الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة
الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة
تعريف الرقابة النوعية وهدفها ونطاقها
1ـ التعريــف:
يقصد بالرقابة النوعية لمكتب المحاسبة التنظيم الاداري للمكتب وجميع السياسات والإجراءات التى اقرها المكتب من أجل التحقق بدرجة معقولة من الاقتناع بالتزام منسوبي المكتب بالمعايير المهنية والأنظمة ذات العلاقة التى تحكم أداءهم المهني عند تقديم الخدمات المهنية لعملاء المكتب بما في ذلك قواعد سلوك وآداب المهنة ، والتزام المكتب بالأنظمة التى تحكم مزاولة المهنة.
2 ـ الهــدف :
تهدف الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة إلى تحقيق درجة معقولة من الاقتناع بالالتزام بالمعايير المهنية والأنظمة ذات العلاقة التى تحكم تقديم الخدمات المهنية للعملاء.
3 ـ النطــاق :
يشمل نطاق الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة جميع الخدمات المهنية التى يقدمها مكتب المحاسبة.
1 ـ أهداف معايير الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة :
تهدف معايير الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة إلى ما يلي :
1/1 تحديد هدف الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة وعناصرها مما يساعد المحاسب القانوني على تصميم نظام كاف للرقابة النوعية في مكتبه يحقق الأهداف التى تنص عليها معايير الرقابة النوعية.
1/2 تحديد نطاق خدمات مكتب المحاسبة التى تنطبق عليها الرقابة النوعية وهذه المعايير.
1/3 تعريف العوامل الواجب أخذها في الحسبان عند تصميم الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة مما يساعد المحاسب القانوني على تصميم رقابة نوعية ملائمة لمكتبه.
1/4 إيجاد أساس يساعد الفريق المكلف بتنفيذ الفحص الخاضع له مكتب المحاسبة على تقويم الرقابة النوعية في مكتب المحاسبة وتحديد ملاءمتها وكفايتها وفعاليتها.
1/5 إيجاد قاعدة تساعد الفريق المكلف بتنفيذ الفحص الخاضع له مكتب المحاسبة على توجيه النصائح العملية للمكتب لتحسين الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة.
2ـ مسؤوليات الالتزام بمعايير الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة :
تنطبق معايير الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة على جميع مكاتب المحاسبة بغض النظر عن تشكيلها القانوني أو عدد ملاكها أو حجمها. وتقع مسؤولية الالتزام بهذه المعايير على عاتق ملاك المكتب.
3 ـ عناصر الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة :
3/1 الاستقلال :
3/1/1 يجب على مكتب المحاسبة وضع سياسات وإجراءات ملائمة بما يوفر للمكتب درجة معقولة من الاقتناع باستقلال منسوبي المكتب عن العملاء إلى المدى المطلوب طبقا لقواعد سلوك وآداب المهنة.
3/1/2 يجب على المكتب عند وضع سياساته وإجراءاته أن يسعى إلى تحقيق ما يلي إلى المدى الملائم لظروفه :
3/1/2/1 تخصيص شخص معين لإعطاء المشورة والبت في جميع الأمور المتعلقة بالاستقلال.
3/1/2/2 ابلاغ منسوبي المكتب دوريا بسياسات المكتب وإجراءاته فيما يتعلق بالاستقلال.
3/1/2/3 تأكيد أهمية الاستقلال ومتطلباته وأهمية الالتزام بقواعد سلوك وآداب المهنة في الدورات التدريبية وخلال الاشراف على تنفيذ عمليات المراجعة.
3/1/2/4 إبلاغ منسوبي المكتب دوريا بأسماء عملاء المكتب والأطراف ذات العلاقة.
3/1/2/5 التأكيد الدوري بالالتزام بسياسات المكتب المتعلقة بالاستقلال.
3/1/2/6 التأكد من أن مكاتب المحاسبة المتعاونة أو المشتركة مع المكتب في تنفيذ عمليات المراجعة قد التزموا بمتطلبات الاستقلال من العملاء موضوع التعاون أو المشاركة.
