التعامل مع المورديين …إجرائـياً و مالياً من الواقع العملى
اعداد / عمرو النـــوبى
السادة قارئ الجريدة اهلاً بكم من جديد و مقال جديد نرجوا ان يعُم عليكم بالفائدة…ففى الأساس لقد قمت بالكتابة فى هذا الموضوع لأُوضح فيه جزءاً مفقوداً فى المحاسبة كمهنة ولا يهتم به كثيراً من اللذين يسعون لتعلم المحاسبة فهناك جزءاً هاماً جداً فى مهنة المحاسبة و هو المحاسبة التنفيذية فالمحاسبة ليست فقط قيود و حسابات دائنة و مدينة و إعداد قوائم مالية فحسب.. فهذه طبعاً كلها أموراً هامة و لكن هناك عمليات تشغيلية و تنفيذية هامة لولاها لم و لن يكون هناك قيود أو حتى قوائم مالية و هى ما يمكن أن نسميها بالمحاسبة التنفيذية و هى الشق الأخر للمحاسبة المالية فالمحاسب التنفيذى إذا ما تأخر فى أداء عمله و طبعاً نتيجة ظروف العمل الخارجة عن إرادته فقد يؤدى ذلك إلى تأخر إعداد القيود وإعداد القوائم المالية فعمل المحاسب المالى الذى يقوم بعمل القيود اللازمة لإعداد القوائم المالية مبنى على التشغيل و المحاسب التنفيذى هو ذلك المحاسب المرتبط أكثر بعمليات التشغيل و من المحاسبين التنفيذين و المرتبط بشكل وثيق بعمليات التشغيل نذكر محاسبى الموردين و العملاء و المصروفات و المدفوعات.
و فى هذا المقال سنلقى الضؤ على حسابات المورديين كحسابات تشغيلية ترتبط بالمحاسب التنفيذى و كذلك سنلقى الضؤ على المحاسب المرتبط بمثل هذه النوعية من الحسابات ألا و هو دور مُحاسب المدفوعات Payable Accountantأو كما يُسمى فى شركات أخرى بمحاسب المصروفات Expenses Accountant]وهو المحاسب المسئول داخل الإدارة المالية عن حسابات المصروفات عامةً و مُحاسبة المورديين خاصةً[.
ففى هذا المقال سنتكلم بشئ من التفصيل عن الدورة الإجرائية و المالية التى تخوضها حسابات المورديين و مُحاسب المدفوعات Payable Accountantمعاً على المستويين الإجرائـى و المالـى..مع العلم بأن هذه الإجراءات قد تختلف من منشأة إلى أخرى و يرجع الإختلاف إلى حجم المنشأة و سياسات المنشأة المالية و الإدارية .
بدايةً نتعرف على ماهو المورد…فالمورد هو جهة خارجية تقوم بتوريد سلع (أو خدمات) للمنشأة و ذلك بناءاً على طلب المنشأة للسلع أو الخدمات من هذا المورد.
و هناك دورة إجرائية و مالية تتم داخل المنشأة نستطلعها فى السطور القادمة تبدأ من طلب الشراء و تنتهى بإستلام المورد قيمة السلع(أو الخدمات) التى وردها للمنشأة ..و نسردها على الوجه الأتى:
أولاً طلب الشراء Purchase Request:
فالأمر يبدأ عندما تستشعر إحدى الإدارات بالمنشأة بنقصان ملحوظ فى أحد خامات الإنتاج أو أى من مستلزمات الإنتاج فتقوم هذه الإدارة بتحرير طلب شراء و هو عبارة عن نموذج مُصمم بصياغة مُعينة مبنية على السياسات المالية و الإدارية للمنشأة و تقوم بتوجيه هذا الطلب الى الادارة المالية لإعتماده و التى(أى الادارة المالية) تقوم بدراسة الطلب من حيث نوع المنتج (أو الخدمة) التى تطلب الادارة الطالبة شرائها و كذلك دراسة معدل إستهلاك الادارة الطالبة لهذا المنتج و مدى احتياجها لهذا المنتج فى الوقت الحالى(أى الوقت الذى تطلب فيه الشراء) و كذلك دراسة الكمية المطلوب شرائها من حيث إذا كانت الكمية المطلوب شرائها مُبالغ فيها أم لا ..و ذلك للوقوف على مدى إحيتاج المنشأة للأصناف المطلوبة و بعد هذه الدراسة يتم توجيه طلب الشراء الى إدارة المشتريات…و فى بعض المنشآت يحدث العكس حيث يتم توجيه أمر الشراء إلى إدارة المشتريات و التى تقوم بتوجيه الطلب إلى الإدارة المالية و التى تقوم بالمهام سالفة الذكر .
