قسم الخزينة
قسم الخزينة
يعتبر قسم الخزينة من أهم وأكثر أقسام البنك نشاطا وارتباطا بالعملاء أو الجمهور، فهو بمثابة القلب بالنسبة لدورة عمليات البنك في جميع أقسامه الفنية ، ففيه تتجمع كل واردات البنك النقدية ، ومنه تخرج جميع مدفوعات البنك النقدية إلى الغير ، بعد استكمال دورتها المستندية في أقسام البنك الأخرى .
أقسام الخزينة :
يتم تقسيم الخزينة في البنك التجاري إلى قسمين وهما :
1- قسم الخزينة الرئيسية :
وفيها يتم الاحتفاظ بأموال البنك النقدية ، ومنها يتم تسليم النقدية لصيارفة العهد في الخزائن الفرعية للبنك في أول كل يوم ، واستلام ما لديهم من نقدية في نهاية العمل اليومي ، وكذلك تسليم فروع البنك ما تحتاجه من نقدية خلال فترة معينة واستلام الفائض منها لديهم .
2- قسم الخزائن الفرعية :
وهي الخزائن المرتبطة بأقسام البنك المختلفة ، كالخزينة الخاصة بقسم الودائع وحسابات التوفير ، أو الخزينة العامة بقسم الحسابات الجارية ، وتتولى كل خزينة عملية استلام النقدية من العملاء أو صرف ما يستحق لهم من نقود بعد إكمال إجراءاتها المستندية ، وفي البنوك الكبيرة يتم تقسيم الخزائن الفرعية إلى خزينة للوارد وأخرى للصادر ، وخاصة في الأقسام التي تتعامل بكثرة مع الجمهور أو العملاء كقسم الحسابات الجارية أو حسابات التوفير
ويشرف على قسم الخزينة في البنك رئيس الصرافين ، والذي تفترض فيه الكفاءة والأمانة والخبرة في هذا المجال ، حيث يعتبر مسئولا عن كل ما يتعلق بشؤون النقدية في البنك ، يساعده في ذلك نائب أو وكيل بالإضافة إلى الصيارفة الآخرين الذين يعملون تحت إشرافه ، ويقوم البنك عادة بالتأمين على جميع هؤلاء ضد خيانة الأمانة لدى شركات التأمين .
وعن طريق الخزائن الفرعية تتم عمليات القبض والدفع النقدي ، استنادا إلى إشعارات مدينة هي بمثابة أوامر قبض أو دفع صادرة من الأقسام المختلفة في البنك .
أما قسم الخزينة الرئيسية ففي كل آخر يوم ينظم ملخصا أو كشفا بحركة الصادر والوارد والرصيد النقدي ، ويرفق بهذا الكشف جميع الوثائق والإشعارات ومستندات القيد اللازمة ، ويرسل إلى قسم المحاسبة العامة في البنك ، الذي يتولى عمليات التدقيق والمطابقة بين اليومية الفرعية الواردة من قسم الخزينة وبين المستندات المرفقة بها ، بعدها يجري القيود اللازمة لهذه العمليات في اليومية المركزية للبنك . وتتمثل بنود المقبوضات والمدفوعات في الخزائن الفرعية للبنك في الآتي :
أولا : المقبوضات :
تتمثل بنود المقبوضات في ما يلي :
1- المبالغ المقبوضة لإيداعها في الحسابات الجارية للعملاء ، وحسابات التوفير ، وحسابات الودائع لأجل
2- المبالغ المقبوضة تسديدا للذمم المالية للعملاء ، ومنها تحصيل الوراق التجارية نيابة عن العملاء ، حوالات داخلية و خارجية
3- القيم النقدية المقابلة لبيع أو تحويل النقد الأجنبي
4- تسديدات السلف والقروض الممنوحة للعملاء عند حلول أجلها
5- النقدية التي تستلمها الخزينة الفرعية في بداية كل يوم من قسم الخزينة الرئيسي وتسمى بالعهدة اليومية والتي يتسلمها صراف الخزينة الفرعية قبل بداية عمله اليومي في البنك .
وفي نهاية اليوم يقوم صراف الخزينة الخاص بالمقبوضات ( الوارد ) بمطابقة رصيد النقدية في نهاسية اليوم مع مجموع يومية النقدية الواردة بالمعادلة التالية :
رصيد نهاية اليوم = العهدة المستلمة في أول اليوم + مجموع النقدية الواردة ( المقبوضة ) خلال اليوم
ويتم إثبات المقبوضات بالقيد الآتي :
xx من حـ/ الخزينة
إلى مذكورين
xx حـ/ الحسابات الجارية للعملاء
xx حـ/ الودائع لأجل
xx حـ/ خطابات الضمان
xx حـ/سلف بضمان أوراق تجارية
xx حـ/ ….. ( أي نوع من المقبوضات )
ثانيا : المدفوعات :
تتمثل بنود المدفوعات في ما يلي :
1- دفع الشيكات المسحوبة على الحسابات الجارية للعملاء
2- تنفيذ أوامر الدفع الواردة إشعاراتها من أقسام البنك المختلفة ( سلف ، قروض ، خصم أوراق تجارية ، شراء عملة أجنبية ….. الخ )
3- دفع رواتب وأجور موظفي البنك ، بما فيها سلفه صندوق المصروفات النثرية .