3/1/2/7 تفادي تقادم الأتعاب المستحقة ذات الأهمية النسبية من العميل إلى المدى الذي قد يؤدى إلى أن تأخذ تلك الأتعاب صفة القرض. وفي حالة تقادم الأتعاب يجب على المكتب أن يقرر ما إذا كان لهذا التقادم تأثير على استقلال المكتب وأن يوثق الأسباب التى تؤكد ما يتوصل اليه في أوراق العمل.
3/2 تخصيص المساعدين للعمليات :
3/2/1 يجب إلى المكتب وضع سياسات وإجراءات ملائمة بما يوفر للمكتب درجة معقولة من الاقتناع بأن العملية سوف يقوم بتنفيذها أشخاص لديهم قدر كاف من الخبرة والتدريب والكفاءة الملائمة لظروف العملية مع الأخذ في الاعتبار طبيعة ومدى الإشراف على عملهم.
3/2/2 يجب على المكتب عند وضع سياساته وإجراءاته أن يسعى إلى تحقيق ما يلي إلى المدى الملائم لظروفه :
3/2/2/1 تحديد مسؤولية تخصيص المساعدين للعمليات وجدولة المساعدين وجدولة العمليات في شخص معين أو وظيفة معينة.
3/2/2/2 تخطيط احتياجات المكتب من المساعدين على مستوياتهم المختلفة وتحديث احتياجات المكتب عند قبول عمليات جديدة لها تأثير هام على استخدام الطاقة البشرية المتوفرة للمكتب.
3/2/2/3 تقدير الوقت اللازم للعمليات وفقا للمستويات المهنية المختلفة وجدولة العمليات وجدولة المساعدين لفترة قادمة معقولة.
3/2/2/4 التحقق من توفر المستويات المهنية اللازمة للعملية وفي الوقت المناسب قبل قبول العملية.
3/2/2/5 التحقق من أن تغيير أعضاء فريق العمل المخصص للعملية يتم بدرجة معقولة تحقق الاستقلال والفعالية.
3/2/2/6 اتاحة الفرصة للمساعدين للتدريب على رأس العمل.
3/2/2/7 استقلال الفريق المخصص للعملية.
3/2/2/8 اعتماد الشريك المسؤول عن العملية للفريق المخصص للعملية.
3/3 المشـورة :
3/3/1 يجب على المكتب وضع سياسات وإجراءات ملائمة بما يوفر للمكتب درجة معقولة من الاقتناع بأن منسوبي المكتب تتاح لهم المشورة من أشخاص لديهم المستوى المناسب من المعرفة والكفاءة وسداد الرأي والخبرة. ويراعى أن الترتيبات الخاصة بالمشورة تعتمد على عدة عوامل منها حجم المكتب ، وحجم العمليات وصعوبتها ، ومستوى المعرفة والخبرة ورجاحة التقدير المهني لمنسوبي المكتب.
3/3/2 يجب على المكتب عند وضع سياساته وإجراءاته أن يسعى إلى تحقيق ما يلي إلى المدى الملائم لظروفه :
3/3/2/1 تحديد الحالات أو المواضيع التى تتطلب المشورة ومصادر المشورة المقبولة وابلاغ منسوبي المكتب بتلك الحالات والمواضيع والمصادر.
3/3/2/2 تشجيع منسوبي المكتب على المشورة مع المصادر التى يحددها المكتب.
3/3/2/3 عمل الترتيبات اللازمة مع مصادر خارجية مناسبة للمشورة إذا لم تتوفر لدى المكتب الكفاءات الملائمة.
3/3/2/4 توفير المراجع المناسبة وتيسير مهمة منسوبي المكتب في الحصول عليها عند الحاجة.
3/3/2/5 توثيق المشورة واعتماد رأي المستشار من قبل الشريك المسؤول عن العملية.
3/3/2/6 توثيق الاعتبارات التى أخذت في الحسبان في حالة عدم الأخذ برأي المستشار.
