستندات الى محاسب التكاليف لمراجعتها وترسل بعد ذلك للإدارة المالية لإتمام إجراءات صرف قيمة البضاعة للموردين .
دور محاسب التكاليف فى الرقابة على الإستلام
1- التأكد من حسن سير عمليات الاستلام.
2- التأكد من دقة الموازين التى يتم عليها الاستلام.
3- التأكد من تطبيق المواصفات التى حددها الفندق معياراً للاستلام.
4- التأكد من ضمان الاستلام الأمثل وفقا للكميات والأسعار المتفق عليها.
5- التأكد من وصول البضاعة التى تم استلامها إلى الأقسام المختلفة.
6- المراجعة الحسابية على تقارير الاستلام المرفق بها فواتير ومستندات الاستلام المختلفة والتأكد من مطابقتها لما اتفق عليه من أسعار وبعد إتمام المراحعة ترسل الفواتير إلى الإدارة المالية لاتمام إجراءات صرف قيمتها مع قيد المشتريات التى جاءت بالتقارير فى دفاتر خاصة لضبط حسابات التكلفة والمخازن .

ثالثاً : التخزيـــــــن

– تعتبر مخازن الأغذية والمشروبات حلقة الوصل بين الاستلام والتشغيل ولذلك يجب الرقابة عليها من حيث مراعاة الشروط الصحية والفنية فى عمليات التخزين المختلفة ولذلك تتأثر تكلفة المنتجات بأنظمة التخزين والصرف للمواد الخام وفقا لقواعد الصرف التى تنظمها اللوائح والتعليمات.
– تعتبر عملية التخزين من العمليات الحيوية والهامة للغاية خاصة بالنسبة للأطعمة المجمدة – اللحوم – الأسماك لذا يراعى أن تتمشى مواصفات المخازن مع ما يخزن بها من خامات فمثلا تحفظ اللحوم والاسماك التى ستخزن لمدة طويلة فى ثلاجات تجميد لها درجة حرارة ورطوبة معينة فى حين توضع هذه الأصناف التى تخزن بغرض الاستعمال فى وقت قريب فى ثلاجات اخرى هى ثلاجات تبريد تختلف درجة حرارتها ورطوبتها عن ثلاجات التجميد أما البقول ( الحبوب – المكرونة ……. ) والشاي والسكر والمعلبات وغيرها فلا تحتاج لمثل هذه الثلاجات بل تحفظ فى مخازن عادية بشرط ان تستوفى شروط التخزين السليمة.
– من هذا نجد أنه يجب توافر أنواع مختلفة من المخازن لتغطية هذه المتطلبات وهى :-
المخازن الجافة
ويقصد بها المخازن التى يخزن بها الخامات الجافة مثل الحبوب – التوابل – الشاى – السكر – البن – المعلبات
مثل : – غرفة التبريد ( ثلاجات التبريد Refrigerators ) .
– غرفة التجميد ( ثلاجات التجميد Freezer ) .
يعتبر ترتيب الخامات داخل المخازن من الأهمية بمكان ويراعى عند تخزين الخامات عدة نقاط هي :-
1- ترتيب الخامات داخل المخزن وذلك كما يلي : –
– عدم شغل حيز كبير من المخازن .
– سهولة العثور على الأصناف المطلوبة ثم صرفها بمجرد طلبها .
– سهولة اجراء الجرد الفعلى أو الجرد المفاجئ .
2- وعــلى أمــين المخــزن رص كل صــنف علــى حدى أولاً بأول فى الأمكنة المعدة لها مع مراعاة التفرقة بين الخامات الجديدة والخامات القديمة تلافياً لحدوث أي عطب من جراء طول مدة التخزين
3- لسهولة القيد في بطاقة الصنف وسرعة التعرف على الأصناف عند جردها فأنه يستحسن استخدام أرقام معينة لتميز الأنواع المختلفة من الخامات بشرط ان توضح هذه الأرقام على أذونات الصرف عند طلب هذه الخامات .
4- يقوم محاسب التكاليف بدراسة قوائم جرد المخازن شهرياً لمعرفة معدل الاستهلاك الشهرى لكل صنف ومدى احتياج المخزن للأصناف التى تستهلك بكميات اكبر وكمية المخزون الواجب الاحتفاظ به من كل صنف .
لإحكام الرقابة على عمل المخازن بالفندق يتم الأتي :-
– يعين أمين مخزن ويكون مسئولاً عن الأتي :-
1- صرف أصناف الخامات من المخازن بناء على مستند صرف معتمد.
2- تسجيل أي خامات تخرج من المخزن محدداً فيه توقيت الصرف والجهة التى صرفتها وأسعارها.
3- حصر الأصناف التي صرفت من المخازن وكمياتها واسعارها فى نهاية كل يوم.
4- مراقبة درجات الحرارة ونسبة الرطوبة فى المخازن باستمرار والتبليغ عند ظهور اى اختلافات فيها حتى لا تتلف المواد الغذائية مما يعرض الفندق للخسائر.

