أثر استخدام الحاسبات الإلكترونية علي المحاسبة والمراجعة

أثر استخدام أساليب تكنولوجيا المعلومات علي عناصر النظام المحاسبي وعلي الإجراءات المحاسبية ، وكذلك علي المراجعة:

اولا: أثر استخدام الحاسبات الإلكترونية علي عناصر النظام المحاسبي .
لقد ترتب علي استخدام الحاسبات الإلكترونية في مجال المحاسبة تغييراً في معظم عناصر النظام المحاسبي علي النحو التالي :ـ
1] ــ المستندات والدورة المستندية : أخذت المستندات شكل بطاقات ذات أحجام وأشكال معينة حتى يسهل إدخال ما بها من بيانات إلي الكمبيوتر كما حدث تغيراً في مسار الدورات المستندية حيث يتم استخدام المستندات في التسجيل في دفاتر اليومية ودفاتر الأستاذ في أن واحد أو في دفاتر الأستاذ قبل دفاتر اليومية وهذا يعني اختصار في الدورة المستندية .
2] ــ الدفاتر والسجـلات : من ناحية تصميم الدفاتر والسجلات لقد تم الاستغناء عن معظم الدفاتر والسجلات وأصبحت داخل الكمبيوتر في شكل ملفات ، كما تغيرت وسائل حفظ البيانات والمعلومات فقد تطلب الأمر استخدام الحاسبات الإلكترونية أن تكون صفحات هذه الدفاتر والسجلات في شكل ملفات داخل الكمبيوتر بحيث تحتوي علي أعمدة أو خانات متتالية لإثبات القيم المدينة والدائنة والرصيد بدلاً من أن تأخذ شكل حرف [ T ] كما هو الوضع في النظام اليدوي .
3] ــ القوائم والتقارير : بخصوص القوائم المالية والتقارير نجد أن معظم المستويات الإدارية تعتبر مخرجات الحاسبات الإلكترونية بمثابة قوائم وتقارير يمكن الاستعانة بها في اتخاذ القرارات الإدارية كما تعترف بها بعض الجهات الخارجية مثل البنوك كأساس للمحاسبة والمناقشة ، ومن ناحية أخري فقد أثر استخدام تلك الوسائل علي دورية التقارير إذ أصبحت تعد علي فترات متقاربة وهذا ساعد الإدارة في حل المشاكل الإدارية بسرعة وفي الوقت المناسب .
4 ] ــ دليل الحسابات : تأثر دليل الحسابات باستخدام الوسائل الإليكترونية إذ يحتوي علي كود لكافة الحسابات حيث تستخدم طريقة الرموز بدلاً من الأسماء الإنشائية الوصفية .
ثانيا: أثر استخدام الحاسبات الإلكترونية علي الإجراءات المحاسبية .
لقد ترتب علي استخدام الحاسبات الإلكترونية في مجال التنظيم المحاسبي تأثيراً كبيراً علي طبيعية العمليات المحاسبية ، من هذه الآثار ما يلي :ــ
أولاً : يقتصر دور المحاسب علي ما يلي :ـ
أ ــ تجميع المستندات التي تتضمن البيانات .
ب ــ إعداد البيانات بطريقة ملائمة للإدخال في الكمبيوتر .
جـ ــ الاستعانة بخبرة مشغلي البيانات في كتابة برامج الكمبيوتر .
د ــ تفسير المعلومات الخارجة من الكمبيوتر ليسهل في ضوئها اتخاذ القرارات المختلفة
ثانياً : يقتصر دور الكمبيوتر وملحقاته علي ما يلي : ـ
أ ــ تسجيل البيانات من وسائل إدخالها إلي الكمبيوتر في ملفات معينة لحين تشغيلها طبقاً للبرنامج .
ب ــ تبويب وتصنيف وتحليل البيانات حسب التعليمات والأوامر الواردة في البرنامج ، ويقوم بهذه العملية الكمبيوتر ذاته بواسطة وحداته المختلفة .
ثالثاً : مركزية حفظ المستندات بعد الإدخال بدلاً من أنها كانت مبعثرة في كل قسم من أقسام المنشأة .
رابعاً : يتم التسجيل في دفاتر اليومية والترحيل إلي الحسابات بدفتر الأستاذ بعملية واحدة ، وهذا يوفر الوقت ويقلل من فرصة الخطأ فضلاً عن أنه يؤدي إلي اختصار بعض المراحل في دورة العمليات المحاسبية .
خامساً : اتساع نطاق تحليل البيانات ، فبعد أن كان التحليل يتم علي نطاق ضيق وباستخدام الأساليب التقليدية ، يمكن بعد استخدام الحاسبات الإلكترونية ، أن يتم التحليل علي نطاق واسع وبطريقة علمية وباستخدام أساليب بحوث العمليات .
سادساً : حيث تغيير ملحوظ في أسلوب عرض النتائج والمعلومات حيث أصبحت مخرجات الكمبيوتر تستخدم كتقارير وخصوصاً بعد تطوير وحدة المخرجات وتزويدها بوحدات لإعداد الرسوم البيانية والتحبير .
وفي الصفحة التالية خريطة بيانية توضح كل من دور المحاسب والكمبيوتر في ظل التشغيل الإلكتروني للنظام المحاسبي

