السلف

سلف مستديمة .
• سلف مؤقتة .

وفيما يلي نتناول بالشرح والتحليل والتوجيه المحاسبي كل منها بالتفصيل :
أولاً : السلف المستديمة
هي عبارة عن مبلغ نقدي ما يعهد به إلي أحد أمناء الخزائن ( الصراف أو أحد العاملين) ، بحيث يتم الصرف منه على بعض بنود المصروفات التي حددتها اللائحة المالية للميزانية والحسابات، والغرض الرئيسي من إنشاء السلف المستديمة هو مواجهة سداد بعض المصروفات ضئيلة القيمة والمتكررة الحدوث التي يجب حصرها بصورة مستقلة حتى يمكن مراقبتها مراقبة دقيقة ، حيث أن تلك المبالغ تكون عرضة للتلاعب في قيمتها وأنواعها في حالة عدم وجود نظام سليم للرقابة عليها .
المعالجة المحاسبية للسلف المستديمة :
فيما يلي نوضح المعالجة المحاسبية لكافة الإجراءات الخاصة بالسلف المستديمة :
عند إنشاء السلف المستديمة :
عند إنشاء السلف المستديمة وتحديد اسم العامل الذي سوف تكون بعهدته السلف ، يتم استخراج شيك أو إذن صرف باسم هذا العامل ، ويتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
×× من حـ/ جارى السلف المستديمة ( باسم العامل ………)
إلي حـ/ الشيكات ( إذا تم بموجب شيكات)
أو
إلي حـ/ الحوالات ( إذا تم بموجب إذن صرف)
ويتم تسجيل تلك العملية في دفتر يومية حصر استمارات اعتماد الصرف (224 ع.ح)
عند صرف الشيك بقيمة السلف :
عند قيام العامل المختص بصرف الشيك ووصول إشعار من البنك المركزي يفيد ذلك ، يتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
من حـ/ الشيكات ( إذا تم بموجب شيكات)
إلي حـ/ جارى البنك المركزي
عند صرف إذن الصرف (الحوالة) :
عند قيام العامل المختص بصرف إذن الصرف من خزينة عامة أو من مكتب البريد ، يتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
من حـ/ الحوالات
إلي حـ/ الخزينة ( الصرف من خزينة عامة)
أو
إلي حـ/ جارى نقدية بالبريد ( أمانات)
استعاضة السلف المستديمة :
يقوم العامل الذي بعهدته السلف في نهاية كل شهر بتقديم المستندات الدالة على المصروفات التي تم سدادها من السلف والمطلوب استعاضتها بموجب طلب استعاضة (62 ع.ح)، وبالتالي يصدر شيك أو إذن صرف بقيمة المبالغ المطلوب استعاضتها من السلف ، ويتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
من حـ/ استخدمات الموازنة (باب …… مجموعة …… بند…..)
إلي مذكورين
حـ/ جارى المبالغ الدائنة تحت التسوية (الاستقطاعات)
حـ/ الشيكات ( إذا تم بموجب شيكات)
أو إلي حـ/ الحوالات ( إذا تم بموجب إذن صرف)
زيادة قيمة السلف المستديمة :
عند الرغبة في زيادة السلف المستديمة ، فانه يتم استخراج شيك أو إذن صرف باسم العامل الذي بعهدته السلف ، ويتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
من حـ/ جارى السلف المستديمة ( باسم العامل ………)
إلي حـ/ الشيكات ( إذا تم بموجب شيكات)
أو إلي حـ/ الحــوالات ( إذا تم بموجب إذن صرف)
زيادة قيمة السلف المستديمة عند الاستعاضة :
يتم زيادة السلفة عند استعاضتها بموجب قيد اليومية التالي :
من مذكورين
حـ/ استخدمات الموازنة
حـ/ جارى السلف المستديمة ( باسم العامل ………)
إلى حـ / الشيكات
تخفيض قيمة السلف المستديمة :
قد تكون قيمة السلف كبيرة بدرجة تؤدى إلي عدم الحاجة اليها بالكامل مما يؤدى إلي ضرورة تخفيض قيمتها وذلك برد جز منها إلي الخزينة الفرعية أو العامة أو تخفيض قيمتها عند الاستعاضة ويتم ذلك كما يلي :
أ‌-عند تخفيض السلف المستديمة برد الزيادة نقدا : يتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
من حـ/ النقدية تحت التسوية ( إذا تم الرد في الخزينة الفرعية للوحدة)
أو من حـ/ الخزينة ( إذا تم الرد في الخزينة العامة)
إلي حـ/ جارى السلف المستديمة ( باسم العامل ………)
ب‌- عند تخفيض السلف أثناء الاستعاضة : يتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :

من حـ/ استخدمات الموازنة (باب …… مجموعة …… بند…..)