3/4 الإشــراف :
3/4/1 يجب على المكتب وضع سياسات وإجراءات ملائمة لتخطيط وتنفيذ العمليات والإشراف عليها بما يوفر للمكتب درجة معقولة من الاقتناع بأن العمل المنفذ يتفق مع مستويات الجودة التى أقرها المكتب. وتعتبر مسؤولية المكتب لوضع سياسات وإجراءات ملائمة لتخطيط وتنفيذ العمليات والإشراف عليها مسؤولية مستقلة عن مسؤولية الفريق المخصص للتخطيط والتنفيذ والإشراف على عملية معينة.
3/4/2 يجب على المكتب عند وضع سياساته وإجراءاته أن يسعى إلى تحقيق ما يلي إلى المدى الملائم لظروفه :
3/4/2/1 تحديد مسؤوليات التخطيط والتنفيذ والإشراف على مستوى العملية تحديدا واضحا.
3/4/2/2 اشراك أعضاء الفريق المخصص للعملية في تخطيط العملية.
3/4/2/3 تحديد العوامل والبيانات والمعلومات الواجب أخذها في الحسبان عند تخطيط العملية.
3/4/2/4 إعداد واعتماد خطة العملية.
3/4/2/5 تحديد الظروف التى قد تستدعي الخروج عن الخطة.
3/4/2/6 الرقابة والإشراف على العمل الميداني.
3/4/2/7 توثيق العمل المنفذ.
3/4/2/8 تدقيق عمل المساعدين.
3/4/2/9 تدقيق نتائج العمل المنفذ والتحقق من كفاية وكفاءة القرائن والأدلة التى تم الحصول عليها واتساق التقرير مع نتائج العمل المنفذ.
3/4/2/10 تدقيق التقرير والقوائم المالية موضوع التقرير والتحقق من اتساق كل منهما مع المعايير المهنية ذات العلاقة.
3/4/2/11 توثيق مستويات التخطيط والإشراف والتدقيق.
3/4/2/12 ابلاغ منسوبي المكتب بسياسات المكتب وإجراءاته للتخطيط والتنفيذ والإشراف والتدقيق.
3/4/2/13 وضع إجراءات ملائمة لحسم اختلاف وجهات النظر المهنية بين أعضاء الفريق المخصص للعملية.
3/5 التوظيــف :
3/5/1 يجب على المكتب وضع سياسات وإجراءات ملائمة للتوظيف بما يوفر للمكتب درجة معقولة من الاقتناع بأن الأشخاص الذين تم تعيينهم بالمكتب يمتلكون التأهيل الكاف للقيام بالأعمال المناطة بهم. كما يجب على المكتب وضع سياسات وإجراءات ملائمة بالالتزام بمتطلبات نظام المحاسبين القانونيين.
3/5/2 يجب على المكتب عند وضع سياساته وإجراءاته أن يسعى إلى تحقيق ما يلي إلى المدى الملائم لظروفه :
3/5/2/1 التوظيف وفقا لخطة تحدد احتياجات المكتب من الموظفين على مستوياتهم المختلفة والمؤهلات والخبرة والخصائص المطلوب توفرها في المرشحين للتعيين.
3/5/2/2 العمل على زيادة نسبة الموظفين الفنيين.
3/5/2/3 التحقق من خلفية المرشحين للتعيين وتوثيق مؤهلاتهم بوسائل مناسبة والتحقق من اتساقها مع متطلبات المكتب.
3/6 التطور المهني والتدريب لموظفي المكتب :
3/6/1 يجب على المكتبوضع سياسات وإجراءات ملائمة للتطور المهني لموظفي المكتب وتدريبهم بما يوفر للمكتب درجة معقولة من الاقتناع بأن موظفي المكتب يحصلون على المعرفة المطلوبة لتمكينهم من أداء المسؤوليات الملقاة عليهم. ويعتبر التدريب على رأس العمل والتعليم المهني المستمر من المتطلبات الأساسية لتوفير المعرفة اللازمة لموظفي المكتب على جميع مستوياتهم لأداء مسؤولياتهم.
3/6/2 يجب على المكتب عند وضع سياساته وإجراءاته أن يسعى إلى تحقيق ما يلي إلى المدى الملائم لظروفه :
3/6/2/1 الالتزام بمتطلبات نظام المحاسبين القانونيين المتعلقة بالتعليم المستمر.
