شرح وسائل نظام الرقابة الداخلية

1. الخطة التنظيمية: أجمعت التعاريف السابقة على وجود خطة تنظيمية تستجيب إلى القرارات التي تتخذ مع محاولة توجيهها بما يخدم مصلحة وأهداف المؤسسة، إذ تبنى هذه الخطة على أضواء تحديد الأهداف المتوفرة منها وعلى الاستقلال التنظيمي لوظائف التشغيل، وبالرغم من الاستقلال التنظيمي يتطلب الانفصال بين الوظائف إلا أنها تشير إلى أن العناصر الأساسية التي يجب أن تكون في الخطة التنظيمية هي كالآتي :

• تحديد الأهداف الدائمة للمؤسسة.
• تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة ومختلف أجزائه مع إبراز العلاقة التسلسلية والمهنية بين مختلف الأنشطة.
• تحديد المسؤوليات بالنسبة إلى كل نشاط وكل شخص.

إلا أن مساهمة الخطة التنظيمية في تحقيق أهداف نظام الرقابة الداخلية يكون من خلال:

– البحث عن فعالية وكفاءة العمليات التشغيلية.
– وجود وحدات قياس تمكن من تحديد نتائج الأجزاء والأنشطة المختلفة للمؤسسة سواء في وقت إحصائي أو مالي.

2. الطرق والإجراءات: تعتبر الطرق والإجراءات من بين أهم الوسائل التي تعمل على تحقيق الأهداف المنتظرة من نظام الرقابة الداخلية، ففهم وتطبيق هاتين الوسيلتين يساعد على حماية الأصول ، العمل بكفاءة والالتزام بالسياسات الإدارية المرسومة، إذ تشمل الطرق على طريقة الاستغلال، الإنتاج، التسويق، تأدية الخدمات وكل ما يخص إدارة المؤسسة بالإضافة إلى الطرق المستعملة في المديريات المختلفة الأخرى سواء من جانب تنفيذ الأعمال أو طريقة استعمال الوثائق على غير ذلك من الطرق المستعملة كما قد تعمل المؤسسة على وضع إجراءات من شأنها أن توضح بعض النقاط الغامضة أو تغير إجراءات معينة بهدف تحسين أداء المؤسسة وتمكن نظام الرقابة الداخلية من تحقيق أهدافه المرسومة.

3. المقاييس المختلفة: تستعمل المقاييس المختلفة داخل المؤسسة لتمكين نظام الرقابة الداخلية من تحقيق أهدافه الموضوعة في ظل إدارة تعمل على إنجاحه من خلال قياس العناصر التالية:

– درجة مصداقية المعلومات.
– مقدار النوعية الحاصل من العمليات الفعلية.
– احترام الوقت المخصص سواء لتحقيق مراحل الرقابة أو لعودة المعلومات المطابقة.

4. الإعلام الآلي: إن التشغيل الالكتروني للبيانات يساهم كثيرا في سرعة ودقة إنجاز العمليات، كما أن خفض حجم التدخل البشري فيه يؤدي إلى جعل نتائجه أكثر موضوعية، ويمكن الاعتماد عليها بدرجة أفضل، فهذا ما يتم تشغيل البيانات وفق التصميم للبرامج والنظام فإن احتمال ظهور أخطاء حسابية وإجرائية يعتبر ضئيلا جدا وعليه فإن التشغيل الالكتروني للبيانات يؤدي إلى دعم فعالية وكفاءة النظام المحاسبي بصورة عامة.