إلي مذكورين
حـ/ جارى المبالغ الدائنة تحت التسوية (الاستقطاعات)
حـ/ جارى السلف المستديمة ( باسم العامل ………)
حـ/ الشيكات ( إذا تم بموجب شيكات)
أو حـ/ الحوالات ( إذا تم بموجب إذن صرف)
إلغاء قيمة السلف المستديمة :
قد يصبح أنه لا توجد حاجة إلي السلف سواء أثناء السنة المالية أو في نهايتها ، مما يردى إلي إلغائها ، الأمر الذي يستدعى تسوية أي مصروفات من السلف لم يسبق تسويتها مع قيام العامل الذي بعهدته السلف برد باقي ما لديه من السلف ، ويتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
××من مذكورين
حـ/ استخدمات الموازنة (باب …… مجموعة …… بند…..)
حـ/ النقدية تحت التسوية ( توريد الباقي في الخزينة الفرعية)
أو حـ/ الخزينة (توريد الباقي في الخزينة العامة)
إلي حـ/ جارى السلف المستديمة ( باسم العامل ………)
نقل عهدة السلفه إلي موظف آخر :
قد يتم نقل السلف المستديمة من شخص لآخر خلال السنة أو بعد نهاية السنة المالية ، وفى جميع الحالات يلغى الحساب الخاص بالعامل القديم الذي بعهدته السلف ، ويتم فتح حساب جديد باسم العامل الجديد الذي بعهدته السلف ، ويتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
من حـ/ جارى السلف المستديمة(باسم العامل القديم …..)
إلي حـ/ جارى السلف المستديمة (باسم العامل القديم….)
مثال على ماسبق
تمت العمليات الآتية لدى إحدى الوحدات الإدارية الحكومية ( لديها خزينة عامة )
في 1 / 4 / 2010 أصدرت الوحدة شيكاً للسيد / محمد الشامي بمبلغ 1200 جنيه لإنشاء سلف مستديمة .
في 15 / 4 / 2010 طلب السيد / محمد الشامي استعاضة المنصرف من السلفه وقيمته 500 جنيه فتم إصدار شيك بمبلغ 400 جنيه وذلك لتخفيض قيمة السلفه.
في 25 / 5 / 2010 ونظرا لسفر السيد / محمد الشامي المفاجئ في مأمورية قامت الوحدة بنقل عهدة السلفه إلي السيد / عباس الجزار .
في 30 / 5 / 2010 تم زيادة قيمة السلفه وذلك بإصدار شيك للسيد / عباس الجزار بمبلغ 200 جنيه.
في 30 / 6 / 2010 قدم السيد / عباس الجزار مستندات ما صرف من السلفه وقدرة 1300 جنيه كما تم سداد باقي السلفه وذلك لإقفالها.
والمطلوب : إثبات قيود اليومية اللازمة.