ثانياً مسح الأسعار Survey:
ففى المرحلة السابقة قد وافقت الادارة المالية على طلب الشراء سواء بنفس الكميات المطلوبة أو بعد تعديلها سواء لأسباب مالية أو لأى أسباب أخرى..و فى هذه المرحلة حيث تم توجيه الطلب لإدارة المشتريات و ذلك لعمل مسح للأسعار بمعنى أن تقوم بالإستقصاء عن أجود الأصناف بأقل الأسعار و ذلك من أكبر عدد من المورديين .
ثالثاً عرض الأسعار :
فبعد قيام إدارة المشتريات بعملية مسح الأسعار فقد تكون قد وصلت الى افضل العروض من أحد المورديين فتقوم بعمل مُستند يُسمى بعرض أسعار و يُعتمد من المورد و تقوم بعرضه و مناقشته بل و دراسته مع الإدارة المالية …و بعد موافقة الأخيرة و إعتماد العرض تبدأ مرحلة إصدار أمر الشراء purchase order.
رابعاً أمر شراء (توريد) purchase order:
و بعد إتفاق الإداراتين المالية و المشتريات على كلاً من اسم المورد و الكميات التى سيتم شرائها و على الأسعار تقوم إدارة المشتريات بعمل أمر الشراء purchase orderأو ما يُسمى فى منشآت أخرى بأمر التوريد و هو ذلك المستند الذى بناءاً عليه يتم تحديد الكميات المطلوب توريدها و أسعارها و التى تم الإتفاق عليها مسبقاً و كذلك توقيت التوريد بالإضافة الى وسيلة الدفع و توقيت الدفع (والذى يكون غالباً بعد أو خلال 30 يوم من إستلام السلعة) و يتم تسليم أمر التوريد للمورد أو من يمثله …فهذا المستند هو مُلزم للطرفين المنشأة و المورد .
خامساً الإستــــــــلام Receiving:
وهنا و فى هذه المرحلة قد قام المورد بتنفيذ أمر التوريد و قام بالفعل بتوريد السلع المطلوبة منه و عند دخول السلعة الى المنشأة يتم تشكيل لجنة فحص مكونة من 4 أفراد…الأول عن الإدارة الماليـــة (موظف قسم الإستــلام Receiving clerkو هو قسم يوجد فى بعض الشركات و خاصةً الكبيرة وهو قسم خاص بإستلام البضائع المُوردة للمنشأة) و الثانى عن الأمن لإثبات الأصناف المُستلمة بدفاتر الأمن و الثالث عن إدارة المشتريات و الرابع والأخير عن الإدارة الطالبة و هذا لفحص السلعة الموردة و التأكد من جودتها و مطابقتها للمواصفات المطلوبة و بعدها يتم إعتماد إذن تسليم صادر من المورد ثم يتم إثبات السلع الموردة بإذن إضافة يُثبِت دخول الكميات إلى مخازن المنشأة .
سادساً مرحلة صرف المُستحقات ودور محاسب المدفوعات Payable Accountant:
و بعد هذه العملية الإجرائــيـــة تقوم إدارة المشتريات بجمع المستندات الخاصة بهده الأصناف و تقديمها الى محاسب المدفوعات Payable Accountantحتى يتسنى له القيام بوظيفتين هامتيين و هما:
الأولى: إستصدار شيك بالمبلغ المُستحق للمورد .
الثانية: تسليم الشيك للمورد(أو من يمثله) .
المهمة الأولى: إستصدار شيك بالمبلغ المُستحق للمورد :
ولإستصدار الشيك الخاص بالمورد لابد من توافر المستندات الآتية و هى :
1-طلب الشراء Purchase Request.
2-أمر الشراء purchase order.
3-إذن إضافة (بالمخازن) .
4-مٌطالبة من المورد (و هذا ليس من المستندات المطلوبة بشدة فى بعض الشركات).
