ضوابط تشكيل لجان التدقيق من منظور الحاكمية المؤسسية

تعد لجنة التدقيق من أهم الجان المنبثقة عن مجلس الادارة، فهي مكونة من عدد من أعضاء مجلس الادارة غير التنفيذيين(مستقلين) لا يقل عددهم في الاقل عن ثلاثة اعضاء، وكلما كانت لجنة التدقيق المشكلة مكونة من أعضاء مستقلين كلما

كانت فاعلة كآلية من آليات الحاكمية المؤسسية في إجراءات التقارير المالية، وتكون أكثر استقلالية (Klein, 2002) . إن عملية أختيار أعضاء اللجنة من اهم القضايا التي تواجه مجلس الادارة ، ويجب أن تخضع عملية أختياراعضاء اللجنة الى مجموعة من الضوابط(المعايير) لتؤدي عملها بكفاءة وفاعلية. الاتي اهم الضوابط التي يجب توافرها بأعضاء اللجنة، التي أستقر رأى معظم الكتاب على ضرورة توافرها عند تشكيل لجنة التدقيق في أى شركة حتى تؤدي هذه اللجنة أعمالها بكفاءة أو بفاعلية و تساهم إيجابياً في تفعيل آليات حكومة الشركات ، ويمكن بلورة تلك الضوابط على النحو الاتي (علي، وشحاتة، 2007) و(سليمان، 2006) و(هيئة الاوراق المالية، 2004) و(المجمع العربي للمحاسبين القانونيين، 2007) (حماد، 2008) ،….. :

1- التحديد الواضح لسلطات ومسئوليات ومهام اللجنة.

تنحصر المهمة الاساسية للجان التدقيق في مساعدة مجلس الادارة على أداء مهامه بكفاءه وفاعلية، وعلى الوفاء بمسؤلياته وتنفيذ مهامه الاساسية وخاصة في مجال النظم المحاسبية وإعدادالتقارير المالية ودعم الرقابة الداخلية و دعم أستقلال المدققين الداخليين و الخارجيين . فهي بحاجة أن تكون مهامها ومسؤولياتها واضحة ومكتوبة ومحددة في نظام او دليل ، بحيث يوضح المسؤوليات وطبيعة العلاقة بين إدارة الشركة والمدقق الداخلي والخارجي، وحتى لا يحدث تداخل أو تعارض بين عمل اللجنة وعمل بعض الأجهزه التنفيذية في الشركة . ويجب أن يكون للجنة التدقيق سلطة مناقشة اي موضوعات تراه مهمة ، ولها الحق في الاستعانة بأحد الاطراف الخارجية ذات الخبرة والدراية بالمشاكل التي تواجهها اللجنة في كافة النواحي المالية والمحاسبية والقانونية التي يمكن أن تؤثر على عملية إعداد القوائم المالية وعلى سلامة الإفصاح للمعلومات التي تظهر بها.

2- توافر وتكامل الخبرة و المهارة في أعضاء لجنة التدقيق.

نتيجة لتعقد الامور المالية وتعقد هياكل رأس المال وممارسة المحاسبة الابداعية في تطبيق المعايير المحاسبية من قبل الإدارة، يتطلب أن يكونوا أعضاء لجنة التدقيق من الاشخاص اللذين يتمتعون بالخبرة والمهارة اللازمة، لذلك على كل مجالس الإدارة في الشركات أن تحدد مجموعة من المؤهلات والكفاءات التي يجب توافرها في أعضاء اللجنة، كأن يتوافر لديهم الخبرة في الشؤون المحاسبية والمالية والتدقيق، والخبرة في الشؤون القانونية للشركة ، ويجب أن يكونوا على درجة عالية من تفهم أعمال الشركة أو المجال الذى تعمل فيه. إن توافر الخبرة لأعضاء لجنة التدقيق ضروري لأن العديد من المشاكل المحاسبية والقانونية تعتمد على الحكم الشخصي لأعضاءها .

3- تحديد العدد الملائم لأعضاء لجنة التدقيق.

يعتمد عدد أعضاء اللجنة على حجم مجلس الادارة وحجم الشركة ، من الضروري تحديد عدد أعضاء لجنة التدقيق ، بحيث يكفي هذا العدد ليحقيق مزيج من الخبرات والقدرات والتوازن بين حجم المهام ونوعيتها التي تقوم بها اللجنة والتي تختلف من شركة الى اخرى. ويراعى عدم زيادة عدد أعضاء اللجنة بصورة قد تمنع من إتخاذ القرارات بصورة سريعة وفعالة، وعدم إنخفاض عدد أعضاء اللجنة بصورة تحد من أداء اللجنة لأعمالها بكفاءه وفعالية، ويعد العدد الامثل لأعضاء لجنة التدقيق يتراوح بين ثلاثة وخمسة أعضاء.

4- استقلال لجنة التدقيق.

تعد لجنة التدقيق من أبرزاللجان التى يشكلها مجلس الادارة من الاعضاء غير التنفيذيين، وتقدم تقاريرها ونتائج أعمالها لمجلس الادارة، وهى عبارة حلقة الصلة بين الادارة التنفيذية ومجلس الادارة في الامور التي تدخل في اختصاصها، ومن الضروري عدم قيام أعضاء لجنة التدقيق بأى أعمال من أعمال الادارة التنفيذية وذلك لتحقيق الموضوعية والإستقلال في أداء اللجنة لأعمالها . ومن الامور التي مرعاتها لتحقيق الستقلالية الاتي:
أ- أن لايكون من موظفي الشركة أو احدى الشركات التابعة لها.
ب- أن لا يحصل على أي مكافأة مالية من الشركة أو احدى الشركات التابعة لها بخلاف المكافأة التي يحصل عليها مقابل الخدمة في مجلس الإدارة.
ج- أن لايكون احد أقاربة موظف تنفيذي داخل الشركة أو احدى الشركات التابهة لها.
د- أن لايكون مدير تنفيذي في إحدى الشركات التي لها علاقات تجارية مع الشركة أو إحدى الشركات التابعة لها.

5- إدراك لجنة التدقيق لدورها في الحاكمية المؤسسية في الشركات :

يتعين على أعضاء لجنة التدقيق أن تدرك جيداً دورها الايجابي في الحاكمية المؤسسية من خلال :

أ‌- تدعيم دور الإفصاح المحاسبي وغير المحاسبي في مساعدة أصحاب المصلحة في الشركات على مراقبة الادارة .
ب‌- تدعيم دور مدققي الحسابات في زيادة درجة الثقة في القوائم المالية للشركات .
ج- تدعيم دور الرقابة الداخلية في صدق القوائم المالية من جهة وضمان التزام اإدارة الشركة بالقوانين واللوائح ذات الصلة .