1200من حـ / جاري السلفه المستديمة ( طرف محمد الشامي)
1200إلي حـ/ الشيكات 1 / 4
إنشاء السلفه المستديمة بشيك
1200من حـ / الشيكات
1200إلي حـ/ جاري البنك المركزي 1 / 4
إثبات صرف الشيك
500 من حـ / استخدامات الموازنة
إلي مذكورين
100حـ/ جاري السلفه المستديمة ( طرف محمد الشامي) 15 / 4
400 حـ/ الشيكات
استعاضة السلفه مع تخفيضها
400 من حـ / الشيكات
400 إلي حـ/ جاري البنك المركزي 15 / 4
إثبات صرف الشيك
1400 من حـ / جاري السلفه المستديمة ( طرف عباس الجزار)
1400 إلي حـ / جاري السلفه المستديمة ( طرف محمد الشامي) 25 / 5
نقل عهدة السلفه
200 من حـ / جاري السلفه المستديمة ( طرف عباس الجزار)
200 إلي حـ / الشيكات 30 / 5
زيادة قيمة السلفه
200 من حـ / الشيكات
200 إلي حـ/ جاري البنك المركزي 30 / 5
إثبات صرف الشيك
من مذكورين
1300حـ/ استخدامات الموازنة 30 / 6
300حـ/ الخزينة
1600إلي حـ / جاري السلفه المستديمة ( طرف عباس الجزار)
ثانياً : السلف المؤقتة
يتم تحديد نوع المصروفات التي يتم الصرف عليها من السلف المؤقتة بخلاف الإجراءات التي تتم في السلف المستديمة ، ومن ثم فان السلف المؤقتة تصرف لهدف معين ولمواجهة متطلبات ذات ضرورة عاجلة وفى تلك الأحوال التي يتعذر فيها الصرف بموجب شيكات ، وبالتالي يتم الخصم مباشرة على استخدامات الموازنة مع تحديد البند أو النوع المختص كما ينشأ حساب نظامي لمراقبة ومتابعة عملية الصرف ، ويلغى هذا الحساب عند استلام المستندات الدالة على الصرف وتنتهي السلف المؤقتة بانتهاء الغرض منها .
المعالجة المحاسبية للسلف المؤقتة:
فيما يلي نوضح المعالجة المحاسبية لكافة الإجراءات الخاصة بالسلف المؤقتة :
عند إنشاء السلف المستديمة :
عند إنشاء السلف المؤقتة وتحديد اسم العامل الذي سوف تكون بعهدته السلف ، يتم استخراج شيك أو إذن صرف باسم هذا العامل ، ويتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
من حـ/ استخدامات الموازنة (بند …. نوع ………… )
إلي حـ/ الشيكات ( إذا تم بموجب شيكات )
أو إلي حـ/ الحوالات ( إذا تم بموجب إذن صرف )
ويتم خصم مبلغ السلف المؤقتة على حساب استخدامات الموازنة ،وذلك عن طريق عمل قيد نظامي لمراقبة تسوية السلف المؤقتة ، ويتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
من حـ/ المبالغ المنصرفة كسلف مؤقتة ( باسم العامل ……..)
إلي حـ/الاستخدامات المنصرف عنها سلف مؤقتة
عند صرف الشيك بقيمة السلف:
عند قيام العامل المختص بصرف الشيك ووصول إشعار من البنك المركزي يفيد ذلك ، يتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
من حـ/ الشيكات
إلي حـ/ جارى البنك المركزي
عند صرف إذن الصرف (الحوالة) :
عند قيام العامل المختص بصرف إذن الصرف من خزينة عامة أو من مكتب البريد ، يتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
من حـ/ الحوالات
إلي حـ/ الخزينة ( الصرف من خزينة عامة)
أو إلي حـ/ جارى نقدية بالبريد ( الصرف من هيئة البريد)
إثبات المنصرف من السلف المؤقتة :