5-محضر إستلام موقع من أعضاء لجنة الفحص التى قامت بالإستلام .
و يقوم مُحاسب المدفوعات Payable Accountant بمراجعة الكميات الموجودة بأمر الشراء purchase orderبالكميات المُثبتة بإذن الإضافة ثم القيام بحساب قيمة الشيك بالشكل الصحيح من خلال السعر الموجود بأمر الشراء purchase orderو الكميات التى تم توريدها فعلا …هذا و تجدر الإشارة إلى أنه من الممكن أن تقوم المنشأة بإعطاء دفعات مُقدمة للمورد قبل الإنتهاء من توريد الكمية المُتفق عليها كدفعات من تحت الحساب و هذا يحدث فى حالة أن تكون الكميات المُتفق عليها بأمر التوريد كبيرة و يستغرق توريدها فترات كبيرة .
ثم يقوم محاسب المدفوعات Payable Accountantبتحرير مذكرة إصدار شيك يتم توجيهها إلى المدير المالى financial Manager و ذلك بعد مُراجعتها من رئيس الحساباتChef Account مُرفق بها المستندات السالف ذكرها لإعتمادها و بناءاً على المذكرة المُعتمدة يتم تحرير و إصدار الشيك و إستيفاء التوقيعات على الشيك .
المهمة الثانية: تسليم الشيك للمورد(أو من يمثله) :
و لكن مُحاسب المدفوعات Payable Accountantلا يقوم بتسليم الشيك الى المورد (أو إلى من يمثله) إلا بعد إحضار فاتورة ضريبية Tax Invoiceوالتى قام محاسب المدفوعات Payable Accountantباصدار الشيك بقيمتها .
و الفاتورة الضريبية Tax Invoice: هـــى فاتورة من المورد موضح بها الكميات الفعلية التى تم توريدها و أسعارها أى سعر الوحدة مضروباً فى الكمية والذى ينتهى بإجمالى الفاتورة (سعر الوحدة * الكمية) مُضافاً الي قيمة الفاتورة قيمة ضريبة المبيعات التى غالباً ما تكون 10% و مخصوماً منها(أى من قيمة البضاعة المُوردة قبل إضافة ض.المبيعات ) قيمة ضريبة الخصم من المنبع ]و التى فى حالة السلع تكون 2/1%و الخدمات 2% و خدمات المهن الحرة(كالمحاماة و الاستشارات ..إلخ 5%[حيث يتم إعطاء المورد إشعار بقيمة المبلغ الذى تم خصمه عليه و تقوم المنشأة بتوريد هذا المبلغ فى حساب المورد بمصلحة الضرائب العامة… كذلك يجب أن تكون الفاتورة بها اللوجو الخاص بالشركة المُوردة و اسم الشركة الموردة و عنوانها و مختومة ختماً ضريبياً موضحاً فيه أيضاً اللوجو الخاص بالشركة المُوردة و اسم الشركة الموردة و رقم التسجيل بضريبة المبيعات و رقم السجل التجارى …و على الشركة الموردة عند ارسال مندوبها الى المنشأة لإستلام الشيك إرسال الفاتورة الضريبية السابق الإشارة اليها و تفويض مُحدد المُدة من الشركة مختوم بشعار الشركة لشخص المندوب فى إستلام الشيك..و عند إستيفاء المندوب عن الشركة ما سبق يحضر إلى محاسب المدفوعات Payable Accountant و يقوم بتقديم الفاتورة الضريبية و التفويض الصادر من الشركة الموردة و كذلك صورة من بطاقته الشخصية أو جواز سفر أو أى هوية حكومية تُثبت شخصية المندوب ثم يقوم بتوقيع إيصال إستلام الشيك و يستلم الشيك .
و بذلك نكون قد أنهنينا الدورة الإجرائـــية و المالية التى تمر بها حسابات المورديين مع مُحاسب المدفوعات Payable Accountantو أرجو فى نهاية هذا العمل المتواضع أن أكون قد أضفت إلى كل من أطلع عليه و أكون قد وصلت إلى الهدف المنشود من هذا العمل و هو توصيل المعلومة ببساطة و سهولة .
و شكراً لكــــم و إلى اللقاء فى مقالات أخرى إن شاء الله،،،