– جرد المخازن من حلقات الرقابة الهامة فى التقارير المالية للفندق :

1- يعتبر محاسب التكاليف مسئولا مسئولية كاملة عن حسن سير العمل بالمخازن ومشاركاً أساسياً في عمليات الجرد الدورية التى تتم وفقا لأوقات ثابتة تحددها الإدارة المالية تتناسب مع إعداد التقارير المالية والحسابات الختامية للفندق.
2- ويقوم محاسب التكاليف بالتأكد من مطابقة الأرصدة الدفترية مع المخزون الفعلى … والفرق بينهما يمثل العجز أو الزيادة فى جرد البضاعة .
وقد يكون جرد المخازن على فترات دورية أو فترات مفاجئة للمخازن ودون تحديد سابق ومراجعة بعض الأصناف المشكوك فى سلامتها.
3- يطبق محاسب التكاليف المعادلة التالية لمعرفة بضاعة أول المدة فى بداية كل شهر ويمثل هذا الرقم القيمة النقدية للجرد الفعلى فى نهاية كل شهر على ان يعاد احتساب هذا الرقم يوميا وذلك بتطبيق الأتي : –
بضاعة أول المدة + المشتريات = إجمالي البضاعة – المنصرف من المخازن = بضاعة أخر المدة
تعد قوائم الجرد وفقا للأرصدة الفعلية المتوافرة بالمخازن عن طريق ( لجان الجرد التى تقوم بتحديد قيمة هذا المخزون وضبط حسابات المخازن وبالتالى تحديد المنصرف الفعلى منها .

ويتحدد المنصرف الفعلي من المخازن وفقا للمعادلة الاتية :-

حيث ص = المنصرف
ب أ = تمثل قيمة البضاعة المتواجدة فى أول المدة
ش = تمثل المشتريات خلال المدة
ب ح = بضاعة أخر المدة
ويجب ان تتطابق ص مع أذونات الصرف التى تمت خلال المدة ( فترة ما بين الجردين )

العجز فى جرد البضاعة قد يكون نتيجة إحدى العوامل الآتية :-

1- صرف كميات من المخازن بدون أذونات صرف.
2- صرف كميات زيادة عن ما هو مدون بإذن صرف.
3- صرف كميات أقل عن ما هو مدون بإذن الصرف.
4- الأخطاء الحسابية سواء فى احتساب قيمة المنصرف أو فى قوائم الجرد نفسها.
5- أخطاء التسعير فى الأصناف المشابهة التى تؤدى بالتالى الى أخطاء التقييم.
6- عدم الدقة فى توزيع الكميات على تقارير الاستلام من حيث كونها للاستهلاك المباشر أو للتخزين.
7- الإختلاس أو السرقة.
8- أخطاء فى عمليات الجرد نفسها مثل العد الخطأ للكميات الموجودة فعلاً.

إذن الصرف من المخازن

هو نموذج يتم من خلاله التعامل بين إدارة المخازن وباقى أقسام المنشأة فى الصرف وذلك لتحديد رصيد باقى المخزون بالمخازن. فهو مستند هام فى الدورة المستندية لإحكام الرقابة على مبيعات الطعام والشراب بمطاعم الفنادق وعادة يكون هذا النموذج من أصل وصورتين .

وتتضمن البيانات بإذن الصرف من المخازن الأتي :-

– التاريخ – نوعية الخامات المنصرفة – اسم القسم المنصرف اليه ورقم القسم .
– بالجدول ( رقم الصنف – اسم الصنف – الوحدة – الكمية المطلوبة – الكمية المنصرفة – سعر الوحدة وإجمالي القيمة ) .
– وفى نهاية النموذج يوقع المستلم وأمين المخزن ومراقب التكاليف .

يتضمن إذن الصرف هذه البيانات للأسباب الأتية : –

1- التاريخ حتى يتم تحميل القسم المنصرف اليه الخامات بتكلفتها وسعرها فى هذا التاريخ.
2- تحديد نوعية المنصرف من المأكولات / المشروبات وذلك لتحديد المخزن المنصرف منه.
3- اسم القسم لتعلية رصيده بالخامات المنصرفة من قبل إدارة مراقبة التكاليف.
4- رقم الصنف واسم الصنف حيث أنه يتم تسجيل جميع الأصناف وعمل كروت لكل صنف وتكويدها بأرقام
موحدة للصنف الواحد.
5- الوحدة مثل قطعة – صندوق – علبة – زجاجة ……………
6- الكمية المطلوبة بمعرفة رئيس القسم الطالب للصرف.
7- الكمية المنصرفة فعليا من المخزن حيث يمكن ان تكون اقل من الكمية المطلوبة لأسباب مثل نقص الرصيد أو
عدم توفره.
8- سعر الوحدة المطلوب الصرف منها .
9- إجمالي القيمة للصنف هى حصيلة ضرب الكمية المنصرفة من الصنف × سعر الوحدة من الصنف
10- توقيع رئيس القسم ضرورى على طلب الصرف ليكون على علم بما يتم طلبه من إحتياجات فعلية .
11- إجمالي قيمة إذن الصرف حيث يتم تحميلها على القسم وطرح قيمة الإذن من حساب المخزن .