يقوم العامل الذي بعهدته السلف بمجرد قيامه بالشراء والصرف بتقديم المستندات الدالة على المصروفات التي تم سدادها من السلف ، وتواجهنا أربعة حالات لتسجيل المتصرف من قيمة السلف المؤقتة وهى :
1- في حالة صرف قيمة السلف المؤقتة بالكامل ، فانه يجب إلغاء القيد النظامي السابق بمجرد ورود
المستندات الدالة على الصرف ، ويتم إثبات ذلك بموجب قيد اليومية التالي :
×× من حـ/الاستخدامات المنصرف عنها سلف مؤقتة
إلي حـ/ المبالغ المنصرفة كسلف مؤقتة ( باسم العامل ………)
2- في حالة صرف مبلغ أقل من قيمة السلف المؤقتة ، فانه يتم إثبات ذلك بموجب قيود اليومية التالي :
أ- توريد المبالغ المتبقية في الخزينة العامة أو الفرعية :
من حـ/ الخزينة ( إذا تم التوريد في خزينة عامة)
أو من حـ/ النقدية تحت التسوية ( إذا تم التوريد في خزينة فرعية)
إلي حـ/ الاستخدامات (بالاستبعاد)
ب- إلغاء القيد النظامي بالكامل بمجرد ورود المستندات الدالة على الصرف :
من حـ/الاستخدامات المنصرف عنها سلف مؤقتة
إلي حـ/ المبالغ المنصرفة كسلف مؤقتة ( باسم العامل ………)
3- في حالة صرف مبلغ أكبر من قيمة السلف المؤقتة، فانه يتم إثبات ذلك بموجب قيود اليومية التالي:
أ- استخراج شيك بقيمة الزيادة عن السلف :
من حـ/ استخدامات الموازنة (بند…… نوع……)
إلي حـ/ الشيكات
ب- إلغاء القيد النظامي بالكامل بمجرد ورود المستندات الدالة على الصرف :
من حـ/الاستخدامات المنصرف عنها سلف مؤقتة
إلي حـ/ المبالغ المنصرفة كسلف مؤقتة ( باسم العامل …….)
4- في حالة صرف مبلغ أقل من قيمة السلف المؤقتة وتم تسوية السلف في السنة التالية ، فانه يتم
إثبات ذلك بموجب قيود اليومية التالي :
أ- توريد المبالغ المتبقية في الخزينة العامة أو الفرعية :
من حـ/ الخزينة ( إذا تم التوريد في خزينة عامة)
أو من حـ/ النقدية تحت التسوية ( إذا تم التوريد في خزينة فرعية)
إلي حـ / استخدامات الموازنة بالاستبعاد
ب- إلغاء القيد النظامي بالكامل بمجرد ورود المستندات الدالة على الصرف :
من حـ/الاستخدامات أو الخدمات المنصرف عنها سلف مؤقتة
إلي حـ/ المبالغ المنصرفة كسلف مؤقتة ( باسم العامل ………)
تمت العمليات الآتية لدى إحدى الوحدات الحكومية ( لديها خزينة فرعية )
في 1 / 3 / 2010 أصدرت الوحدة شيك بمبلغ 600 جنيه قيمة سلفه مؤقتة للسيدة / خلود عبد الغفار
لشراء أدوات ومهمات للوحدة وورد إشعار يفيد صرف الشيك
في 15 / 3 / 2010 قامت السيدة / خلود عبد الغفار بتقديم مستندات ما صرف من السلفه وقدره
500 جنيه وأعادت باقي المبلغ للخزينة وذلك لإقفال السلفه.
والمطلوب : إثبات قيود اليومية اللازمة.
600من حـ / استخدامات الموازنة
600إلي حـ/ الشيكات 1 / 3
إنشاء السلفه المؤقتة بشيك
600من حـ / المبالغ المنصرفة كسلفة مؤقتة للسيده/ خلود
600إلي حـ/ الاستخدامات المنصرف عنها سلفة مؤقتة 1 / 3
قيد نظامي
600من حـ / الشيكات
600 إلي حـ/ جاري البنك المركزي 1 / 3
إثبات صرف الشيك
100من حـ / نقدية تحت التسوية
100إلي حـ/ استخدامات الموازنة بالاستبعاد 15 / 3
رد باقي السلفه
600 من حـ / الاستخدامات المنصرف عنها سلفة مؤقتة
600إلي حـ/ المبالغ المنصرفة كسلفة مؤقتة للسيده/ خلود 15 / 3
إلغاء القيد نظامي