شرح وسائل نظام الرقابة الداخلية

1- الخطة التنظيمية

تعتبر الخطة التنظيمية أحد الوسائل الأساسية التي نستطيع من خلالها ترجمة السلوك التسييرية للمؤسسة في الفترات القادمة سواء كان يحوى قرارات إستراتيجية، فنية أو تكتيكية، لذلك يمكن أن ننظر الى هذه الوسيلة بعمق من خلال إبراز فيها الإمكانات المادية و البشرية الممكنة من تحقيق ما تصبوا إليه المؤسسة. إلا انه ينبغى تبنى هذه الخطة على ضوء الاستقلال التنظيمي لوظائف التشغيل، أي ما يحدد بوضوح خطوط السلطة و المسؤولية الإدارية للمديريات التي تتكون منها المؤسسة.

 

يمكن أن نحدد أهم العناصر التي يجب أن تكون في الخطة التنظيمية:

– تحديد الأهداف الدائمة و الظرفية (طويلة، متوسطة، قصيرة الاجل)للمؤسسة؛
– تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة ، ومختلف أجزائه مع إبراز العلاقة التسلسلية و المهنية بين مختلف الأنشطة؛
– تحديد المسؤوليات بالنسبة إلى كل نشاط و قسم؛
– تعيين حدود ورحابة المسؤوليات بالنسبة إلى كل شخص.

إلا أن مساهمة هذه الوسيلة في تحقيق أهداف نظام الرقابة الداخلية يكون عبر النقاط التالية:

– البحث عن فعالية و كفاءة العمليات التشغيلية .

– وجود وحدات قياس تمكن من تحديد نتائج الأجزاء و الأنشطة المختلفة للمؤسسة سواء في وقت إحصائي أو مالي؛
– حماية الأصول من خلال تقسيم العمل المهني داخل المؤسسة.

2- الطرق والإجراءات

ان تحقيق الأهداف العامة لنظام الرقابة الداخلية لن يكون بمعزل عن تحقيق الأهداف الفرعية وعلى رأسها ضمان دقة وصدق المعلومات المحاسبية، من خلال السهر على احترام المبادئ المحاسبية المقبولة قبولا عاما و الالتزام بخطوات المعالجة المحاسبية و احترام إجراءات هذا النظام. فباعتبار أن الوظيفة المحاسبية وظيفة ارتكازية من خلال تأثرها بنتائج الاعمال في الوظائف الاخرى، بات من الضروري الحث على الالتزام الصارم بالطرق المستعملة في الوظائف المختلفة الأخرى سواء من ناحية تنفيذ الأعمال أو طريقة استعمال الوثائق وإلى غير ذلك من الطرق المستعملة، كما قد تعمل المؤسسة على سن إجراءات من شأنها أن توضح بعض النقاط الغامضة أو تغيير إجراء معين بغية تحسين أداء المؤسسة و تمكين نظام الرقابة الداخلية من تحقيق أهدافه المرسومة.

3- المقاييس المختلفة

تستعمل المقاييس المختلفة داخل المؤسسة لتمكين نظام الرقابة الداخلية من تحقيق أهدافه المرسومة في ظل إدارة تعمل على إنجاحه من خلال قياس العناصر التالية:

 

– درجة مصداقية المعلومات المقدمة؛
– مقدار النوعية الحاصل من العمليات الفعلية؛
– احترام الوقت المخصص سواء لتحقيق مراحل الرقابة أو لعودة المعلومات المطابقة.

و في الأخير نشير إلى أن نظام الرقابة الداخلية تشتمل على صنفين من الرقابة :

 

1- الرقابة الإدارية: تشتمل على خطة التنظيم و الوسائل و الإجراءات المختصة بصفة أساسية لتحقيق أكبر كفاءة إنتاجية ممكنة و ضمان تحقيق السياسات الإدارية، إذ تشتمل هذه الرقابة على كل ما هو إداري، سواء كانت برامج تدريب العاملين، طرق التحليل الإحصائي و دراسة حركة المؤسسة عبر مختلف الأزمنة، تقارير الأداء، الرقابة على الجودة و إلى غير ذلك من أشكال الرقابة.

2- الرقابة المحاسبية: وهي موضوع دراستنا، إذ تعبر عن الخطة التنظيمية و كافة الإجراءات الهادفة إلى اختبار دقة البيانات المحاسبية المثبتة بالدفاتر و الحسابات و درجة الاعتمـاد عليهـا و الوقوف على سلامة المعالجة المحاسبية من جهة، و من جهة أخرى العمل على حماية أصول المؤسسة.