التصــوير البياني
للتشغيل الالكتروني للنظام المحاسبي

دور المحاسب :
1 ــ تجميع البيانات 4 ــ تفسير النتائج الخارجة .
2 ــ إدخال البيانات 5 ــ أو إعادة عرض مخرجات المحاسبة بطريقة تناسب للإدارة

دور المحاسب في ظل التشغيل الالكتروني للنظام المحاسبي.
يتمثل هذا الدور في الآتي :ــ
1 ــ تجميع البيانات .
2 ــ إدخال البيانات .
3 ــ المشاركة في وضع برنامج الكمبيوتر .
4 ــ تفسير النتائج الخارجة .
5 ــ أو إعادة عرض مخرجات المحاسبة بطريقة تناسب للإدارة .
دور الكمبيوتر في تشغيل النظام المحاسبي : يتمثل هذا الدور في الآتي :ـ
1 ــ استقبال البيانات العلمي
2 ــ تبويب / تصنيف تحميل البيانات حسب التعليمات الواردة بالبرنامج .
3 ــ تخزين البيانات وتشغيل البيانات .
ثالثا: ــ أثر استخدام الحاسبات الإلكترونية علي مفاهيم وأساليب المحاسبة .
لقد فتح استخدام الحاسبات الإلكترونية في مجال المحاسبة أفاقاً جديدة ، وظهور مفاهيم جديدة من أهمها ما يلي :ــ
# ــ مفهوم النماذج .
# ــ مفهوم التجارب .
# ــ مفهوم البيانات والمعلومات متعددة الأغراض .
# ــ مفهوم التشغيل الفوري للبيانات .
# ــ مفهوم الشمولية عند دراسة المشكلة .
# ــ مفهوم التكامل والتنسيق .
# ــ مفهوم تحليل النظم ودراسة سلوكها .
كما كان لاستخدام الحاسبات الإلكترونية في مجال المحاسبة دوراً هاماً في تطوير أساليبها حيث استخدمت أساليب حديثة نذكر منها ما يلي :ــ
1 ــ أسلوب التشغيل الالكتروني في مجال تحليل وحفظ واسترجاع البيانات والمعلومات لأن الأساليب اليدوية لم تصبح مناسبة في حالة حجم الأعمال الكبيرة .
2 ــ الأساليب الرياضية والإحصائية والهندسية في مجال تحليل البيانات وهذا لم يكن ممكنا بدون استخدام الحاسب الالكتروني .
3 ــ أساليب نظرية النظم في مجال تصميم النظم المحاسبية ودراسة سلوكها خلال الزمن وتصميم السياسات المالية والإدارية .
4 ــ كما اتسع نطاق المحاسبة وتطورات أغراضها لتشمل تقديم البيانات ومعلومات احتمالية عن المشكلة تحت ظروف مختلفة و تحت سياسات بديلة بدرجة الدقة المطلوبة وفي الوقت المناسب ، وذلك باستخدام أساليب المحاكاة والاحتمالات .
رابعا: مجالات استخدام الحاسبات الإلكترونية في مجال المحاسبة .
لقد أمكن استخدام إمكانيات الحاسبات الإلكترونية في العديد من مجالات المحاسبة من أهمها ما يلي : ــ
أولاً : تنفيذ بعض إجراءات المحاسبة مثل : ـ
# ــ إثبات الأحداث والصفقات المالية في دفاتر اليومية .
# ــ الترحيل إلي الحسابات في دفاتر الأستاذ واستخراج موازين المراجعة .
# ــ إعداد القوائم المالية والتقارير الدورية مثل : قائمة المركز المالي ، وقائمة الداخل ، وقائمة التدفقات النقدية .
ثانياً : الإثبات في بعض السجلات الإحصائية مثل :
# ــ سجل الأصول الثابتة .
# ــ سجل العاملين والموظفين .
# ــ كشوف الأجور والمرتبات .
# ــ سجل الموردين والمصدرين .
# ــ سجلات المخازن .
ثالثاً : تخزين وتحليل البيانات لتساعد في اتخاذ القرارات مثل :
# ــ التسعير تحت عدة ظروف مختلفة وأثر ذلك علي ربحية الشركة .
# ــ إدارة المخازن وتحديد نقطة وكمية الشراء .
# ــ تحليل تكلفة العمالة علي الأقسام وعلي العمليات الأخري .
# ــ تحليل انحرافات التكاليف .
# ــ تحليل نقطة التعادل في حالة أن الشركة تنتج وتوزع عدة منتجات .
# ــ تحميل التكاليف غير المباشرة .
# ــ تحديد أقساط الاستهلاك .
# ــ تحليل القوائم المالية .
# ــ إدارة التدفقات النقدية باستخدام بحوث العمليات .
رابعاً : تخزين البيانات والمعلومات المحاسبية والتعامل مع شبكات المعلومات المحلية والعالمية ولنا عودة لمناقشتها تفصيلاً .