4- شراء آلات ومعدات مكتبية ودفع إيجارات وشراء أثاث وغيره .
وفي نهاية اليوم يقوم صراف خزينة المدفوعات ( الصادر ) بمطابقة رصيد النقدية في نهاية اليوم مع مجموع يومية النقدية الصادرة وفقا للمعادلة الآتية :
رصيد النقدية في نهاية اليوم = العهدة المستلمة في أول اليوم – مجموع النقدية الصادرة ( المدفوعة )
ويتم إثبات المدفوعات بالقيد الآتي :
من مذكورين
xx حـ/ الحسابات الجارية للعملاء
xx حـ/ الودائع لأجل
xx حـ/ خطابات الضمان
xx حـ/سلف بضمان أوراق تجارية
xx حـ/ ….. ( أي نوع من المدفوعات)
xx إلى حـ/ الخزينة
وفي قسم الخزينة الرئيسية يتم التحقق من النقدية في نهاية اليوم من خلال المعادلة التالية :
الرصيد الدفتري = رصيد النقدية في بداية اليوم( فعلي ) +مجموع النقدية المستلمة خلال اليوم –
مجموع النقدية المنصرفة خلال اليوم
ويتم المطابقة والتحقق بين الرصيد الدفتري بدفتر يومية الخزينة مع الموجود فعلا بالخزينة الرئيسية ( الرصيد الفعلي )
معالجة النقص أو الزيادة في الخزينة عند الجرد :
قد يحدث أحيانا عند مطابقة الرصيد الدفتري لحساب الصندوق مع الموجود الفعلي من النقود في نهاية اليوم ، ظهور فرق بالنقص أو الزيادة . ويتم التحري عن أسباب الفرق واتخاذ الإجراءات المحاسبية لمعالجته .
الرصيد الدفتري = رصيد النقدية أول اليوم ( فعلي )+ المقبوضات – المدفوعات .
الرصيد الفعلي = العد الفعلي للمبالغ الموجودة في الخزينة في نهاية اليوم .
أولا :- حالة وجود عجز ( نقص ):
إذا كان الرصيد الفعلي أقل من الرصيد الدفتري
أ- يتم إثبات العجز : xx من حـ/ عجز الخزينة
xx إلى حـ/ الخزينة
ب- يتم البحث عن أسباب العجز :
1- إذا كان العجز نتيجة إهمال الصراف ( أمين الخزينة ) ، يحمل الصراف بذلك فيجرى أولا
قيد استحقاق xx من حـ/ الصراف
xx إلى حـ/ عجز الخزينة
وعند بدء الاستقطاع ( سداد الصراف ) يجرى القيد التالي :
xx من حـ/ الخزينة ( بالمبلغ المحصل )
xx إلى حـ/ الصراف
ويستمر الاستقطاع الشهري حتى استكمال مبلغ العجز
2- أما في حالة عدم مسؤولية أمين الخزينة عن العجز ، أي هناك ظروف لا يستطيع الصراف
التحكم بها فيتم إقفال العجز في حساب الأرباح والخسائر أي أن البنك يتحمل العجز بالقيد
الآتي :
xx من حـ/ أخ
xx إلى حـ/ عجز الخزينة
ثانيا :- في حالة وجود فائض ( زيادة ):
الرصيد الفعلي أكبر من الرصيد الدفتري
أ- يتم إثبات الزيادة بالقيد الآتي :
xx من حـ/ الخزينة
xx إلى حـ/ الزيادة في الخزينة
ب- يتم البحث عن أسباب الزيادة :
1- قد يظهر أن الزيادة تخص أحد عملاء البنك وأثبت ذلك بالطرق المشروعة فيقوم البنك
بصرف الزيادة له ، بعد أخذ تعهد منه بإرجاع المبلغ إذا ثبت بعد ذلك عدم أحقيته في
المبلغ ، ويتم الصرف بالقيد التالي :
xx من حـ/ الزيادة في الخزينة
xx إلى حـ/ الخزينة
2- في حالة عدم معرفة أسباب الزيادة ، فإما أن يبقى المبلغ محجوزا في سجلات البنك لفترة معينة ثم يتم تسويته بعد ذلك ، أو أن يقفل مباشرة في حساب الأرباح والخسائر بالقيد الآتي
xx من حـ/ الزيادة في الخزينة
xx إلى حـ/ أ. خ
المعالجة المحاسبية لعمليات قسم الخزينة :
1- تمويل خزينة البنك من البنك المركزي
xx من حـ/ الخزينة
xx إلى حـ/ البنك المركزي
2- إيداع مبالغ في البنك المركزي :
xx من حـ/ البنك المركزي
xx إلى حـ/ الخزينة
3- تمويل الخزائن الفرعية من الخزينة الرئيسية :
xx من حـ/ الخزينة الفرعية
xx إلى حـ/ الخزينة
4- استلام مبالغ من الخزائن الفرعية :
xx من حـ/ الخزينة
xx إلى حـ/ الخزينة الفرعية
5- تمويل خزائن الفروع من الخزينة الرئيسية :
xx من حـ/ فرع ….
xx إلى حـ/ الخزينة
6- استلام مبالغ من الفروع :
xx من حـ/ الخزينة
xx إلى حـ/ فرع
