لغرض تحقيق المقومات الاساسية لنظام الرقابة الداخلية لابد من اتخاذ الاجراءات التالية :
1- اجراءات تنظيمية وادارية : وتضم النواحي التالية : –
– تحديد اختصاصات الادارات والاقسام المختلفة بشكل يضمن عدم التداخل .
– توزيع الواجبات بين الموظفين بحيث لاينفرد احدهم بعملية ما من البداية للنهاية وبحيث يقع عمل كل موظف تحت رقابة موظف آخر .
– توزيع المسؤوليات بشكل واضح يساعد على تحديد اسباب ارتكاب الخطأ والاهمال .
– تقسيم العمل بين الادارات والموظفين بحيث يتم الفصل بين الوظائف التالية :
وظيفة التصريح بالعمليات والموافقة عليها .· وظيفة تنفيذ العمليات .
· وظيفة الاحتفاظ بعهدة الاصول .
· وظيفة القيد و المحاسبة .
– تنظيم الاقسام بحيث يجتمع الموظفون الذين يقومون بعمل واحد في غرفة ( حجرة ) واحدة .
– ايجاد روتين معين يتضمن خطوات كل عملية بالتفصيل بحيث لايترك فرصة لأى موظف للتصرف الشخصي الا بموافقة شخص اخر مسؤول .
– اعطاء تعليمات صريحة بأن يقوم كل موظف بالتوقيع على المستندات كاثبات لما قام به من عمل .
– استخراج المستندات من اصل وعدة صور ( واحيانا من عدة الوان ) تختص كل ادارة معينة بصورة ذات لون معين .
2- اجراءات محاسبية : وتضم النواحي التالية : –
– اصدار تعلميات بوجوب اثبات العمليات بالدفاتر فور حدوثها لأن هذا يقلل من فرص الغش والاحتيال ، ويساعد ادارة المشروع على الحصول على ماتريده من عمليات بسرعة .
– اصدار التعليمات بعدم اثبات اى مستند ما لم يكن معتمدا من الموظفين المسؤولين ، ومرفقة به الوثائق المؤيدة الاخرى .
– عدم اشتراك اى موظف في مراجعة عمل قام به ، بل يجب ان يراجعه موظف اخر .
– استعمال الالات المحاسبية مما يسهل الضبط الحسابي ويقلل من احتمالات الخطأ ويقود الى سرعة انجاز العمل .
– استخدام وسائل التوازن المحاسبي الدورى مثل موازين المراجعة العامة وحسابات المراقبة الاجمالية – الخ .
– اجراء مطابقات دورية بين الكشوفات الواردة من خارج المنشأة والارصدة في الدفاتر والسجلات كما في حالة البنوك والموردين ( المجهزين ) ومصادقات العملاء — الخ .
– القيام بجرد مفاجىء دوريا” للنقدية والبضاعة والاستثمارات ومطابقة ذلك مع الارصدة الدفترية .
3- اجراءات عامة : وتضم النواحي التالية : –
– التأمين على ممتلكات المشرع ضد جميع الاخطار التي تتعرض لها حسب طبيعتها .
– التأمين على الموظفين الذين بحوزتهم عهد ة نقدية او بضائع او اوراق مالية او تجارية اوغيرها ضد خيانة الامانة .
– وضع نظام رقابي سليم لمراقبة البريد الوارد والصادر .
– استخدام وسيلة الرقابة الحدية يجعل سلطات الاعتماد متمشية مع المسؤولية ، فقد يختص رئيس القسم مثلا باعتماد الصرف في حدود 50000 دينار بينما يختص رئيس الدائرة باعتماد الصرف في حدود 150000 دينار وهكذا .
– استخدام وسائل الرقابة المزدوجة فيما يتعلق بالعمليات الهامة في المشروع كتوقيع الشيكات ، وعهدة الخزائن النقدية — الخ .
استخدام نظام التفتيش بمعرفة قسم خاص بالمشروع في حالات التي تستدعيها طبيعة الاصول بحيث تكون عرضة للتلاعب والاختلاس ، وغالبا ما تناط هذه السلطة بقسم التدقيق الداخلي