خامسا: ــ أثر التشغيل الالكتروني للبيانات علي المراجعة بصفة عامة .
ترتبط المراجعة بالمحاسبة ارتباطا وثيقا ، فأي تغيير في إحداهما سوف يؤثر علي الآخر ، ومن ثم لقد أثر التشغيل الالكتروني للنظام المحاسبي علي أغراض ومنهجية ومعايير وأساليب وإجراءات المراجعة بشكل ملحوظ ، ولقد تناول علماء المحاسبة والمراجعة والمنظمات المهنية المعنية بذلك ، وصدرت العديد من القرارات والتوصيات والمعايير التي تعين المراجعين في هذا الصدد .
وسوف نتناول في هذا البند ، أهم معالم هذا التأثير كمقدمة لبيان الإجراءات العملية للمراجعة الداخلية والخارجية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات .
سادسا: أثر التشغيل الالكتروني للبيانات علي أهداف المراجعة .
لا تختلف أهداف المراجعة في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات عنها في ظل التشغيل اليدوي ، والتي تتمثل في الآتي :ـ
1 ــ الاطمئنان علي سلامة ودقة البيانات الداخلة والمعلومات الخارجة .
2 ــ سلامة النظم المحاسبية والمالية وكفاءتها في تشغيل البيانات .
3 ــ المحافظة علي الموجودات بطريقة سليمة والاطمئنان من كفاءة تشغيلها .
4 ــ مدي فعلية نظم الضبط الداخلي .
5 ــ مدي سلامة وفاعلية الخطط وبيان مدي الالتزامات بالسياسات والبرامج لتحقيق أهداف المنشأة .
6 ــ تقويم الأداء وتقديم التوصيات والإرشادات للتطوير إلي الأحسن .
ولكن يمكن التأكيد علي أن التشغيل الالكتروني للبيانات ساعد المراجع علي تحقيق الأهداف السابقة بطريقة أفضل ، وهذا يحقق المزايا الآتية :ـ
[ أ ] ــ يُمكِّن سرعة الإثبات من إخراج المعلومات المالية وغير المالية ، وهذا يظهر الأخطاء بسرعة ويمكن من فورية التصويب بالمقارنة بالتشغيل اليدوي .
[ ب ] ــ يساعد التشغيل الالكتروني للبيانات المراجع من استخدام أساليب التحليل بالمقارنات والنسب ويستخرج مؤشرات ومعالم تساعد في المراقبة وتقويم الأداء بسرعة .
[ جـ ] ــ يساعد التشغيل الالكتروني للبيانات المراجع والمراقب من تطبيق نظام شبكة المعلومات الداخلة [Inter – Net ] وشبكة المعلومات الخارجية [Inter – net ] في الرقابة علي فروع المنشأة الداخلية والخارجية .
[ د ] ــ يمكن المراجع من استخدام أساليب بحوث العمليات المتطورة في التحليل والتقويم وفي عرض التقارير من أهمها ما يلي : ـ
ــ التحليل الإحصائي [Statistical Analysis ] .
ــ وسائل الضبط والتحكم الذاتي [ Cybernetics ] .
ــ أسلوب المعاينة الإحصائية [ Statistical Sampling ] .
ــ أسلوب تحليل النظم [ System Analysis ] .
[ هـ ] ــ يساعد التشغيل الالكتروني من سرعة استرجاع البيانات والمعلومات المخزنة داخل ذاكرة الكمبيوتر أو علي الديسكات ونحوها وهذا يمكنه من إعادة النظر في بعض الملاحظات .
[ و ] ــ استخدام المراجع إمكانيات الكمبيوتر في تنفيذ عمليات المراجعة من خلال وضع برامج مراجعة يطلق عليها [ برامج الحاسب الالكتروني للمراجعة ] وقد تكون برامج جاهزة أو معدة لغرض محدد بعينه ، أو برامج عامة ، ولنا عودة لمناقشة ذلك تفصيلاً فيما بعد .