3/6/2/2 تحقيق درجة عالية في نوعية وملاءمة التعليم المستمر.
3/6/2/3 تحقيق درجة ملائمة من التدريب على رأس العمل.
3/6/2/4 مساعدة موظفي المكتب على اختيار الدورات التدريبية الملائمة لظروف واحتياجات المكتب.
3/6/2/5 تزويد موظفي المكتب بمعلومات عن أية تطورات حديثة ذات علاقة بالمهنة.
3/7 تقويم أداء الموظفين وترقيتهم :
3/7/1 يجب على المكتب وضع سياسات وإجراءات لتقييم أداء موظفيه وترقيتهم بما يوفر للمكتب درجة معقولة من الاقتناع بأن من يرقى يكون لديه المؤهلات اللازمة للوفاء بمسؤولية الوظيفة التى رقي إليها.
3/7/2 يجب على المكتب عند وضع سياساته وإجراءاته أن يسعى إلى تحقيق ما يلي إلى المدى الملائم لظروفه :
3/7/2/1 ابلاغ موظفي المكتب بسياسات وإجراءات المكتب لتقييم الأداء والترقية.
3/7/2/2 الالتزام بمقاييس موضوعية لتقييم أداء الموظفين.
3/7/2/3 تقييم أداء الموظفين دوريا.
3/7/2/4 إبلاغ الموظف بنتائج تقييمه وإتاحة الفرصة له لتحسين أدائه.
3/7/2/5 الاتساق في تنفيذ سياسات وإجراءات تقييم الأداء وقرارات الترقية.
3/8 قبول العملاء واستمرارية العلاقة معهم :
3/8/1 يجب على المكتب وضع سياسات وإجراءات ملائمة لقبول العملاء واستمرار العلاقة معهم بما يوفر للمكتب درجة معقولة من الاقتناع بتخفيض احتمال الارتباط بعميل لا تتمتع ادارته بالنزاهة والأمانة.
3/8/2 يجب على المكتب عند وضع سياساته وإجراءاته أن يسعى إلى تحقيق ما يلي إلى المدى الملائم لظروفه :
3/8/2/1 وضوح إجراءات تقويم العلاقة بالعملاء المرتقبين أو الحاليين.
3/8/2/2 تحديد مسؤولية تقويم العلاقة بالعملاء المرتقبين أو الحاليين وصلاحية قبول العملاء واستمرار العلاقة معهم.
3/8/2/3 بيان الأسباب التى تؤدي إلى رفض قبول عميل مرتقب أو إنهاء العلاقة مع عميل حالي.
3/8/2/4 ابلاغ موظفي المكتب بسياسات وإجراءات المكتب لقبول العملاء واستمرارية العلاقة معهم.
3/9 الالتزام بأحكام نظام المحاسبين القانونيين ولوائحه والأنظمة الأخرى ذات العلاقة بعمل المحاسب القانوني :
3/9/1 يجب على المكتب وضع سياسات وإجراءات ملائمة توفر للمكتب درجة معقولة من الاقتناع بالتزام المكتب والمحاسبين القانونيين به وموظفيه بأحكام نظام المحاسبين القانونيين ولوائحه المتعلقة بممارسة المهنة وأحكام ولوائح الأنظمة الأخرى التى تحكم خدمات المحاسبة والمراجعة.
3/9/2 يجب على المكتب عند وضع سياساته وإجراءات أن يسعى إلى تحقيق ما يلي إلى المدى الملائم لظروفه :
3/9/2/1 ابلاغ موظفي المكتب بمتطلبات نظام المحاسبين القانونيين ولوائحه والأنظمة الأخرى ذات العلاقة بعمل المحاسب القانوني.
3/9/2/2 تحديد مسؤولية الالتزام والمتابعة وتفسير المواد النظامية ومصادر المشورة المناسبة بما في ذلك المصادر الخارجية.
3/9/2/3 تحديد درجة الالتزام دوريا واقرار خطة واضحة للوصول إلى درجة الالتزام المطلوبة.
3/10 الفحص الداخلي الدوري :
3/10/1 يجب على المكتب اقرار سياسات وإجراءات ملائمة للفحص الداخلي الدوري بما يوفر للمكتب درجة معقولة من الاقتناع بكفاية نظام المكتب للرقابة النوعية والالتزام بسياسات وإجراءات نظام الرقابة النوعية على جميع المستويات المهنية. وتعتبر مسؤولية المكتب لوضع سياسات واجراءات للفحص الداخلي الدوري مسؤولية مستقلة عن مسؤولية المكتب لوضع سياسات وإجراءات للإشراف أو مسؤولية الفريق المخصص لتنفيذ عملية معينة لتخطيطها والإشراف عليها وتدقيق نتائجها.
3/10/2 يجب على المكتب عند وضع سياساته وإجراءاته أن يسعى إلى تحقيق ما يلي إلى المدى الملائم لظروفه :
3/10/2/1 شمول نطاق الفحص الداخلي الدوري لجميع عناصر الرقابة النوعية.
3/10/2/2 شمول نطاق الفحص الداخلي لجميع خدمات المحاسبة والمراجعة التى يقدمها المكتب لعملائه والتى يقترن اسم المكتب بها عن طريق اصدار تقرير تحكمه معايير مهنية.
3/10/2/3 شمول نطاق الفحص الداخلي الدوري لجميع المحاسبين القانونيين منسوبي المكتب الذين وقعوا تقارير خلال المدة الخاضعة للفحص الداخلي الدوري.
3/10/2/4 شمول نطاق الفحص الداخلي الدوري على عينة كافية من العمليات المنفذة خلال المدة الخاضعة للفحص لتحقيق درجة معقولة من القناعة بنتائج الفحص.
3/10/2/5 استخدام الفحص الداخلي الدوري كأداة لتقييم الرقابة النوعية للمكتب والتعرف على أوجه الضعف به واتخاذ الاجراءات المناسبة لتحسين فعالية.
3/10/2/6 استخدام الفحص الداخلي الدوري كأداة لتطوير كفاءة منسوبي المكتب وتحسين أدائهم.
3/10/2/7 توثيق الفحص الداخلي الدوري ونتائجه بما لا يتعارض مع مسؤولية المحاسب القانوني للحفاظ على سرية المعلومات التى حصل عليها من العملاء.
3/10/2/8 الاحتفاظ بنتائج الفحص الداخلي حتى يتم خضوع المكتب للفحص التالي للفحص الداخلي الدوري.
4 ـ العوامل الرئيسة الواجب أخذها في الحسبان عند تصميم أو تقييم معايير الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة :
نظرا لاختلاف الظروف بين مكاتب المحاسبة في الدول العربية قد تتأثر طبيعة معايير الرقابة النوعية لأحد المكاتب بعدة عوامل رئيسة يجب أخذها في الحسبان عند تصميم أو تقويم معايير المكتب للرقابة النوعية. وتشمل هذه العوامل الرئيسة ما يلي:
4/1 الهيكل التنظيمي للمكتب ودرجة المركزية أو اللامركزية المتوفرة لمنسوبي المكتب في اتخاذ القرارات المتعلقة بنوعية العمل المهني.
4/2 طبيعة الخدمات التى يقدمها المكتب لعملائه وحجم العمليات وصعوبتها.
4/3 حجم المكتب وما إذا كان للمكتب فروع ودرجة المركزية أو اللامركزية المتاحة للفروع في اتخاذ القرارات المتعلقة بنوعية العمل المهني.
4/4 الاعتبارات المتعلقة بموازنة تكلفة الرقابة النوعية والفوائد الناتجة منها.
وعلى الرغم مما سبق ونظرا لدواعي المصلحة العامة المرتبطة بعمل المحاسب القانوني يجب أن تشتمل معايير الرقابة النوعية للعناصر التي حددتها هذه المعايير وأن تكون سياسات وإجراءات المكتب كافية لتحقيق درجة مقبولة من الالتزام بالمعايير المهنية والمتطلبات النظامية للعمل المهني.
5 ـ توثيق الرقابة النوعية لمكتب المحاسبة :
يجب على مكتب المحاسبة توثيق السياسات والإجراءات التي تمثل معايير للرقابة النوعية.
